Herausforderungen
Die Cash-Application-Landschaft der Zurich
Die Cash Application kann für ein Versicherungsunternehmen sehr knifflig sein. Es erfordert die rechtzeitige Ermittlung von Prämienzahlungen, Maklermargen und Schäden.
Das bei der Zurich bestehende Cash-Application-System war überwiegend manuell und bestand aus lediglich sechs Vollzeitmitarbeitern. Die Zurich hatte bis 2007 Zahlungen über ACH, Überweisungen und Schecks intern abgewickelt, als sie ihre Forderungen auf ein SAP-basiertes System umstellten. Die Zahlungen wurden einzeln verarbeitet und mussten mit den richtigen Kontodaten abgeglichen werden. Außerdem musste der Analyst alle offenen Ausgangskonten in SAP aktualisieren und gleichzeitig die Bank auf dem Laufenden halten.
Der gesamte Prozess war arbeitsintensiv, und es fehlte ein zentralisiertes System, in dem die Analysten die Konten systematisch verwalten konnten. All diese Faktoren trugen dazu bei, den Prozess ineffizient zu machen und ließen viel Raum für Verbesserungen.
Im Laufe der Jahre hatte die Zurich Probleme mit ihrem Cash-Application-Prozess. Grund hierfür waren zwei Kernherausforderungen: ein 100 % manueller End-to-End Prozess und ein dezentrales Verarbeitungssystem.
Die Zurich hat in der Vergangenheit schon mehrere Initiativen unternommen, um die Kontrolle zu behalten und die Effizienz des bestehenden Cash-Application-Prozesses zu verbessern, sah sich aber weiterhin mit zahlreichen Hindernissen konfrontiert.
1. 100 % manuelle Verarbeitung von Überweisungs-/ACH-Anwendungen:
Das Kredit- und A/R-Team der Zurich hatte Mühe, den Großteil der elektronischen Zahlungen und Belege manuell zu verarbeiten. Sie wollten den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Buchung von Zahlungen weiter reduzieren, Fehler bei der Cash Application minimieren, die Zahlungen schneller und genauer abgleichen und gleichzeitig manuelle Eingriffe minimieren.
2. Fehlerhafte DNOC- und Mahnschreiben:
Der verzögerte Cash-Application-Prozess führte zu fehlerhaften Statusberichten für Konten/Rechnungen. Selbst wenn der Kunde eine Rechnung bezahlt hatte, konnte es passieren, dass er zu Unrecht DNOC- oder Mahnschreiben erhielt, was zu einem ungleichen Status der Konten und unzufriedenen Kunden führte.
3. Zahlreiche interne Gespräche mit verschiedenen kaufmännischen Teams:
Um die Fehler im System zu beheben, war das Kredit- und A/R-Team häufig gezwungen, mehrere interne Telefonate oder Besprechungen mit Maklern, Unterzeichnern, Kundenbetreuern und Finance Operations Managern zu führen. Dies führte zu weiteren Verzögerungen und Klärungsfällen im Prozess.
Ziele und Vorhaben
Um ein skalierbares System aufzubauen, untersuchte die Zurich ausgiebig Banken, Anbieter und verschiedene Cash-Automation-Lösungen, um Methoden für eine genauere, zeitnahe und kosteneffiziente Ausführung von Zahlungen zu finden. Ihr Ziel war es, eine Lösung zu finden, die eine 75-%ige Cash Automation auf Kundenebene ermöglicht.
Die Hauptziele des Unternehmens waren:
Nutzung der Vorteile elektronischer Transaktionen
Angesichts der Zunahme elektronischer Transaktionen im Laufe der Jahre wünschte sich die Zurich eine Lösung, die Daten aus diesen Transaktionen automatisch zusammenführt und abgleicht, im Vergleich zum früheren manuellen, langsamen und fehleranfälligen Prozess.
Verbesserte Kundenzufriedenheit
Neben der Möglichkeit für die Kunden, Überweisungen in ihrem gewünschten Format zu bezahlen und zu senden, wollte die Zurich auch eine Lösung, die in Echtzeit Einblick in den Status von Konten/Rechnungen bietet, um fehlerhafte Mahnungen oder DNOC zu vermeiden.
