Forderungsmanagement – Wichtige Fakten im Überblick

Die Sicherstellung eines stabilen Cashflows hat für CFOs höchste Priorität. Ein effizientes Forderungsmanagement ist dabei entscheidend, um finanzielle Risiken zu minimieren und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Der Prozess umfasst die Eintreibung offener Zahlungen für auf Kredit gelieferte Waren und Dienstleistungen. Dazu gehören wesentliche Schritte wie die Erstellung eines Übersichtsberichts („Aging Report“), das Versenden von Zahlungserinnerungen, Mahnverfahren, Verhandlungen und gegebenenfalls die Einschaltung von Inkassobüros. Durch den Einsatz einer Forderungsmanagement Software können Unternehmen ihren Einziehungsprozess optimieren und pünktliche Kundenzahlungen sicherstellen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch den gesamten Forderungseinzug, erläutern die wichtigsten Schritte und zeigen relevante KPIs für ein erfolgreiches Forderungsmanagement.

Was ist Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement bezieht sich auf den Einzug ausstehender Zahlungen von Kunden für erbrachte Waren oder Dienstleistungen. Dieser essenzielle finanzielle Prozess stellt sicher, dass ein Unternehmen liquide bleibt und seine betrieblichen sowie finanziellen Verpflichtungen erfüllen kann.

Beispielsweise entsteht eine Forderung, wenn ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen auf Kredit verkauft. Der Einziehungsprozess umfasst die Überwachung von Rechnungen und die Nachverfolgung von Zahlungen, um sicherzustellen, dass Kunden fristgerecht zahlen. 

Kurz gesagt: Forderungsmanagement ist der Prozess der Verwaltung und Einziehung von Forderungen gegenüber Kunden.

Warum ist das Forderungsmanagement wichtig?

1. Sicherstellung eines stabilen Cashflows
   • Forderungsmanagement ist essentiell, um sicherzustellen, dass fällige Zahlungen rechtzeitig eingehen. Unternehmen setzen Strategien wie regelmäßige Mahnungen und automatisierte Zahlungsabwicklung ein, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
2. Begleichung eigener Verbindlichkeiten
   • Unternehmen müssen ihre Lieferanten, Mitarbeiter und andere Verbindlichkeiten fristgerecht bezahlen. Ein strukturiertes Forderungsmanagement stellt sicher, dass ausstehende Forderungen rechtzeitig beglichen werden, um finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
3. Buchhaltung und Berichterstattung
   • Forderungen sind in der Bilanz als Vermögenswerte erfasst. Ein effizientes Forderungsmanagement gewährleistet, dass Unternehmen stets eine genaue Übersicht über ausstehende Zahlungen haben, um fundierte finanzielle Entscheidungen treffen zu können.
4. Umsatzerkennung und Rentabilität
   • Der Forderungseinzug sichert den Umsatz eines Unternehmens, indem sichergestellt wird, dass alle erbrachten Leistungen tatsächlich vergütet werden. Dadurch wird die Rentabilität des Unternehmens langfristig optimiert.

Wichtige Schritte im Forderungsmanagement

1. Erstellung eines Aging Reports

Ein Aging Report listet alle offenen Forderungen nach Fälligkeit auf und hilft dabei, überfällige Rechnungen gezielt zu priorisieren.

2. Versand von Zahlungserinnerungen

Kunden werden durch systematische Zahlungserinnerungen frühzeitig an ausstehende Rechnungen erinnert. Unternehmen setzen dabei auf mehrstufige Mahnprozesse.

3. Einleitung des Mahnverfahrens

Wenn Zahlungserinnerungen keine Wirkung zeigen, wird das Mahnverfahren eingeleitet. Dazu gehören Mahnschreiben, Inkassoverfahren oder gerichtliche Schritte.

4. Verhandlungen mit dem Kunden

In einigen Fällen sind individuelle Zahlungslösungen erforderlich. Unternehmen bieten flexible Zahlungspläne oder Stundungen an, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden.

5. Übergabe an ein Inkassobüro

Falls keine Einigung erzielt wird, können Unternehmen ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen, um die ausstehenden Forderungen einzutreiben

Phasen der überfälligen Forderungseintreibung

Eine effektive Eintreibung überfälliger Forderungen erfordert eine strukturierte Nachverfolgung, die nicht nur konsequent, sondern auch zeitnah erfolgt.

Durch die Kategorisierung überfälliger Forderungen in bestimmte Altersgruppen (z. B. 0-30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage und darüber hinaus) können Unternehmen ihre Bemühungen priorisieren und die Chancen auf eine erfolgreiche Zahlung erhöhen.

Jede Phase des Inkassoprozesses hat ihre eigenen Meilensteine. Entscheidend ist es, zum richtigen Zeitpunkt mit den geeigneten Maßnahmen zu reagieren. Nachfolgend ein typisches Modell der Eintreibung überfälliger Forderungen:

Die frühzeitige Einleitung gezielter Maßnahmen minimiert Zahlungsausfälle und trägt dazu bei, Kundenbeziehungen zu erhalten und gleichzeitig finanzielle Verluste zu reduzieren.

• 1-3 Tage überfällig: Überprüfung des Rechnungsversands, Klärung möglicher Streitfälle und Versand einer automatisierten Zahlungserinnerung mit Kontoauszug.
• 4-7 Tage überfällig: Telefonische und/oder schriftliche Kontaktaufnahme mit dem Kunden zur Klärung eventueller Unstimmigkeiten und Einforderung der Zahlung.
• 8-14 Tage überfällig: Zweite Zahlungserinnerung per E-Mail sowie ein professionelles, strukturiertes Telefongespräch zur Klärung der offenen Zahlung.
• 15-30 Tage überfällig: Dritte Mahnung mit Hinweis auf Verzugszinsen und drohende Mahngebühren sowie mögliche Einschränkungen weiterer Lieferungen oder Dienstleistungen.
• 31-45 Tage überfällig: Schriftliche Mahnung auf Firmenbriefpapier mit zusätzlichen Mahngebühren.
• 46-60 Tage überfällig: Eskalation durch häufigere Kontaktversuche, Kreditstopp für den Kunden und verstärkte Nachverfolgung durch den Vertrieb.
• 61-90 Tage überfällig: Einschaltung eines Inkassobüros, juristische Schritte oder Abschreibung als uneinbringliche Forderung.

4 KPIs zur Messung des Forderungsmanagements

1. Days Sales Outstanding (DSO):
   • Berechnet die durchschnittliche Anzahl der Tage, die ein Unternehmen benötigt, um ausstehende Rechnungen zu begleichen.
2. Collection Effectiveness Index (CEI):
   • Bewertet die Effizienz des Forderungseinzugs, indem die tatsächlichen Zahlungseingänge mit den offenen Forderungen verglichen werden.
3. Aging-Bericht:
   • Ein Bericht, der Forderungen nach Fälligkeit klassifiziert und zeigt, wie lange eine Rechnung bereits überfällig ist.
4. Prozentsatz der Forderungen über 90 Tage:
   • Dieser Wert zeigt, wie hoch der Anteil der Forderungen ist, die länger als 90 Tage überfällig sind. Eine hohe Quote weist auf ein ineffizientes Forderungsmanagement hin.

In Kürze:

Die effiziente Messung Ihrer Ziele im Forderungsmanagement beschränkt sich nicht nur auf Zahlen. Vielmehr geht es darum, Ihre Inkassostrategien zu optimieren, den Cashflow zu verbessern und Ihre finanzielle Stabilität zu stärken. Eine kontinuierliche Überwachung dieser Kennzahlen sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen auf einem nachhaltigen Wachstumskurs bleibt und langfristige Rentabilität sichergestellt wird.

5 Herausforderungen im traditionellen Forderungsmanagement

Die Effizienz und Genauigkeit im Forderungsmanagement sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dennoch stehen Inkassoteams bei herkömmlichen Verfahren vor mehreren erheblichen Herausforderungen, die ihre Leistung und Effektivität beeinträchtigen können:

1. Keine klare Priorisierung von Kunden – eine reaktive Vorgehensweise
Im traditionIm traditionellen Forderungsmanagement erfolgt die Zahlungsnachverfolgung meist reaktiv bei verspäteten Zahlungen. Das erschwert die Priorisierung und gezielte Maßnahmen. Eine begrenzte Sicht auf Risiken behindert effektive Inkassostrategien, während plötzliche Kommunikationswechsel die Kundenbeziehung belasten können.

2. Mangelnde Personalisierung im Mahnprozess
Standardisierte Mahnprozesse ignorieren oft Kundenbedürfnisse, was Frustration erzeugt und Zahlungen verzögert. Ein angepasster Ansatz verbessert Kundenbindung und Effizienz.

3. Manuelle Prozesse im Forderungseinzug
Viele Unternehmen sehen manuelle Prozesse als große Hürde im Forderungsmanagement. Fehlende Abstimmung und ineffiziente Nachverfolgung verzögern Zahlungen. Firmen ohne Automatisierung brauchen 67% länger für den Einzug, was den Cashflow und die finanzielle Stabilität beeinträchtigt.

4. Fehlende zentrale Sicht auf Kundendaten
Fehlende Dokumentation und Kundendaten erschweren das Forderungsmanagement. Ohne zentrale Übersicht dauern Klärungen länger, belasten Kundenbeziehungen und verzögern Inkassoprozesse.

5. Hohe Kosten durch Kundenverluste
Zahlungsverzüge über 60 Tage führen oft zum Kundenverlust, was Umsatz und Kundenbindung beeinträchtigt. Eine kundenorientierte Strategie hilft, dies zu vermeiden.

5 Strategien zur Optimierung des Forderungsmanagements

Nachdem wir die Herausforderungen im Forderungsmanagement betrachtet haben, möchten wir nun wirksame Strategien vorstellen, um offene Forderungen effizient einzutreiben und den gesamten Prozess zu verbessern.

1. Gehen Sie systematisch vor

Alle unbezahlten Rechnungen sollten mit Zahlungserinnerungen nachverfolgt werden. Die Implementierung eines strukturierten Mahnwesens, wie automatisierte Mahnprozesse, löst einen Großteil der Probleme im Forderungsmanagement.

Die meisten Kunden zahlen ihre Rechnungen, sie benötigen lediglich eine Erinnerung. Dieses Vorgehen hilft außerdem dabei, problematische Kunden zu identifizieren, die automatisierte Mahnungen ignorieren, sodass gezielt nachgefasst werden kann.

Stellen Sie sicher, dass Zahlungserinnerungen einem klar definierten Zeitplan folgen, um technische und geschäftliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Entwickeln Sie einen systematischen Eskalationsprozess mit proaktiven Maßnahmen, um Zahlungsprobleme schneller anzugehen.

2. Personalisieren Sie Ihre Ansprache

Effektive Zahlungserinnerungen berücksichtigen den geschäftlichen Kontext des Kunden. Vermeiden Sie unpersönliche, ungenaue oder automatisierte E-Mails, die nicht die Kundenbeziehung widerspiegeln.

Durch eine personalisierte Kommunikation erhöhen Sie die Antwortrate und lösen Zahlungsprobleme schneller. Die Berücksichtigung der Ursachen für verspätete Zahlungen sowie länderspezifischer Unterschiede und Zahlungsmethoden steigert die Effektivität Ihrer Mahnungen.

3. Nutzen Sie mehrere Kommunikationskanäle

Jeder Kommunikationskanal (E-Mail, Telefonanrufe, SMS und gelegentlich Briefe) sollte eine spezifische Rolle im Forderungsmanagement-Prozess übernehmen. Sorgen Sie dafür, dass die richtigen Ansprechpartner auf beiden Seiten eingebunden werden.

Durch eine Vielfalt an Kommunikationskanälen kann der Mahnprozess effektiver gestaltet und das Zahlungsrisiko besser bewertet werden. Dies ermöglicht ein gezieltes Nachfassen und eine effizientere Rückmeldung seitens der Kunden.

4. Setzen Sie auf messbare Daten und Analysen

Definieren Sie klare Ziele, um Ihr Forderungsmanagement-Team gezielt zu steuern. Beginnen Sie mit dem Ziel, den Gesamtbetrag überfälliger Rechnungen zu reduzieren. Für eine nachhaltige Strategie sollte der Fokus auf der Senkung der durchschnittlichen Zahlungsfrist (Days Sales Outstanding, DSO) liegen.

Nutzen Sie quantifizierbare Kennzahlen und stimmen Sie Ihr Team auf diese Ziele ab, um einen effizienten Forderungseinzug sicherzustellen. Eine regelmäßige interne Kommunikation über diese Kennzahlen trägt zur Prozessoptimierung bei.

5. Wählen Sie die richtigen Automatisierungstools

Die richtige Software ist entscheidend für die Umsetzung einer effektiven Forderungsmanagement-Strategie. Während viele Unternehmen mit Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen arbeiten, setzen einige noch immer auf manuelle Tabellenkalkulationen, was den Inkassoprozess ineffizient macht.

Durch den Einsatz spezialisierter Forderungsmanagement Software kann der Einzug offener Forderungen optimiert und manuelle Prozesse reduziert werden. Mithilfe modernster Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning lassen sich Zahlungsausfälle vorhersagen und präventive Maßnahmen ergreifen. Diese Tools bieten prädiktive Analysen, Prozessautomatisierung und konkrete Handlungsempfehlungen, die zu einem effizienteren Forderungsmanagement beitragen.

Optimieren Sie Ihr Forderungsmanagement mit HighRadius

Die KI-gestützte Forderungsmanagement Software von HighRadius wurde entwickelt, um Unternehmen den mühsamen Prozess des Forderungsmanagements zu erleichtern. Mit leistungsstarken Automatisierungsfunktionen beschleunigt die Software den Einzug überfälliger Zahlungen von Kunden und sorgt für eine effizientere Zahlungsabwicklung.

Hier erfahren Sie, wie unsere Lösung Ihr Forderungsmanagement optimieren und personalisieren kann, um Ihrem Team wertvolle Zeit zu sparen:

• KI-gestützte Priorisierung: Eine intelligente Arbeitsliste bestimmt automatisch, welche Kunden kontaktiert werden sollten und welche Maßnahmen erforderlich sind.
• Schnellere Kundenkommunikation: Dank eines integrierten Wählers wird der Anrufprozess beschleunigt, sodass Ihre Mitarbeiter effizienter mit Kunden interagieren können.
• Intelligente E-Mail-Verwaltung: Eine zentrale E-Mail-Inbox bietet eine vollständige Übersicht über eingehende und ausgehende Inkasso-E-Mails, sodass kein Fall übersehen wird.
• Automatisierte Mahnprozesse: Die Software übernimmt die zeitraubende Aufgabe der Erstellung und Verwaltung von Mahn-E-Mails mit fortschrittlichen Funktionen zur Mahnstufenverwaltung.
• KI-gestützte Automatisierung: Mit Generative AI von FreedaGPT können automatisch E-Mails entworfen, Berichte erstellt und Gesprächszusammenfassungen generiert werden.
• Automatisierte Rechnungsverwaltung: Rechnungen können hochgeladen, Zahlungsstatus verfolgt und Streitfälle mithilfe von RPA-Technologie (Robotic Process Automation) in AP-Portalen protokolliert werden.

Durch den Einsatz dieser innovativen Technologie kann Ihr Unternehmen seine Forderungsmanagement-Aufgaben optimieren, die Effizienz steigern und sicherstellen, dass Zahlungen rechtzeitig eingehen. So vermeiden Sie Zahlungsausfälle und verbessern die finanzielle Stabilität nachhaltig.

FAQs – Häufig gestellte Fragen zum Forderungsmanagement

1. Was ist ein proaktiver Inkassoprozess?

Ein proaktiver Inkassoprozess beinhaltet Maßnahmen wie frühzeitige Zahlungserinnerungen, automatisierte Mahnprozesse und individuelle Verhandlungen, um Zahlungsausfälle zu verhindern.

2. Was ist ein proaktiver Inkassoprozess?

Ein proaktiver Inkassoprozess beinhaltet Maßnahmen wie frühzeitige Zahlungserinnerungen, automatisierte Mahnprozesse und individuelle Verhandlungen, um Zahlungsausfälle zu verhindern.

3. Wie wird der Zahlungseingang von Forderungen gebucht?

Der Zahlungseingang wird in der Buchhaltung durch eine Belastung des Kassenkontos und eine Gutschrift auf dem Debitorenkonto erfasst, um die Liquidität korrekt abzubilden.

4. Was passiert mit uneinbringlichen Forderungen?

Forderungen, die trotz Mahnungen nicht beglichen werden, können als Forderungsausfall abgeschrieben werden. Dies wird als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst.

5. Was ist die Forderungseinzugsquote?

Die Forderungseinzugsquote zeigt das Verhältnis zwischen eingezogenen Forderungen und den gesamten Außenständen. Eine hohe Quote deutet auf ein effektives Forderungsmanagement hin.