Tout ce que vous devez savoir sur les structures des équipes financières

Décryptage du bureau du directeur financier

Votre directeur financier (DAF) détient la clé des liquidités et des budgets de votre entreprise. Aux côtés de celui-ci travaille une équipe de cadres pour l’aider dans diverses tâches telles que : 

• la gestion des grands livres ; 
• la préparation des factures ;
• le recouvrement des créances. 

Avec le DAF, ces professionnels de la finance constituent le “bureau du directeur financier”.

Mais comment organisez-vous cette équipe financière pour que vos flux de travail se déroulent sans accroc ? 

Les entreprises qui n’ont pas de structures financières bien définies auront du mal à gérer des processus d’achats et de gestion des comptes clients à mesure qu’elles se développent.

Quelles sont les principales équipes financières au sein du bureau du directeur financier ?

Le bureau du directeur financier comprend six grands départements : 

• achats et paiements (Procure to Pay ou P2P en anglais) ; 
• commande à encaissement (Order to Cash ou O2C en anglais) ; 
• trésorerie ;
• planification et analyse financière ; 
• fiscalité ; 
• conformité et comptabilité.

Ces départements, qui peuvent être subdivisés en sous-équipes, ont de multiples responsabilités qui incluent la présentation des états financiers de l’entreprise, le recouvrement des créances auprès des clients et le paiement des fournisseurs.

• Achats et paiements (Procure to Pay) : le département des achats et paiements comprend vos équipes de comptes fournisseurs et d’achats. Cette fonction financière gère tous les processus liés à l’achat de biens ou de services pour votre entreprise. Cela commence par l’évaluation des fournisseurs, l’émission des bons de commande (BDC), et se termine par la réception des marchandises et le paiement des factures. Après ce processus, le département des achats s’occupe également du rapprochement, de la qualité, des audits financiers et veille à la conformité réglementaire.
• Commande à encaissement (Order to Cash) : le département de commande à encaissement (O2C) s’occupe de tous les aspects financiers liés à l’exécution d’une commande client. Ce processus implique la réception de la commande, le traitement des factures, la collecte des paiements et l’enregistrement de la transaction dans les livres. 

Les principales responsabilités de l’équipe O2C incluent :

• la gestion des commandes, 
• la gestion du crédit ;
• l’exécution des commandes ;
• l’expédition des commandes ; 
• la facturation des clients ;
• la gestion des comptes clients ;
• la collecte des paiements ;   
• le reporting et la gestion des données.

• Trésorerie : le département de trésorerie gère l’argent et les risques financiers de l’entreprise. L’équipe de trésorerie élabore des stratégies à court et à long terme pour s’assurer que l’entreprise dispose de fonds pour répondre à ses obligations commerciales quotidiennes ainsi qu’à ses plans d’investissement. Ils sont également chargés d’entretenir des relations avec les banques pour faciliter la gestion de la trésorerie et le financement. La gestion de la trésorerie, des risques et la gestion financière de l’entreprise sont les principales responsabilités du département de trésorerie.
• Planification et analyse financière (FP&A) : l’équipe de planification financière est chargée de transformer les stratégies de votre entreprise en budgets d’exploitation et d’investissement annuels. Elle établit les indicateurs clés de performance (KPI) et prévoit les performances financières de l’entreprise. Les principales responsabilités de l’équipe FP&A comprennent la planification, la budgétisation, la planification financière intégrée, le reporting de performance, les prévisions et la modélisation.
• Fiscalité et conformité : le département fiscal est responsable de la gestion des déclarations fiscales et de la conformité de l’entreprise. Le département fiscal soutient également les équipes de facturation et autres dans le calcul précis des taxes.
• Comptabilité et reporting (R2R) : l’équipe de comptabilité et reporting est chargée de collecter, traiter et communiquer des données financières précises. L’équipe R2R fournit des informations stratégiques, financières et opérationnelles à la direction et aux autres parties prenantes sur les performances de l’entreprise.

Remarque : les petites et moyennes entreprises peuvent avoir une structure organisationnelle financière différente avec un chevauchement de certains départements. Il est très probable qu’elles n’aient pas de département de trésorerie ou de fonction séparée pour le reporting. Dans les très petites entreprises, la même personne ou équipe peut être responsable à la fois des comptes clients et des comptes fournisseurs. 

À quoi ressemble la structure du département financier d’une entreprise ?

Le département financier comprend généralement une équipe de professionnels responsables de : 

• la planification et de l’analyse financières ;
• la comptabilité et du reporting financier ; 
• la gestion de la trésorerie ; 
• la fiscalité ; 
•  la conformité ;
• l’audit interne ;
•  les opérations financières ;
• la gestion des risques ;
• la relation avec les investisseurs.

Les départements de finance d’entreprise gèrent les activités financières et les décisions d’investissement de leurs entreprises. Parmi les rôles clés que vous devez envisager dans la structure de votre département financier figurent le directeur financier (DAF), le responsable financier, les contrôleurs de gestion , le trésorier d’entreprise, les comptables et teneurs de livres, le responsable de la paie et le responsable des achats.

Directeur financier (DAF) : Le DAF est un cadre clé, responsable de la gestion des opérations et de la stratégie financière d’une entreprise. Il assure  la santé financière et la stabilité de l’organisation.

Le DAF est à la tête de votre département financier et se situe généralement au troisième rang hiérarchique d’une organisation, après le PDG et le directeur des opérations. Selon la taille de l’entreprise et la terminologie utilisée, le responsable du département financier peut être désigné comme DAF, directeur financier ou VP-finance. Dans une plus grande entreprise, le directeur financier et le VP-finance pourraient être des rôles secondaires soutenant le DAF. 

Les missions du DAF comprennent :  

• l’élaboration de la stratégie financière globale de l’entreprise ; 
• le maintien des relations avec les investisseurs ; 
• la création des rapports aux actionnaires ; 
• la préservation des stratégies visant à augmenter les profits et réduire les coûts. 

Les directeurs financiers doivent suivre les meilleures pratiques pour s’assurer que l’équipe comprenne l’industrie dans laquelle l’entreprise opère et les facteurs macroéconomiques impactant les décisions de l’entreprise. Il est également impératif que les DAF mettent en place des opérations efficaces pour aider les équipes financières à adhérer aux objectifs de l’entreprise pour suivre leurs progrès, assurer la conformité et atteindre des bénéfices plus élevés.

Responsable financier : les responsables financiers sont chargés de la trésorerie et des investissements de l’entreprise. Ils décident des fourchettes budgétaires et travaillent avec d’autres fonctions telles que les ventes, le marketing et les RH pour optimiser l’utilisation des finances. Les responsables financiers savent gérer les actifs de trésorerie, analyser les investissements, suivre la dette, surveiller les crédits et les recouvrements, et préparer des rapports et des prévisions financières.

Contrôleur financier : les contrôleurs financiers sont responsables des transactions monétaires de manière plus pratique. Ils suivent toutes les transactions financières. Ils collectent également les reçus, factures et autres documents des départements concernés pour enregistrer correctement les transactions. Contrairement au responsable financier, qui examine les budgets et les dépenses de manière globale, le contrôleur financier suit les dépenses réelles.

Trésorier d’entreprise : le trésorier est responsable de l’exposition de l’entreprise aux risques de crédit et de change. Il analyse les budgets, surveille les investissements, prend des décisions de refinancement, gère les réserves de trésorerie et les changes, et supervise les flux de trésorerie.

Comptable et teneur de livres : également connu sous le nom de gestionnaire de comptes et d’employé aux comptes, il est responsable de la tenue précise des registres financiers. Son travail exige une grande attention aux détails et un talent pour repérer les anomalies dans les transactions et les justificatifs. Chaque entreprise doit tenir des registres financiers, et le comptable est essentiel à toute équipe financière. Aujourd’hui, les logiciels de comptabilité ont automatisé plusieurs fonctions de tenue de livres, faisant gagner beaucoup de temps et d’efforts aux comptables.

Responsable de la paie : le responsable de la paie veille à ce que le personnel soit payé en temps et en heure. Il calcule les impôts sur les salaires, fournit des fiches de paie détaillées et résout les problèmes liés aux salaires. Ils cherchent également des moyens d’automatiser le processus. Bien que le responsable de paie supervise l’ensemble du processus, des assistants et des employés peuvent aider pour des étapes spécifiques telles que le calcul des impôts ou la résolution des problèmes des employés.

Responsable des achats : Également connu sous le nom d’acheteur ou de responsable des approvisionnements, cette personne est chargée de superviser les achats de nouvelles fournitures et services. Il collabore avec divers départements pour négocier des accords, traiter les bons de commande et gérer des relations saines avec les fournisseurs.

Remarque : Les petites et moyennes entreprises peuvent ne pas avoir tous les rôles discutés ci-dessus. Par exemple, le rôle de trésorier d’entreprise est plus courant dans les équipes financières des grandes entreprises que dans les PME. Le responsable financier d’une petite entreprise peut porter plusieurs casquettes et être également responsable des achats. Les petites entreprises peuvent même ne pas avoir de CFO à temps plein, et le contrôleur financier peut gérer les activités quotidiennes, y compris la tenue de livres.

3 statistiques sur la structure des équipes financières pour les PME

Quel est le nombre optimal de professionnels de la finance que vous devriez embaucher ? Combien devriez-vous dépenser pour vos fonctions financières ? Ce sont des questions naturelles qui se posent une fois que vous connaissez les principales fonctions et responsabilités financières.

La taille de votre équipe financière dépendra de la taille de votre entreprise et de vos besoins spécifiques. Nous avons compilé ici quelques statistiques pour vous aider à planifier la structure de votre équipe financière, basées sur des études réalisées par plusieurs instituts de recherche.

3 meilleures pratiques en matière d’organisation financière

Maintenant que vous connaissez les équipes qui composent un département financier et les principaux rôles qui s’y trouvent, voici quelques conseils pour vous aider à mieux structurer votre équipe financière.

• Organisez vos équipes : Dans une petite organisation, il est courant que votre responsable financier ou comptable porte plusieurs casquettes. Mais à mesure que vous grandissez, vous avez besoin d’équipes financières dédiées pour gérer différents flux de travail. Par exemple, vous aurez besoin d’équipes distinctes pour les comptes clients, les comptes fournisseurs, les achats et la budgétisation. Vous aurez également besoin de responsables pour chacune des fonctions du département financier ainsi que de gestionnaires de groupe pour superviser les fonctions connexes (par exemple, les achats et les comptes fournisseurs).
• Ayez des objectifs SMART : Pour assurer l’efficacité de votre équipe financière, fixez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis) pour les différentes fonctions. 

Quelques exemples d’objectifs SMART pour vos équipes financières : 

• la réduction du DSO de 20 % ; 
• l’amélioration du CEI de 15 % ; 
• la réduction des erreurs de comptabilisation de trésorerie de 40 %.

En plus de ces objectifs SMART, motivez vos équipes financières à penser stratégiquement pour soutenir la croissance de l’entreprise, réduire les coûts et améliorer les bénéfices.
Construisez pour l’avenir : Pérennisez votre organisation financière en combinant vos capacités en ressources humaines avec les avancées technologiques telles que l’automatisationdes processus, l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle.

39% des PME utilisent des solutions d’automatisation financière pour la facturation, la collecte de données, la génération de rapports financiers, le stockage de documents et la gestion de la conformité.

Comment gérer efficacement un département financier ?

Commencez à structurer votre équipe financière tôt. Envisagez d’élaborer une stratégie financière couvrant : 

• les plans d’investissement ; 
• les stratégies de réduction des coûts ; 
• la croissance des revenus ; 
• la gestion de la trésorerie.

La technologie est la clé pour construire une fonction financière efficace et compétente. Les DAF ne devraient pas hésiter à investir dans des technologies avancées, telles que l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique (Machine Learning), pour améliorer l’efficacité des équipes financières. 

Ces logiciels financiers permettent aux entreprises de libérer le fonds de roulement, d’optimiser les ressources et d’offrir une visibilité à 360° des processus de santé globale.

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FAQ

Qu’est-ce qu’une équipe financière ?

Cette équipe gère les opérations financières d’une organisation, y compris la budgétisation, la comptabilité, le reporting financier et l’analyse. Elle peut également superviser la gestion de la trésorerie, les investissements et la planification financière. L’équipe financière joue un rôle clé pour assurer la santé financière et la stabilité de l’organisation.

Quelle devrait être la taille de l’équipe financière ?

Le nombre de personnes dans les départements financiers internes des entreprises varie en fonction de la taille de l’entreprise. Cependant, en général, pour les entreprises entre 500 millions et 5 milliards de dollars, il varie entre 44 et 50 personnes.

Quelle est la hiérarchie des postes financiers ?

Dans une structure typique d’équipe financière, le Directeur Financier (DAF) dirige les départements financiers. Le DAF est le plus haut responsable financier de l’entreprise. Généralement, du point de vue de la structure organisationnelle hiérarchique, il se classe troisième, après le Directeur Général (CEO) et le Directeur des Opérations (COO). Dans la plupart des organisations, le DAF rend compte au CEO.

Quelle est la structure typique d’une équipe financière ?

La structure de l’équipe financière comprend généralement le DAF, le VP ou directeur des finances, le contrôleur et le trésorier. D’autres rôles peuvent inclure des analystes financiers, des professionnels de la fiscalité et des spécialistes de la gestion des risques, selon la taille et la complexité de l’organisation.