E-Rechnung 2025: Pflicht und strategischer Vorteil

Einleitung

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für Umsätze ab dem 1. Januar 2025 neu gefasst. Ab diesem Datum ist die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für B2B-Umsätze in Deutschland verpflichtend. 

Diese Maßnahme zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug liefert jedoch nicht nur bürokratische Anforderungen, sondern auch Chancen, Ihre finanziellen Prozesse zu optimieren. Durch die Digitalisierung von Rechnungen können Sie Zahlungsfristen verkürzen, die Datenqualität verbessern und steuerliche Meldepflichten vereinfachen.

E-Rechnungspflicht 2025: Was ist eine E-Rechnung und was brauchen Sie?

Die Umstellung auf die E-Rechnung (elektronische Rechnungsstellung) und das E-Reporting kann komplex erscheinen. Dennoch ist das Verständnis dieser Instrumente entscheidend, um Ihre finanziellen Transaktionen zu sichern und sich an die neuen geltenden Vorschriften anzupassen.

Übergangsvorschriften für die Ausstellung von Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze empfangen. Bis zum 31. Dezember 2026 können Umsätze jedoch weiterhin mit „sonstigen Rechnungen“ (z. B. Papierrechnungen oder Rechnungen in abweichenden elektronischen Formaten) abgerechnet werden. Für abweichende elektronische Formate ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 EUR dürfen solche Rechnungen bis zum 31. Dezember 2027 ausstellen. Bis dahin sind auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers zulässig.

E-Reporting für obligatorische Transparenz

Zusätzlich zur E-Rechnung ist in Deutschland auch das E-Reporting relevant. Unternehmen müssen bestimmte Informationen zu ihren Transaktionen und Zahlungen an die Steuerbehörden übermitteln, um Transparenz und die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug zu fördern. Diese Regelung betrifft insbesondere den Austausch von Daten zu innergemeinschaftlichen und grenzüberschreitenden Transaktionen. Das E-Reporting vereinfacht die Umsatzsteuererklärung, da es auf Echtzeitdaten zurückgreift.

Übermittlungsprozess der E-Rechnung

Erstellung der E-Rechnung: Die Rechnung wird im richtigen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt, dabei müssen alle gesetzlich geforderten Informationen wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und -betrag enthalten sein.

Übertragung an den Empfänger: Die E-Rechnung wird dann über eine sichere Plattform oder ein Portal an den Empfänger übermittelt. Dies kann direkt an eine Behörde, ein Unternehmen oder über ein zentrales Netzwerk (z.B. PEPPOL) geschehen. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland sind verpflichtet, E-Rechnungen über die Zentrale Stelle für elektronische Rechnungen (ZRE) oder über das E-Rechnungs-Portal der öffentlichen Verwaltung zu empfangen.

Prüfung und Verarbeitung: Nach der Übermittlung wird die E-Rechnung vom Empfänger geprüft und in dessen System weiterverarbeitet. Hierbei werden etwaige Fehler erkannt, und die Rechnung wird für die Zahlung freigegeben.

Archivierung: Die E-Rechnung muss für steuerliche Zwecke ordnungsgemäß archiviert werden, wobei das Format und die Aufbewahrungsdauer den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Welche Formate der elektronischen Rechnungsstellung gibt es?

Es gibt verschiedene Formate, die entwickelt wurden, um die Prozesse der elektronischen Rechnungsstellung zu automatisieren und zu vereinfachen. Ihr Ziel ist es, den Datenaustausch zwischen den Systemen der Unternehmen und deren Geschäftspartnern zu vereinfachen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Wahl des Formats hängt dabei von den betrieblichen und branchenspezifischen Bedürfnissen ab. Hier sind die gängigsten Formate:

• XML (eXtensible Markup Language): Ein flexibles und weit verbreitetes Format, ideal für den Austausch von strukturierten Daten zwischen Systemen.
  
• EDI (Electronic Data Interchange): Ein Standard, der vor allem in der Industrie und im Handel zum Einsatz kommt. EDI strukturiert die Geschäftsdaten mit standardisierten Protokollen und ermöglicht eine effiziente Verarbeitung.
  
• PDF mit integrierten Metadaten: Ein einfacher Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung, bei dem PDF-Dateien mit eingebetteten Metadaten für eine teilweise Automatisierung versehen werden.
  
• ZUGFeRD und Factur-X: Diese hybriden Formate kombinieren ein für den Menschen lesbares PDF mit XML-Daten für eine einfache und automatisierte Integration. Sie sind besonders in Deutschland weit verbreitet.
  
• PEPPOL: Ein internationaler Standard, der vor allem im öffentlichen Sektor und für grenzüberschreitende Transaktionen genutzt wird.
  

Welche Pflichtangaben sind für E-Rechnungen erforderlich?

Im Rahmen der elektronischen Rechnungsstellung müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben enthalten. Diese Anforderungen garantieren die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und eine reibungslose Übermittlung der Daten an die zuständigen Behörden. Zu den wichtigsten Pflichtangaben gehören:

Absenderinformationen

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Name und Adresse des Unternehmens

Empfängerinformationen

• Name und Adresse des Empfängers
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers (bei innergemeinschaftlichen Lieferungen)

Rechnungsdetails

• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Gesamtbetrag der Rechnung

Zahlungsinformationen

• Fälligkeit und Zahlungsbedingungen
• Bankverbindung und ggf. Skonti oder Strafgebühren bei verspäteter Zahlung

Wie funktioniert die E-Rechnung in Deutschland: Zentrale Elemente und Akteure

In Deutschland wird die elektronische Rechnungsstellung durch ein klar strukturiertes System unterstützt, in dem verschiedene Akteure eine Rolle spielen. Zentrale Akteure sind dabei die zugelassenen Digitalisierungsplattformen und -dienstleister, die als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerbehörden fungieren.

Der Zeitplan für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung 2025

Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu übermitteln, wenn die Rechnung an eine andere steuerpflichtige Person gerichtet ist. Dies gilt sowohl für die Rechnungsstellung inländischer Transaktionen als auch für grenzüberschreitende Lieferungen innerhalb der EU.

Vorteile der Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung

E-Rechnungsstellung, oder elektronische Rechnungsstellung, bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Höhere Genauigkeit und Fehlerminimierung

Manuelle Eingaben, Formatabweichungen oder Missverständnisse führen zu Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung. Bei E-Rechnungen sind die Daten strukturiert und standardisiert, wodurch die Fehlerquellen nahezu eliminiert werden. Automatisierung stellt sicher, dass jede Rechnung mit den richtigen Informationen, im richtigen Format und an den richtigen Empfänger gesendet wird. Dies sorgt für eine bessere Genauigkeit und beschleunigt die Rechnungsbearbeitung erheblich.

2. Schnellere Verarbeitung

Die Bearbeitung von Papierrechnungen ist ein langsamer Prozess, der anfällig für Verzögerungen ist. Der manuelle Austausch von Dokumenten zwischen Abteilungen, die Dateneingabe, Ablage und der Postversand verlängern die Bearbeitungszeit. Im Gegensatz dazu ermöglicht die elektronische Rechnungsstellung eine sofortige Übermittlung und Verarbeitung der Rechnungen, was den Zahlungszyklus beschleunigt. Diese Schnelligkeit wirkt sich direkt auf die Liquidität aus: Zahlungen erfolgen schneller, und der Cashflow wird flüssiger und planbarer.

3. Reduzierung der Rechnungsverarbeitungskosten

Unternehmen geben weiterhin hohe Beträge für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen aus – zwischen 14 und 20 € pro empfangener Rechnung sowie 5 bis 10 € pro ausgestellter Rechnung. Diese Kosten entstehen durch veraltete Prozesse wie Drucken, Versand per Post und manuelle Dateneingabe. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung kann diese Kosten um 50 bis 75% reduzieren.

4. Mehr Sicherheit gegen Betrug

Papierrechnungen können leicht verloren gehen oder beschädigt werden und sind zudem anfällig für Manipulationen oder Fälschungen. In einem Umfeld, in dem Betrug und Fehler hohe Kosten verursachen können, ist der Schutz von Daten unerlässlich. Bei der elektronischen Rechnungsstellung werden die Daten verschlüsselt und über sichere Kanäle übertragen, wodurch das Risiko von Diebstahl und Manipulation reduziert wird. Zusätzlich ermöglicht die E-Rechnung eine lückenlose Nachverfolgbarkeit, die die Integrität der Informationen sicherstellt.

5. Optimierte Compliance

Steuerliche und regulatorische Anforderungen werden zunehmend komplexer, und Fehler bei der Rechnungsverwaltung können zu Strafen führen. Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtern die Einhaltung dieser Vorschriften, insbesondere durch integrierte Prüfwerkzeuge. Diese Systeme ermöglichen eine automatische Überprüfung, ob jede Rechnung den geltenden Vorschriften entspricht, und gewährleistet die vollständige Konformität mit den Steuerbehörden. Zudem sorgt die digitale Dokumentenverwaltung für eine langfristige Archivierung und erleichtert den Zugriff bei möglichen Prüfungen.

6. Nachhaltigkeit 

E-Rechnungsstellung reduziert den Verbrauch von Papier, indem alle Rechnungen digital erstellt und über elektronische Kanäle versendet werden. Dies führt zu einer signifikanten Verringerung des Papierabfalls, was zur Schonung natürlicher Ressourcen und der Reduzierung der Umweltbelastung beiträgt. Darüber hinaus sinkt der Bedarf an physischen Transportwegen für Rechnungen, sei es durch Postversand oder Kurierdienste. Durch diese Effizienzsteigerung wird der CO2-Ausstoß, der durch den Transport von Papierdokumenten verursacht wird, deutlich gesenkt. Auf diese Weise unterstützt die digitale Rechnungsstellung Unternehmen dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern und umweltfreundlichere Geschäftspraktiken umzusetzen.

Beispiel – Vorteile der E-Rechnung für Lieferanten und Kunden

Lieferanten profitieren erheblich von der elektronischen Rechnungsstellung. Der automatisierte Versand von Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck und Porto erheblich. Zudem beschleunigt die Digitalisierung den Zahlungsprozess, was den Cashflow verbessert. Automatisierte Mahnungen verringern Zahlungsausfälle und reduzieren den manuellen Aufwand. Vereinfachte Berichte ermöglichen eine genauere Finanzverwaltung und eine bessere Übersicht über Forderungen.

Für Kunden wirkt sich die elektronische Rechnungsstellung positiv auf die Erfahrung der Zahlungsabwicklung aus. Rechnungen werden sofort empfangen, was eine schnellere Prüfung und Bearbeitung ermöglicht. Self-Service-Optionen erlauben es den Kunden, jederzeit auf ihre Rechnungsinformationen zuzugreifen, was Anfragen und Verzögerungen reduziert. Darüber hinaus verbessern automatisierte Zahlungserinnerungen die Zahlungsgeschwindigkeit und senken das Risiko von Verzugsstrafen. Diese Vorteile tragen zur Stärkung der Kunden-Lieferanten-Beziehung bei und schaffen eine reibungslose, transparente und professionelle Erfahrung.

Der Übergang zur E-Rechnung: Wie geht man vor?

Der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung ist eine wertvolle Chance für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern – und sobald die Umstellung abgeschlossen ist, profitieren sie langfristig von den Vorteilen. Wir haben für Sie eine klare und übersichtliche Gegenüberstellung der traditionellen und der elektronischen Rechnungsstellung erstellt:

Dennoch kann die Umstellung von einem traditionellen Rechnungsstellungssystem zur elektronischen Rechnungsstellung herausfordernd sein. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter schulen, neue Prozesse implementieren, bestehende Bedingungen anpassen und technische Herausforderungen meistern:

Integration mit bestehenden Systemen

Die Integration eines E-Rechnungssystems in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme kann komplex sein. Dies erfordert Investitionen in IT-Ressourcen sowie möglicherweise eine individuelle Anpassung der Systeme.

Standardisierungsprobleme

Verschiedene Länder und Branchen haben unterschiedliche Standards und Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. Die Sicherstellung der Kompatibilität über verschiedene Systeme hinweg kann eine Herausforderung darstellen und erfordert präzise Planung und Umsetzung.

Einwände bei der Einführung

Einige Lieferanten und Kunden könnten Einwände gegen die Umstellung von traditionellen Rechnungen auf E-Rechnungen haben. Dies erfordert eine gezielte Change-Management-Strategie sowie Schulungsmaßnahmen, um eine reibungslose Akzeptanz und Einführung sicherzustellen.

Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes

Der Schutz von E-Rechnungen und sensiblen Informationen ist entscheidend. Daher müssen umfassende Sicherheitsmaßnahmen und Protokolle implementiert werden, um die Integrität der Daten zu gewährleisten.

Implementierung eines E-Rechnungssystems: Schritte zur E-Rechnung

Die Implementierung einer E-Rechnungssoftware umfasst mehrere wichtige Schritte. Vom Auswählen des richtigen E-Rechnungssystems bis hin zur Information Ihrer bestehenden Kunden über die Änderung – hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen:

1. Bewertung der aktuellen Prozesse: Überprüfen Sie Ihren bestehenden Rechnungsprozess und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale. Bestimmen Sie die spezifischen Anforderungen und Ziele für die Einführung der E-Rechnung.
   
2. Auswahl einer E-Rechnungslösung: Wählen Sie eine E-Rechnungslösung, die Ihre Rechnungsstellung, -übermittlung und -verfolgung automatisiert. Stellen Sie sicher, dass die Lösung Ihren geschäftlichen Anforderungen, Ihrem Budget und Ihrer technischen Infrastruktur entspricht. Vergewissern Sie sich, dass die Lösung die Integration mit Ihren Buchhaltungs- und ERP-Systemen unterstützt.
   
3. Planung der Integration: Entwickeln Sie einen detaillierten Integrationsplan, der Zeitrahmen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten umfasst. Arbeiten Sie mit IT-Experten zusammen, um eine nahtlose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten.
   
4. Schulung des Personals: Bieten Sie Schulungen für Ihr Kreditorenteam und andere relevante Mitarbeiter an, um den Umgang mit der E-Rechnungslösung zu erlernen. Stellen Sie fortlaufende Unterstützung und Ressourcen zur Verfügung, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
   
5. Kommunikation mit Lieferanten und Kunden: Informieren Sie Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung auf E-Rechnungen. Bieten Sie Unterstützung und Anleitungen, damit diese sich an den neuen Prozess anpassen können.
   
6. Überwachung und Optimierung: Überwachen Sie regelmäßig den E-Rechnungsprozess, um sicherzustellen, dass er effektiv funktioniert. Sammeln Sie Feedback von Nutzern und nehmen Sie notwendige Anpassungen vor, um das System zu optimieren.
   

Wie wählt man eine E-Rechnungssoftware?

Die Auswahl einer E-Rechnungssoftware ist eine strategische Entscheidung, die mehrere Schlüsselfaktoren berücksichtigt. Folgende Aspekte sollten dabei im Fokus stehen:

Automatisierungsfunktionen

Wählen Sie Software mit Automatisierungsfunktionen, um Zeit zu sparen und Fehler zu minimieren. Die Möglichkeit, Rechnungen nach einem festen Zeitplan zu versenden und Zahlungserinnerungen zu setzen, vereinfacht den Prozess und reduziert den manuellen Aufwand.

Integrationsmöglichkeiten

Die Software sollte nahtlos mit bestehenden Systemen wie Buchhaltungs- oder ERP-Programmen integriert werden können. Dies optimiert Arbeitsabläufe, vermeidet doppelte Dateneingabe und reduziert Fehler.

Datensicherheit

Stellen Sie sicher, dass die Software starke Verschlüsselung und regelmäßige Backups bietet, um Ihre Daten zu schützen. Eine Benutzer-Authentifizierung gewährleistet den sicheren Zugriff auf das System.

Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten

Die Software sollte individuell anpassbar sein, damit Sie Rechnungen nach den Wünschen Ihrer Kunden gestalten können. Flexible Vorlagen und individuelle Zahlungsbedingungen stärken die Kundenbeziehung und steigern die Professionalität.

Wie kann HighRadius Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung unterstützen?

HighRadius unterstützt Sie bei den Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung mit der E-Rechnung Software, einer Lösung, die entwickelt wurde, um Ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Autonome Kunden, effizientere Teams

In traditionellen Prozessen binden Kundenanfragen und die Bearbeitung von Streitfällen wertvolle Ressourcen. Mit dem Self-Service-Portal können Käufer ihre Rechnungen einsehen, Zahlungen tätigen und Streitigkeiten direkt online lösen. Das Ergebnis: Weniger manuelle Eingriffe, eine verbesserte Kundenerfahrung und Finanzteams, die sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Vollständige Automatisierung der Lieferanteninteraktionen

Das manuelle Hochladen von Rechnungen auf Lieferanten- oder Regierungsportale wird vereinfacht und automatisiert. HighRadius übernimmt diesen Prozess, wodurch sowohl das Fehlerpotenzial als auch die operativen Kosten gesenkt werden. Ihre Teams arbeiten produktiver und die Bearbeitungszeiten verkürzen sich.

Proaktive und vereinfachtes Onboarding

Das Onboarding von Kunden zur elektronischen Rechnungsstellung kann eine Herausforderung sein. Mit HighRadius helfen gezielte Kampagnen, Ihre Partner durch jeden Schritt zu begleiten und wichtige Updates, Rabatte oder Benachrichtigungen zu teilen. Somit verbessern Sie die Akzeptanz ohne zusätzlichen Aufwand.

Intelligente E-Mails zur Reduzierung von Zahlungsverzögerungen

Vergessen Sie Papierpost und telefonische Mahnungen. HighRadius ermöglicht den automatisierten Versand von Rechnungen per E-Mail, ergänzt durch sichere Zahlungslinks. Diese schnelle und effektive Vorgehensweise reduziert Ihre Zahlungslaufzeiten und senkt die Bearbeitungskosten.

Ein zentrales Portal für alle Interaktionen

Die Zusammenarbeit zwischen Käufern und Lieferanten ist oft über mehrere Kanäle verteilt. Mit einem dedizierten Portal bündelt HighRadius alle Kommunikation: Zahlungsanfragen, Bestellfreigaben, Dokumenten-Sharing. Ihre Teams profitieren von mehr Klarheit und gesteigerter Reaktionsfähigkeit.

Mit HighRadius wird jeder Teil Ihrer Abrechnungskette optimiert, um Kosten zu senken, Zeit zu sparen und Ihre Kundenbeziehungen zu verbessern. Transformieren Sie Ihr Finanzmanagement in einen Wettbewerbsvorteil mit einer Lösung, die Ihre Bedürfnisse antizipiert.

FAQs 

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z.B. XML, ZUGFeRD, XRechnung) übermittelt wird. Sie ersetzt die traditionelle Papierrechnung und ermöglicht eine automatische Verarbeitung.

2. Wer ist ab 2025 zur E-Rechnung verpflichtet?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen für innerdeutsche Lieferungen und Leistungen verwenden. Dies gilt auch für Lieferungen an öffentliche Auftraggeber.

3. Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung für die E-Rechnungsstellung zulässig. Diese Formate entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine einfache Verarbeitung.

4. Müssen alle Unternehmen sofort auf E-Rechnungen umsteigen?

Ja, ab 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 EUR im Vorjahr haben jedoch bis zum 31. Dezember 2027 Zeit, sich anzupassen.

5. Wie erfolgt die Übermittlung der E-Rechnung?

E-Rechnungen werden über zertifizierte Plattformen wie das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) an den Empfänger übermittelt. Unternehmen müssen sich auf solchen Plattformen registrieren, um Rechnungen zu versenden und zu empfangen.

6. Brauche ich eine spezielle Software zur Erstellung der E-Rechnung?

Ja, Unternehmen benötigen eine geeignete Software, die E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen kann. Viele ERP- und Buchhaltungsprogramme bieten bereits Funktionen für die E-Rechnungsstellung an.