Buchhaltung automatisieren – Alles, was Sie wissen müssen

Die Buchhaltung ist eine zentrale Tätigkeit, bei der die finanziellen Transaktionen eines Unternehmens täglich erfasst werden. Sie spielt eine entscheidende Rolle im Buchhaltungsprozess, indem sie jede einzelne Transaktion dokumentiert und alle Aktivitäten meldet, die die finanzielle Situation des Unternehmens beeinflussen.

Was ist automatisierte Buchhaltung?

Automatisierte Buchhaltung bezeichnet den Prozess, bei dem finanzielle Transaktionen mithilfe computergestützter Systeme verfolgt werden, die Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) oder Künstliche Intelligenz (KI) einsetzen. Vereinfacht gesagt, ersetzt die automatisierte Buchhaltung den menschlichen Dateneingabeprozess durch den Einsatz technologischer Werkzeuge. 

Unternehmen, die solche automatisierten Buchhaltungslösungen nutzen, können manuelle Fehler verringern und die Zeit, die für die Dateneingabe benötigt wird, erheblich reduzieren.

Einige bekannte automatisierte Buchhaltungslösungen sind NetSuite, Freshbooks und Zoho Books.

Herausforderungen traditioneller Buchhaltungsmethoden

Wenn Ihr Unternehmen traditionelle Buchhaltungsmethoden wie manuelle Dateneingabe und Tabellenkalkulationen zur Erfassung finanzieller Transaktionen verwendet, könnten die folgenden Herausforderungen auftreten:

1. Fehler bei der Dateneingabe

Im traditionellen Buchhaltungsprozess besteht eine höhere Wahrscheinlichkeit für Fehler bei der Dateneingabe, da der Benutzer ähnliche oder sogar dieselben Informationen mehrfach manuell in verschiedene Haupt- und Nebenkonten eingeben muss. Dies macht den gesamten Prozess sowohl zeitaufwändig als auch arbeitsintensiv.

2. Teure Prozesse

Traditionelle Buchhaltung ist teuer, da sie mehr Arbeitskraft und Ressourcen erfordert, um den Dateneingabeprozess abzuschließen. Obwohl die traditionelle Methode aus einer anfänglichen Perspektive kostengünstiger erscheinen mag, können diese kleinen Ausgaben auf lange Sicht zu erheblichen Kosten anwachsen.

3. Aufbewahrung physischer Aufzeichnungen

Im traditionellen Buchhaltungsprozess ist es notwendig, Kopien jeder finanziellen Transaktion, die zwischen Unternehmen stattfindet, aufzubewahren. Diese Kopien können verloren gehen, gestohlen werden oder durch Naturkatastrophen zerstört werden, was den Verlust wertvoller Daten und Aufzeichnungen bedeuten kann. 

Physische Aufzeichnungen sind aufgrund von Speicher- und Nachverfolgungsproblemen auch schwer zu verwalten. Die Aufbewahrung und Pflege physischer Kopien gestaltet sich zudem teurer und herausfordernder.

Vorteile der automatisierten Buchhaltung

Es gibt mehrere Vorteile, die mit dem Einsatz automatisierter Buchhaltung verbunden sind. Einige dieser werden wir in diesem Abschnitt erläutern.

1. Reduzierung des Zeitaufwands

Die manuelle Dateneingabe beansprucht viel Zeit für die Eingabe und Abstimmung von Daten. Automatisierungslösungen übernehmen diese Aufgaben in wenigen Minuten, wodurch Buchhalter und Analysten sich auf strategische Tätigkeiten wie Datenanalysen und Finanzprognosen konzentrieren können.

2. Weniger manuelle Fehler

Maschinen sind weit weniger anfällig für Fehler als Menschen. Durch den Einsatz von RPA (Robotic Process Automation) und KI (Künstliche Intelligenz) lassen sich typische menschliche Fehler, die etwa durch Müdigkeit, Multitasking oder äußere Einflüsse bedingt entstehen können, erheblich reduzieren.

3. Bereitstellung von Echtzeitdaten

Nach der Integration des automatisierten Buchhaltungsprozesses in Ihr System müssen Sie nicht mehr auf die manuelle Dateneingabe durch den Buchhalter warten. Das System aktualisiert die Aufzeichnungen automatisch, sobald neue Daten verfügbar sind. Sie arbeiten also stets mit Echtzeitinformationen.

4. Optimierung des Workflows

Die Automatisierung Ihrer Buchhaltungs- und Buchführungstätigkeiten kann dazu beitragen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Dies umfasst unter anderem:

Übertragung von Kreditkarten- und Bankdaten

Um die Bankposition Ihres Unternehmens korrekt widerzuspiegeln, müssen Sie Konsistenz zwischen den Soll- und Habenbuchungen aller Bankkonten sicherstellen. Eine automatisierte Buchhaltung kann Transaktionshistorien sofort aus den Aufzeichnungen abrufen.

Kategorisierung von Transaktionen

Machine Learning in automatisierten Buchhaltungslösungen sortiert Transaktionen automatisch in Kategorien wie wiederkehrende Ausgaben oder Einnahmen basierend auf deren finanzieller Historie. Diese Funktion ist besonders nützlich für die effiziente Bearbeitung großer Transaktionsmengen, die manuell sehr aufwendig und zeitintensiv wäre.

Lohn- und Gehaltsabrechnung verwalten

Das manuelle Management der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist komplex, da zahlreiche Regeln und Vorschriften eingehalten werden müssen. Fehler können den gesamten Prozess verzögern. 

Automatisierte Buchhaltungssysteme berechnen Gehälter und Abzüge mit einem Klick und ermöglichen ein effizientes Management von Gehältern, Boni und Provisionen. Zudem haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Zahlungsinformationen, was die Transparenz erhöht.

4 Einsatzmöglichkeiten der automatisierten Buchhaltung

Manuelle Buchhaltungsmethoden sind anfällig für Fehler, was häufig Nacharbeiten und zusätzliche Überprüfungen erforderlich macht. 

Automatisierte Buchhaltung hingegen erfasst und analysiert Transaktionsdaten in Echtzeit, um Berichte und Abschlüsse wie Bilanzen, Cashflow-Statements und Gewinn- und Verlustrechnungen effizient zu erstellen.

Hier sind die vier wichtigsten Anwendungsfälle der automatisierten Buchhaltung:

1. Datenpflege

Das Identifizieren und Hinzufügen von Transaktionen in das Buchhaltungsjournal ist der erste Schritt im Record to Report Prozess. Die anfängliche Dateneingabe muss korrekt sein, damit die Berichte und Analysen präzise sind.

Automatisierte Buchhaltungslösungen nutzen RPA, um Benutzererfahrungen zu integrieren und Aufgaben ohne menschliche Intervention auszuführen. Sie können auch mit ERP-Systemen integriert werden, um die richtigen Daten am richtigen Ort zu erfassen.

2. Rechnungszahlung

Mit wachsendem Geschäft steigt auch die Zahl der Lieferanten, mit denen Sie zusammenarbeiten. Dies führt zu einer höheren Anzahl von Rechnungen, die bezahlt werden müssen. Die oberste Priorität bleibt, offene Konten rechtzeitig zu begleichen, um einen reibungslosen Ablauf der Lieferkette und des Bestands zu gewährleisten.

Automatisierte Buchhaltungslösungen ermöglichen die Erstellung benutzerdefinierter Befehle in Accounts Payable Software (Software für Verbindlichkeiten). 

Dabei wird jede generierte Rechnung im Buchhaltungsprogramm als „Nutzlast“ markiert, der Rechnungsbetrag als „Ausgabe“ erfasst und nach Prüfung im Bereich Accounts Payable (Verbindlichkeiten) als „genehmigt“ gekennzeichnet.

3. Forderungsmanagement 

Pünktlich bezahlt zu werden, ist ebenso wichtig wie pünktlich zu zahlen. Wenn Sie in Raten bezahlt werden, ist es wichtig, den Cashflow und die Liquidität Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Hier kommt die automatisierte Buchhaltung ins Spiel.

Die automatisierte Buchhaltungssoftware extrahiert automatisch das Rechnungsdatum und die entsprechenden Kundendaten. Zum Fälligkeitsdatum erhält der Kunde eine Benachrichtigung von der Zahlungsplattform, die ihn daran erinnert, die Zahlung vor Ablauf der Frist zu leisten.

4. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Das Management des Gehaltsabrechnungsprozesses ist ein zentraler Finanzprozess, der die präzise Berechnung und Überwachung von Arbeitszeiten erfordert. Die Komplexität steigt, wenn Mitarbeiter remote oder an verschiedenen internationalen Standorten tätig sind, was zusätzliche Herausforderungen für die Koordination und Einhaltung von Vorschriften mit sich bringt.

Automatisierte Buchhaltungslösungen unterstützen HR- und Finanzabteilungen dabei, Arbeitszeiten präzise zu erfassen und Vergütungen korrekt zu berechnen. Sie lassen sich nahtlos mit Systemen für Urlaubs- und Steuerverwaltung integrieren, um sowohl Urlaubstage der Mitarbeiter als auch länderspezifische Steuersätze effektiv zu überwachen.

Fazit

Automatisierte Buchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzautomatisierung und zählt zu den einfacheren Prozessen, die schnell und effektiv automatisiert werden können. Sie bietet eine hohe Kapitalrendite (ROI) in kurzer Zeit, ersetzt traditionelle Buchhaltungsmethoden und steigert die Effizienz von Finanzabteilungen. 

Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Buchhalter ihren Fokus auf strategische Tätigkeiten wie Prognosen und Analysen legen.

Die autonomen Finanzlösungen von HighRadius optimieren den Record-to-Report-Prozess, indem sie den automatisierten finanziellen Abschluss und die Kontenabstimmung unterstützen. Sie erkennen und korrigieren Abweichungen in Hauptbuchkonten, gewährleisten Datenkorrektheit und beschleunigen den Abschlussprozess.

FAQs 

Wie automatisieren Sie Buchhaltungsaufgaben?

Eingehende Transaktionen lassen sich automatisieren, indem Zahlungsinformationen direkt mit der Buchhaltungssoftware verknüpft werden. Diese Integration ermöglicht eine automatische und präzise Nachverfolgung von Einnahmen.

Was sind die Nachteile der automatisierten Buchhaltung?

Ein Nachteil der automatisierten Buchhaltung ist der erhöhte Wartungsaufwand. Obwohl Daten leicht abrufbar sind, besteht das Risiko, dass sie ohne korrekte Notizen falsch kategorisiert werden.

Warum ist es wichtig, die Ausgaben zu überwachen?

Die Überwachung der Unternehmensausgaben ist essentiell, um einen stabilen Cashflow zu gewährleisten. Gleichzeitig hilft sie, Steuerabzüge zu optimieren, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und wichtige Kostenstellen zu kontrollieren.