Warum der Blick moderner O2C-GPOs über ERP hinausgehen sollte

Mittlerweile ist sicher, dass es ohne digitale Transformation keinen Erfolg geben wird. ERP-Software, die den ersten Schritt der digitalen Transformation darstellt, reicht nicht mehr aus, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ihr Blick muss also über ERP hinausgehen.

Im Jahr 2012 prognostizierte die Gartner-Analystin Laura McLellan bekanntermaßen, dass Chief Marketing Officer in fünf Jahren mehr Zeit für IT aufwenden werden als Chief Information Officer. Damals war das eine radikale Aussage. Auch wenn die IT in Bezug auf die Produktivität des Unternehmens immer wichtiger wurde, hatte es den Anschein, dass sie die Domäne des CIO bleiben würde.

Heute wissen wir, dass McLellans Prognose ganz und gar nicht radikal, sondern fast schon prophetisch war. Wenn Ihr CMO nicht technikaffin ist, sollten Sie sich vielleicht nach einem neuen umsehen. Und das bleibt nicht auf den CMO beschränkt. Von den verschiedenen Führungskräften in einer Shared-Services- bzw. einer globalen Business-Services-Organisation verwendet der Global Process Owner (GPO) heute einen unverhältnismäßig großen Teil seiner Zeit darauf, die Technologiestrategie hinter seinen Geschäftsprozessen voranzutreiben.

GPOs und Technologie sind ein perfektes Paar

Warum muss der GPO derjenige sein, der den unglaublich zeitintensiven Prozess des Aufbaus des O2C-Technologie-Stacks leitet? Sollte er sich nicht einfach darauf konzentrieren, Änderungen auf Prozessebene voranzutreiben und sich auf Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung (CI) fokussieren? Schauen wir uns an, wie die Alternativen aussehen:

Ihr ERP-Anbieter (Enterprise Resource Planning) könnte Ihren O2C-Tech-Stack aufbauen und verwalten, gerät dabei aber offenkundig in einen Interessenkonflikt. Es liegt nämlich in seinem ureigenen Interesse, Sie innerhalb seines eigenen Ökosystems zu halten. Ihr Tech-Stack ist durch die Möglichkeiten Ihres ERP-Anbieters begrenzt – und nicht durch die am Markt verfügbaren besten Optionen.

Wenn Sie diese Aufgabe intern erledigen, könnte Ihr CIO die Leitung übernehmen. Es kann allerdings sein, dass ihm der Einblick in einige der differenzierten Geschäftsziele fehlt, die O2C-Prozessverantwortliche und Leiter von Global Business Services anstreben. Einem CIO wird wahrscheinlich das Bewusstsein dafür fehlen, welche Folgen seine Entscheidung für eine Technologie für andere Stakeholder im O2C-Bereich haben kann – einschließlich Kunden, Vertrieb, Makler und andere Elemente der finanziellen Lieferkette. Das birgt die Gefahr, dass er sich für ein System entscheidet, das zwar auf dem Papier gut funktioniert, aber am komplizierten Prozess der Akzeptanz seitens der Benutzer und Kunden scheitert.

Damit bleibt nur noch O2C-GPO. Der ERP-Anbieter und der CIO sollten sicherlich weiterhin Input zu Ihrem Tech-Stack geben, die Stimme des GPO sollte aber das größte Gewicht haben. Weil ein Tech-Stack entscheidend für den Erfolg einer modernen O2C-Funktion ist, kann ein IT-affiner GPO sein Schicksal in die eigene Hand nehmen.

Über die Grenzen des ERP hinausgehen

Ein Tech-Stack ist zwar zu 100 % erforderlich, das ändert aber nichts an der Bedeutung eines umfassenden ERP; das ERP sollte in der Tat das Herzstück Ihres Tech-Stacks sein. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen SAP, Oracle oder ein älteres ERP-System einsetzt – das ERP wird immer die Single Source of Truth sein.

Ihr ERP-System ermöglicht es Ihnen, Ihre gesamten Informationen zu digitalisieren und zentral zu speichern; der tatsächliche Zugriff auf diese Informationen und deren Verarbeitung erfordert jedoch stundenlange manuelle Schreibarbeit und mühsame Dateneingabe. So kann ein ERP zwar als hervorragendes Werkzeug zur Erfassung von Daten dienen, trägt aber nicht wirklich viel zur Erleichterung der täglichen Aufgaben bei. Die meisten ERP-Plattformen haben für Unternehmen Erweiterungen zur Verwaltung ihrer Debitoren und O2C-Operationen entwickelt – aber deren Funktionsumfang ist gering und in erster Linie auf die Buchhaltung beschränkt.

Damit die Aufgaben so effizient wie möglich erledigt werden, sollte ein Großunternehmen für alle Kernprozesse im Finanzwesen – z. B. R2R (Record to Report), P2P (Procure to Pay) bzw. O2C (Order to Cash) – nach speziell entwickelten Plattformen suchen. Durch die Wahl von Technologien dieser Art, die sowohl mit weit verbreiteten als auch mit älteren ERP-Systemen harmonieren, können Unternehmen ihre Produktivität erheblich steigern.

Ein Blick auf den idealen Technologie-Stack

Den Einstieg in Ihren O2C-Tech-Stack sollten Automatisierungs- und Workflow-Lösungen bilden, die mindestens 80 % Ihrer O2C-Anwendungsfälle sofort lösen können. Analysieren Sie jeden der Teilprozesse innerhalb der O2C-Funktion – Kreditprüfung, Kunden-Onboarding, Mahnwesen, Forderungsmanagement, Beilegung von Streitfällen, Rechnungsabgleich. Suchen Sie für jede dieser Funktionen nach sofort einsatzbereiten Software-as-a-Service-Lösungen (Sass), die das Tagesgeschäft automatisieren und die Produktivität erhöhen. Bei richtiger Verwendung können sich diese Softwarelösungen mehr als bezahlt machen, weil sie Ihnen helfen, die Personalkosten zu senken und das Eintreiben von Forderungen zu beschleunigen.

Wenn ERP der Star Ihres Tech-Stacks ist, dann sollte eine Datenintegrationsschicht vorhanden sein, die wertvolle Arbeit für Sie leistet. Diese Datenintegrationsschicht sollte alle Daten im gesamten Unternehmen miteinander verknüpfen und Reporting, Analysen und Visualisierung unterstützen. Stellen Sie sich vor, ein GPO könnte sich mit nur einem Mausklick einen Überblick über den Status der Forderungen und der Alterung des Portfolios in sämtlichen Geschäftsbereichen auf mehreren Kontinenten verschaffen, ohne zunächst eine Armee von Analysten auf die Beschaffung dieser Daten ansetzen zu müssen. Diese Transparenz und die daraus resultierenden Einblicke sollten für alle GPOs Priorität haben.

Veränderungsmanagement: Entwicklung der Idee vs. Implementierung

Zu wissen, wie Ihr idealer Tech-Stack aussehen soll, ist nur die halbe Miete; die andere Hälfte besteht darin, ihn tatsächlich zu implementieren. Dazu müssen Sie auf allen Unternehmensebenen die dafür nötige Zustimmung gewinnen. Dieser Kampf kann sich als schwierig erweisen, weil sich auch Finanzabteilungsteams, die eigentlich aufgeschlossen für Technik sind, gegen Veränderungen sträuben können. Um diese Widerstände zu überwinden, sollten Sie die Taktik ändern und sich die Akzeptanz der Mitarbeiter sichern, indem Sie Prioritäten setzen und neue Tools testen, die eine unmittelbare Auswirkung haben: Systeme, die öde manuelle Arbeit automatisieren können, sind hier oft der Weg des geringsten Widerstandes. Denken Sie an Bereiche, in denen Sie schnelle Ergebnisse liefern können, wie z. B. Rechnungsabgleich, Aggregierung von Dokumenten für Kreditauskünfte, Kundenportale und Reklamationen.

Sofortige Produktivitätszuwächse bei Ihrem O2C-Team werden die Nutzer davon überzeugen, dass es sich lohnt, Zeit und Energie in die Beherrschung neuer Systeme zu investieren. Im nächsten Schritt konzentrieren Sie sich auf Produkte mit einem klaren und greifbaren Return On Investment (ROI). Viele Anbieter werden versuchen, ihnen ein gerade gehyptes Produkt zu verkaufen; maßgeblich sollte aber stets der tatsächliche ROI sein.