Wie Konsumgüterunternehmen die Betriebskosten im Debitorenmanagement durch Automatisierung senken

Für Konsumgüterunternehmen allgemein und insbesondere für Anbieter von lebenswichtigen Waren war 2020 nicht das schlechteste Jahr. Die Neigung der Verbraucher zu Panikkäufen und die mangelnde Klarheit darüber, wann wieder Normalität einkehren würde, haben die Nachfrage nach Verbrauchsgütern massiv ansteigen lassen. Doch 2021 wird anders werden. Da immer mehr Verbraucher sich an die neue Lebensweise gewöhnt haben und die Konjunktur weiterhin unter dem Vorkrisenniveau liegt, werden die Konsumgüterunternehmen einen Rückgang der Nachfrage erleben. Um diesen Rückgang und die aufgrund einer längeren Geldumschlagsdauer verspäteten Zahlungen der Kunden zu kompensieren, werden die Führungskräfte im Finanzbereich versuchen, in ihren Abteilungen die Betriebskosten zu senken und die Prozesse effizienter zu gestalten.

Warum ist die Kostenbetrachtung wichtig für Führungskräfte im Debitorenmanagement von Konsumgüterunternehmen?

CFOs erwarten in dieser Situation, dass das Debitorenmanagement ihre Kosten senkt und das Forderungsmanagement maximiert, um den Geschäftsrückgang auszugleichen. Doch es gibt noch weitere Gründe, warum Führungskräfte im Debitorenmanagement über eine Optimierung ihrer Betriebskosten nachdenken sollten:

• Die kontinuierlich schwankende Wirtschaft: Die Coronapandemie hat aufgrund ihres globalen Charakters die Lieferketten und das Verbraucherverhalten weltweit beeinflusst. Inzwischen sind die meisten Länder dabei, die Pandemie zurückzudrängen, jedoch mit unterschiedlichem Erfolg. Diese Faktoren erschweren eine Prognose darüber, wann die Weltwirtschaft wieder auf Vorkrisenniveau liegen wird. Dass es schon in den nächsten Monaten soweit sein wird, ist jedoch kaum anzunehmen. Angesichts dieser Unsicherheit sind CFOs ganz einfach bestrebt, den Mittelzufluss erhöhen und den Mittelabfluss weiter zu reduzieren. Durch das Senken der Kosten können Finanzabteilungen (einschließlich der Debitorenabteilung) zeigen, dass sie diese Vision des CFO unterstützen.
• Globaler Wettbewerbsvorteil: Der Wettbewerb in der Konsumgüterindustrie ist hart und die Unternehmen weltweit versuchen ständig, mehr Kunden zu gewinnen und zu binden. In der Regel müssen Lieferanten, die die besten Services bereitstellen wollen, mit höheren Kosten rechnen. Doch Führungskräfte, die mit ihrem Unternehmen an der Spitze sein möchten, gehen beim Vergleichen ihrer Services und Produkte mit den Wettbewerbern viel differenzierter vor. Ein wesentlicher Faktor bei diesem Betrachtung sind die Prozesskosten. Das beste Konsumgüterunternehmen des nächsten Jahrzehnts liefert nicht einfach das beste Kundenerlebnis, sondern es liefert das gewünschte Kundenerlebnis zu relativ geringen Kosten und in einem globalen Maßstab.
• Die Position der Finanzabteilung im Unternehmen: Die letzten Monate haben bewiesen, dass die Finanzabteilung ein echter Game-Changer für den CEO und den Vorstand sein kann. Das Finanzteam weiß am besten, wie ein Unternehmen im Vergleich zum Markt abschneidet – und es hat die Hebel in der Hand, um die Leistung des Unternehmens zu verbessern. Nun liegt es an den Führungskräften im Finanzwesen (und in der Debitorenabteilung), diese strategische Position im Unternehmen zu festigen. Gelingt es den Debitorenabteilungen, ihre Betriebskosten zu senken und dem Unternehmen dennoch denselben Nutzen zu bieten, können sie die Wahrnehmung im Unternehmen dauerhaft ändern und die Finanzabteilung als Treiber für Verbesserungen von Betriebskapital und Cashflow etablieren.

Wo verlieren Debitorenabteilungen von Konsumgüterunternehmen momentan Geld?

• Großer Personalbestand zur Betreuung des enormen Forderungsvolumens: Die Debitorenabteilungen von Konsumgüterunternehmen generieren ein hohes Volumen an Rechnungen und erhalten fast genauso viele Abzüge. Um Verzögerungen zu minimieren, werden zu viele Mitarbeiter im Forderungsmanagement eingesetzt, wo sie ihre Zeit mit wenig produktiven Aufgaben, wie dem Rechnungsabgleich und dem Forderungsmanagement verbringen. Auf diese Weise nutzen die meisten Debitorenabteilungen von Konsumgüterunternehmen ihre Ressourcen nicht sinnvoll, was zu einem Anstieg ihrer Betriebsausgaben führt.
• Papier, Ausdrucken und Zustellung: Konsumgüterunternehmen mit papierbasierten Prozessen geben viel Geld für das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Rechnungen aus. Einer unserer führenden Kunden aus dem Konsumgüterbereich, ein Bekleidungs- und Schuhhersteller, hat uns erklärt, dass seine Ausgaben allein für Papier vor der Einführung einer Cloud-Lösung von HighRadius bei 250.000 US-Dollar pro Jahr lagen.
• Bereitstellung eines erstklassigen Kundenservice: Die Kundenzufriedenheit ist eine der obersten Prioritäten für Führungskräfte im Finanzwesen. Die Debitorenabteilungen sind traditionell nicht immer kundenorientiert, doch hier hat sich in den letzten Jahren ein Wandel vollzogen. Die Leiter von Debitorenabteilungen haben akzeptiert, dass sie ihre Analysten mit Kundenkontakt gezielt schulen müssen, um die Kundenerfahrung zu verbessern. Allerdings, eines 24/7-Support für die Kunden und die notwendige Erweiterung des Teams, damit Kundenprobleme schneller gelöst werden können, erhöhen zwar die Kundenzufriedenheit, treiben aber auch die Kosten des Debitorenmanagement in die Höhe.
• Integration mit externen Gruppen, um Zugriff auf die gewünschten Daten zu erhalten und Maßnahmen zu ergreifen: Die Debitorenabteilung arbeitet nur selten eigenständig, sondern ist beim Zugriff auf Daten und beim Durchführen von Maßnahmen auf viele interne Bereiche und externe Gruppen angewiesen. Darunter zählen am häufigsten die Banken, die für die Erfassung und Verarbeitung von Überweisungen im Namen des Konsumgüterunternehmens eine Bearbeitungsgebühr (u.a Lockbox-Gebühr oder eine Keying-In-Gebühr). Darüber hinaus berechnen Kreditagenturen erhebliche Gebühren für den Zugang zu Daten, die für Kreditentscheidungen erforderlich sind. Diese beiden Positionen machen einen beträchtlichen Prozentsatz der Betriebskosten einer Debitorenabteilung aus – und können ganz einfach eliminiert werden.

Reduzierung der Kosten durch Automatisierung des Debitorenmanagement

Durch eine Automatisierung lassen sich die Kosten deutlich reduzieren – insbesondere in den vier oben genannten Schlüsselbereichen, die heute mehr als die Hälfte der Betriebsausgaben einer Debitorenabteilung ausmachen. Das funktioniert auf folgende Weise:

• Die Automatisierung ermöglicht den effektiven Einsatz der Mitarbeiter, weil unproduktive Aufgaben wegfallen: Durch den Einsatz einer Automatisierungslösung können Debitorenabteilungen alle sich wiederholenden manuellen Prozesse eliminieren, so dass sich das Team auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Bei Prozessen wie dem Rechnungsabgleich ist eine 95-prozentige Automatisierung und somit eine massive Reduzierung des manuellen Aufwands möglich. So können Führungskräfte im Debitorenmanagement ihren Mitarbeitern andere Aufgaben übertragen, bei denen menschliche Qualitäten wichtig sind, z. B. das Forderungsmanagement. Die Automatisierung sorgt auch dafür, dass die Debitorenabteilung nicht ausgebaut werden muss, wenn das Unternehmen wächst. Auf diese Weise verhindert die Automatisierung, dass die Betriebskosten auf Dauer immer mehr ansteigen.
• Durch den elektronischen Datenaustausch in Echtzeit fallen die mit papierbasierten Prozessen verbundenen Kosten weg: Durch die elektronische Zustellung von Rechnungen und E-Payment-Optionen können die Leiter von Debitorenabteilungen ihre Papier- und Druckkosten erheblich reduzieren. Zudem fällt die Float-Periode weg, d.h. die Zeit, die benötigt wird, bis die Rechnung den Kunden bzw. die Zahlung den Lieferanten erreicht. Der Preis für die Einrichtung eines solchen Portals liegt deutlich unter den durchschnittlichen Ausgaben für Papier und Drucken, so dass die Debitorenabteilung einen hohen ROI erzielt.
• Die Automatisierung trägt dazu bei, die Kosten für einen hochwertigen Kundenservice zu reduzieren: Durch die Bereitstellung einer einheitlichen Kooperationsplattform für alle mit Kundenthemen befassten Abteilungen ermöglicht die Automatisierung den Debitorenabteilungen, einen erstklassigen Kundenservice zu liefern, ohne dass dafür deutlich höhere Kosten entstehen. Bei großen Unternehmen, deren Kunden über mehrere Standorte und Geschäftseinheiten verteilt sind, ermöglicht die Automatisierung außerdem eine einheitliche Sicht auf den Kunden und damit die Bearbeitung eines Kunden durch einen einzelnen Debitorenanalysten. So bietet Technologie den Führungskräften von Debitorenabteilungen in Konsumgüterunternehmen die Möglichkeit, das Kundenerlebnis zu verbessern und dabei die Kosten zu reduzieren.
• Mit den Automatisierungslösungen von HighRadius haben Unternehmen 100 % ihrer Integrationskosten eliminiert: Die Lösung von HighRadius für den Rechnungsabgleich ermöglicht die automatische Erfassung und Verarbeitung von Überweisungen. Kunden können ihre Schecküberweisungen direkt an die Debitorenabteilung geben. Dort werden sie per OCR eingelesen, so dass weder Lockbox- noch Keying-In-Gebühren anfallen. Auf der Kreditseite ist die Integration mit den Kreditagenturen im Abonnement der Credit Cloud von HighRadius inbegriffen, so dass keine zusätzlichen Gebühren für den Zugriff auf Kunden- und Interessentendaten anfallen.

HighRadius arbeitet mit 9 von 10 der größten Konsumgüterunternehmen der Welt zusammen. Unsere Kunden berichten, dass sie durch den Einsatz von Cloud-Lösungen die Effizienz und Effektivität ihrer Debitorenprozesse deutlich verbessern konnten. Danone (ein weltweit führendes Unternehmen der Lebensmittel- und Getränkeindustrie) konnte mit unserer Lösung für den Rechnungsabgleich seine Kosten um 75 % senken. Sie möchten wissen, wie Ihr Unternehmen von der Einführung einer Automatisierungslösung für das Debitorenmanagement profitieren kann? Setzen Sie sich noch heute mit einem unserer Experten in Verbindung.

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