Der Cash Application Prozess – Zahlungszuordnung mit KI

Cash Application neu gedacht

Um sich in einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld zu behaupten, müssen sich Unternehmen von rein transaktionalen Aufgaben lösen und stattdessen eine aktivere Rolle in der strategischen Entscheidungsfindung übernehmen.

Dieser Artikel beleuchtet, wie moderne Technologie dabei hilft, manuelle, repetitive Aufgaben zu eliminieren, die Produktivität von Mitarbeitenden (FTEs) zu steigern und Zahlungseingänge schneller zu verbuchen. Im Mittelpunkt steht dabei Cash Application als Schlüsselfunktion für ein effizientes Forderungsmanagement.

Was ist Cash Application?

Cash Application (Zahlungszuordnung) beschreibt die systematische Zuordnung eingehender Zahlungen zu den entsprechenden Kundenkonten – genau und zeitnah. Einfach ausgedrückt: Es geht darum, Kundenzahlungen mit den dazugehörigen Rechnungen oder offenen Posten abzugleichen – ein zentraler Bestandteil des automatischen Zahlungsabgleichs.

Dabei werden Zahlungsdetails wie Betrag und Kundendaten geprüft und die Zahlung entsprechend verbucht. Dies trägt zur Genauigkeit der Finanzdaten bei und unterstützt ein vorausschauendes Liquiditätsmanagement.

Beispiel aus der Praxis

Penta Corp kauft bei ABC Corp auf Ziel. Nach Lieferung stellt ABC eine Rechnung. Penta zahlt später per Überweisung inklusive Remittance Advice. Ein Cash-Application-Spezialist nutzt diese Information zur korrekten Zahlungszuordnung auf Rechnungsbasis.

Wie funktioniert Cash Application?

Finanzteams folgen definierten internen Richtlinien. Der typische Ablauf umfasst drei Hauptschritte:

Schritt 1: Zahlungseingang & Remittance-Aggregation

Kundenzahlungen erfolgen per Scheck oder elektronisch (z. B. ACH, Kreditkarte, SEPA, BACS). Die zugehörige Zahlungsavis (Remittance) wird separat per E-Mail, EDI oder über ein Kundenportal übermittelt. Die Informationen enthalten in der Regel Rechnungsnummern, Beträge, Zahlungsdaten und ggf. Skonti – Grundlage für den automatischen Zahlungsabgleich.

Schritt 2: Rechnungsabgleich & Abzugs-Codierung

Nach Zahlungseingang erfolgt die Zuordnung zu offenen Rechnungen. Komplex wird es, wenn Zahlungen mehrere Rechnungen betreffen oder Differenzen enthalten. In solchen Fällen analysiert das Cash-Application-Team die Abzugsgründe (z. B. Skonto, Retouren, Reklamationen) und codiert diese entsprechend für das ERP-System.

Schritt 3: Buchung im ERP-System

Nach erfolgreichem Abgleich wird der Zahlungseingang ins ERP-System gebucht. Ohne Systemintegration erfolgt dies häufig manuell via Excel, was Fehlerquellen erhöht und Ressourcen bindet. Ein automatisierter Zahlungsabgleich reduziert diesen Aufwand erheblich.

Warum ist ein effizienter Cash Application Prozess entscheidend für die Liquidität?

In Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, zunehmendem Margendruck und gestiegenen Zinskosten rückt die Bedeutung fundierter Liquiditätssteuerung stärker in den Fokus. Unternehmen benötigen belastbare, tagesaktuelle Informationen über ihre Zahlungsströme – nicht nur für den Monatsabschluss, sondern zur täglichen Steuerung von Mittelbindung, Investitionsspielraum und Working Capital.

Ein zentraler, aber häufig unterschätzter Hebel zur Optimierung dieser Steuerung ist eine präzise und automatisierte Cash Application, also die Zahlungszuordnung offener Forderungen.

Zahlungszuordnung als operativer Schlüsselprozess

Cash Application bildet das Bindeglied zwischen der Zahlungsabwicklung auf Bankseite und der buchhalterischen Verarbeitung im ERP-System. Nur wenn Zahlungen korrekt, zeitnah und strukturiert den offenen Posten zugeordnet werden, entsteht ein verlässliches Bild über tatsächliche Außenstände.

Für CFOs und Finanzteams bedeutet das: Liquiditätsprognosen, Mahnläufe, Kreditentscheidungen oder Cash Pooling lassen sich erst dann verlässlich steuern, wenn die zugrunde liegenden Daten sauber gepflegt und automatisiert verarbeitet werden.

In der Praxis geschieht diese Zahlungseingangsverarbeitung jedoch häufig noch manuell – mit hohem Ressourcenaufwand und einer Vielzahl potenzieller Fehlerquellen.

Herausforderungen im Zahlungsabgleich (Cash Application)?

Lockbox-Gebühren und unvollständige Zahlungsdaten

Banken bieten sogenannte Lockbox-Services an, bei denen eingehende Scheckzahlungen zentral erfasst und digitalisiert werden. Doch jeder verarbeitete Scheck verursacht Kosten – und die gelieferten Zahlungsdaten sind oft nicht vollständig oder uneinheitlich strukturiert. Ohne klar referenzierte Remittance-Angaben bleibt die automatische Zahlungszuordnung oft unmöglich.

Fragmentierte Zahlungs- und Remittance-Kanäle

Ein Großteil elektronischer Zahlungen wird separat von der zugehörigen Zahlungsreferenz übermittelt – sei es per E-Mail, über Kundenportale oder EDI. Die manuelle Prüfung, das Heraussuchen und Zuordnen dieser Informationen bindet Kapazitäten in der Buchhaltung, erhöht die Fehleranfälligkeit und verzögert die Verbuchung.

Unsicherheiten beim Rechnungsabgleich

Fehlen Zahlungsreferenzen, kommt es zu unklaren oder falschen Zuordnungen – in vielen Fällen wird dann auf Kundenebene gebucht oder der offene Posten bleibt unberührt. Die Folge: aufwändiger Klärungsbedarf, unnötige Rückfragen und Friktionen im Kundenkontakt.

Abzugsbearbeitung und ERP-Komplexität

Kürzungen – z. B. aufgrund von Skonti, Bonusvereinbarungen oder Werbekostenzuschüssen – müssen korrekt den entsprechenden Ursachencodes im ERP-System zugewiesen werden. Je heterogener die ERP-Landschaft und je uneinheitlicher die Kundendaten, desto größer ist der manuelle Bearbeitungsaufwand.

Auswirkungen auf das Forderungsmanagement

Nicht korrekt zugeordnete Zahlungen wirken sich direkt auf nachgelagerte Prozesse aus: Unberechtigte Mahnungen, Rückfragen von Kunden und intern blockierte Workflows im Forderungsmanagement sind häufig die Folge. Zudem wird die Aussagekraft interner Reportings beeinträchtigt.

Der Weg zu automatisierten und robusten Prozesse

Ein automatischer Zahlungsabgleich bildet die Grundlage für stabile und skalierbare Buchhaltungsprozesse. Durch die Einführung einer spezialisierten Cash Application Software – wie sie HighRadius bietet – lassen sich:

• Automatisierte Zusammenführung von Zahlungsavis (z. B. via E-Mail-Parsing, OCR, Portalzugriff)
• Zahlungen selbst bei unvollständigen Angaben intelligent zuordnen
• Ausnahmemanagement systemgestützt abbilden
• Relevante ERP-Codes und Kontierungen automatisiert vorschlagen
• Zahlungseingänge nahezu vollständig automatisiert verarbeiten

Dies reduziert nicht nur den personellen Aufwand, sondern verbessert die Reaktionsfähigkeit im Tagesgeschäft, erhöht die Qualität im Rechnungsabgleich und stärkt insgesamt die Planungssicherheit im Liquiditätsmanagement.

Cash Application im KI-gestützten Forderungsmanagement

Das automatisierte Forderungsmanagement ist ein zentraler Hebel zur Effizienzsteigerung in der Debitorenbuchhaltung. Statt wertvolle Ressourcen mit aufwendiger manueller Zahlungszuordnung zu binden, ermöglicht ein intelligentes System wie die HighRadius Cash Application Cloud eine weitgehend berührungsfreie („Touchless“) Zuordnung von Zahlungseingängen – bei vielen Unternehmen für bis zu 80% der Transaktionen.

Diese Automatisierung reduziert nicht nur Kosten, sondern erhöht die Transparenz, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und wirkt sich letztlich positiv auf die Liquidität und das Working Capital aus. Im Folgenden zeigen wir, welche konkreten Vorteile ein automatisiertes Forderungsmanagement mit sich bringt – und wie es in der Praxis funktioniert.

Mehr Effizienz und Transparenz für Finanzteams

Ein modernes, KI-gestütztes System zur Zahlungszuordnung ist ein integraler Bestandteil des automatisierten Forderungsmanagements und bietet zahlreiche betriebliche Vorteile:

• Wegfall manueller Erfassungskosten bei der Nutzung von Lockbox-Diensten durch automatisierte Datenübernahme.
• Beschleunigte Zahlungszuordnung durch intelligenten Abgleich von Zahlungs- und Rechnungsdaten.
• Fokussierung auf Klärfälle statt auf Routinearbeiten – Fachkräfte in der Debitorenbuchhaltung bearbeiten gezielt komplexe Ausnahmen.
• Nahtlose Zusammenarbeit mit Abzugsbearbeitung und Forderungsmanagement, da relevante Echtzeitdaten zentral zur Verfügung stehen.

Wie funktioniert der Cash Application Prozess?

Die Software von HighRadius kombiniert Künstliche Intelligenz, regelbasierte Automatisierung und tiefe ERP-Integration, um sämtliche Prozesse rund um offene Forderungen effizient und nahezu ohne manuelle Eingriffe abzuwickeln.

Use Case 1: Automatisierte Erfassung von Zahlungsavis

Zahlungsinformationen erreichen Unternehmen auf verschiedensten Kanälen – per E-Mail, über Kundenportale, in Anhängen oder als physische Schecks. HighRadius bündelt diese Informationen zentral und strukturiert:

• E-Mail-Parsing: KI analysiert Inhalte und Anhänge in gängigen Formaten und Sprachen und extrahiert relevante Zahlungsdaten.
• OCR-Erkennung bei Schecks: Rechnungsinformationen werden direkt aus Scheckabschnitten ausgelesen – ohne manuelle Eingriffe.
• Automatisierter Portalzugriff: Zahlungsdaten werden automatisch aus Kundenportalen heruntergeladen und ins System überführt.

Use Case 2: KI-gestütztes Matching von Zahlungen und Rechnungen

Dank vordefinierter Algorithmen erkennt das System auch unvollständige oder fehlerhafte Referenzen und ordnet diese korrekt zu. Beispiel: Eine Zahlung mit der Angabe „37432“ wird automatisch der vollständigen Rechnungsnummer „90937432“ zugewiesen.

Use Case 3: Remote Deposit Capture (RDC)

Auch physische Schecks lassen sich nahtlos integrieren. Mit stationären Scannern oder mobilen Endgeräten erfassen Unternehmen Schecks digital und speisen sie direkt in den elektronischen Zahlungsprozess ein – schnell, sicher und ohne Medienbrüche.

Use Case 4: Integration mit dem Forderungsmanagement

Ein besonderer Vorteil ergibt sich durch die enge Verzahnung mit dem Forderungsmanagement: Kommt eine Zahlung ohne Zahlungsavis, erkennt das System mithilfe offener Zahlungszusagen (Promises to Pay), zu welcher Rechnung sie gehört. Dies erhöht die Automatisierungsquote nicht nur bei der Zahlungszuordnung, sondern verbessert auch die Effizienz der gesamten Forderungsverfolgung – von der Risikoüberwachung bis zum Mahnwesen.

Danone optimiert Cash Application mit HighRadius

Ausgangssituation

Danone, eines der weltweit führenden Unternehmen der Lebensmittelbranche, setzte früh auf ein Shared-Services-Modell im Finanzbereich. Trotz zentralisierter Strukturen stand das Unternehmen jedoch vor erheblichen operativen Herausforderungen:

Sämtliche Prozesse in den Bereichen Debitorenbuchhaltung, Forderungsmanagement, Kreditprüfung und Abzugsbearbeitung waren vollständig manuell organisiert. Zahlungsinformationen mussten mühsam aus über 25 internationalen Zahlungsportalen extrahiert werden. Das führte zu einem wöchentlichen Aufwand von über 250 Stunden allein für die Verarbeitung elektronischer Zahlungseingänge.

Zusätzliche Komplexität entstand durch die Vielzahl unterschiedlicher Zahlungsformate und -standards. Ein zentrales Mahnwesen existierte nicht – die durchschnittliche Klärungsdauer offener Abzüge (Days Deduction Outstanding) lag konstant bei über 45 Tagen, was die Liquidität spürbar beeinträchtigte.

Zielsetzung

Danone hatte klare Ziele:

• Standardisierung und Automatisierung der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung
• Optimierung von Cashflow und Working Capital
• Reduzierung manueller Fehlerquellen sowie Senkung der Prozesskosten
• Schnellere Identifikation und Bearbeitung ungültiger Abzüge

Umsetzung mit HighRadius

Im Rahmen der digitalen Transformation setzte Danone auf eine enge Zusammenarbeit mit HighRadius. Im Fokus stand die Integration unterschiedlicher ERP-Systeme und Bankformate sowie der Einsatz moderner Automatisierungstechnologie:

• KI-gestützte E-Mail-Verarbeitung, OCR-Erkennung und EDI-Schnittstellen zur automatisierten Datenextraktion
• Vollautomatische Zahlungsverbuchung (Touchless Cash Posting) in Echtzeit
• Automatisierte Eskalation und Bearbeitung von Abzügen (z. B. Preisnachlässe, Doppelzahlungen)
• Nahtlose ERP-Integration in sechs europäische Shared Service Center

Ergebnisse im Überblick

Die Resultate zeigen den Erfolg der Initiative:

• 75% Kostenreduktion in der Debitorenbuchhaltung
• 25% geringere durchschnittliche Abklärungsoffenzeit für Abzüge
• 5,9 Mio. US-Dollar Rückgewinnung aus ungültigen Abzügen in Kanada – in nur fünf Monaten
• 95% Automatisierungsquote bei der Zahlungsverbuchung bereits nach 90 Tagen
• Reibungslose ERP-Integration in sechs europäischen Shared Services

Die vollständige Erfolgsgeschichte können Sie hier kostenlos herunterladen.