La fonction financière au sein de votre entreprise est la somme de différents processus tels que :
Votre service doit se concentrer sur ces cœurs d’activités pour stimuler les revenus ou améliorer le résultat net de votre entreprise. Par exemple, si votre équipe financière est confrontée à des recouvrements et lutte avec les prévisions de trésorerie, vous devez identifier les lacunes dans vos processus et vous efforcer de normaliser les opérations pour les rendre plus fluides et moins chronophages.
Une solution simple pour surmonter ces obstacles consiste à transformer numériquement l’ensemble de votre service. Grâce à la digitalisation de la fonction financière, votre entreprise peut s’adapter et s’améliorer continuellement.
Aujourd’hui, une multitude de solutions financières existent dans le paysage numérique. Cependant, une question se pose : votre entreprise doit-elle investir dans une solution financière intégrée qui couvre tous les aspects financiers, ou dans une combinaison de plusieurs solutions dédiées (aussi appelées “Best of Breed”) ? On fait le tour de ce sujet dans cet article !
Source : Gartner Survey Identifies the Top 10 Priorities for CFOs in 2023
La plupart des équipes financières estiment avoir un bon niveau de numérisation de leurs processus, notamment grâce à certaines tâches automatisées. Cependant, elles sont extrêmement dépendantes des plateformes traditionnelles et l’optimisation de leurs opérations s’est faite au fil de l’eau, en fonction de certains besoins, sans stratégie à long terme.
Or, la meilleure pratique pour dépoussiérer des processus obsolètes est de concevoir l’automatisation des tâches dans leur ensemble. En tirant parti des bons outils d’automatisation, comme l’IA ou le Machine Learning, vos collaborateurs peuvent allouer leur temps et orienter leurs priorités vers des opérations stratégiques en éliminant les activités sans valeur ajoutée.
Une solution financière intégrée est un logiciel unique (avec une seule interface) comprenant un ensemble de modules qui rassemblent et standardisent toutes les activités financières. Cela vous permet de réaliser une transformation numérique de bout en bout, de bénéficier d’une visibilité à 360° des processus et d’accélérer des tâches chronophrages dans un seul environnement.
Une solution dédiée propose des modules individuels pour chaque processus dans la gestion des comptes clients tels que :
Ces modules peuvent être intégrés les uns aux autres et à d’autres systèmes tels que les ERP via des connecteurs. Les équipes financières peuvent avoir besoin de fonctionnalités avancées en raison de leurs spécificités sectorielles, auquel cas des solutions “Best of Breed” seraient bénéfiques.
Les modules best of breed pourraient convenir aux grandes entreprises, car leurs processus sont déjà standardisés. Cependant, une solution financière intégrée est plus adaptée à une entreprise de taille moyenne qui s’engage sur la voie de la modernisation.
Pour réaliser une automatisation complète, il est nécessaire d’utiliser une solution financière intégrée plutôt qu’une multitude de solutions qui fonctionnent de manière isolée. Une solution de gestion financière idéale englobe toutes les fonctionnalités de base et évolue en fonction des changements sur le marché.
HighRadius fournit des solutions financières holistiques pour l’ensemble du processus de gestion financière avec sa suite qui comprend :
Agrégateur automatique de données de crédit
L’agrégation manuelle des données de crédit provenant de plusieurs sources demande beaucoup de temps pour l’équipe comptes clients et retarde l’intégration desdits clients.
La solution HighRadius :
La fonction d’agrégation automatique des données de crédit compile les états financiers, les registres clients, les références commerciales et les rapports des bureaux de crédit à partir de plusieurs sources. Stockez et accédez en toute sécurité à toutes les données de crédit au même endroit pour une prise de décision plus rapide.
Les méthodes traditionnelles de recherche et d’analyse qui s’appuient sur l’intuition et les opinions pour établir des limites de crédit amènent souvent l’équipe chargée des comptes clients à fixer des limites de crédit inexactes, augmentant ainsi les créances irrécouvrables.
La solution Highradius :
Avec un modèle de notation basé sur des règles, les équipes de AR (Account Receivable ou comptes clients) peuvent définir des règles pour évaluer automatiquement les clients en fonction de facteurs tels que l’historique de crédit, les références commerciales, les dossiers financiers, etc. Sur la base du score de crédit généré automatiquement, les équipes chargées des comptes clients peuvent attribuer des limites de crédit avec exactitude.
En raison du manque de données en temps réel, l’équipe qui gère les comptes clients a une visibilité limitée sur les clients cruciaux et ne parvient pas à prioriser des comptes à haut risque.
La solution HighRadius : Des alertes de risque de crédit en temps réel peuvent être paramétrées en fonction des règles définies pour chaque client telles que les cotes de risque client, les nouvelles sur les faillites et les informations de crédit. Sur la base des alertes, réévaluez les limites de crédit des clients et atténuez les risques potentiels.
L’envoi tardif de factures entraîne souvent une mauvaise expérience client et des retards de paiement.
La solution Highradius :
La remise des factures peut être planifiée automatiquement via des emails ou envoyée directement dans les portails clients, les portails fournisseur et les logiciels de comptabilité, tout en synchronisant votre système de comptabilité existant. Cela permet à vos équipes chargées des comptes de livrer des factures récurrentes selon les modalités préférées et d’améliorer l’expérience globale.
Les factures envoyées sur une multitude de canaux numériques et physiques sont difficiles à suivre en temps réel.
La solution Highradius : L’application de facturation électronique e-Invoicing vérifie automatiquement l’état des factures impayées, ce qui permet d’économiser le temps et d’éviter à vos collaborateurs de se connecter à plusieurs portails clients pour extraire les données manuellement. Les statuts de paiement sont renseignés automatiquement sur la liste de travail pour chaque facture impayée.
Il est parfois difficile pour les équipes chargées des comptes clients de prendre appui sur les documents papier de facturation pour la vérification des litiges, car les factures sont stockées dans des entrepôts physiques.
La solution HighRadius: Le portail libre-service personnalisé permet à vos clients de gérer leurs factures et leurs relevés de compte, de soulever des litiges et d’effectuer des paiements. Il permet également à vos équipes internes d’accéder aux factures en temps réel et d’aider à résoudre rapidement les litiges.
Le module de relance automatique
En l’absence de stratégies de relance efficaces, les collaborateurs sont souvent incapables de joindre les clients à temps, augmentant ainsi le risque de dévalorisation et de DSO.
La solution HighRadius : Les relances automatisées par email avec des templates ou modèles de correspondance faciles à créer, aident à la rapidité des envois et à suivre la correspondance de manière massive. De plus, des options telles que « envoyer la facture en pièce jointe » ou un lien « payer maintenant » intégré dans ces emails facilitent le processus de paiement pour les clients, ce qui permet à vos équipes de collecter les encaissements plus rapidement.
Les gestionnaires des comptes clients ne parviennent souvent pas à identifier et à contacter les comptes à haut risque à temps en raison de l’absence de stratégies appropriées pour segmenter les clients par catégorie de risque (par exemple, risque faible, risque élevé).
La solution HighRadius :
Les règles de hiérarichisation personnalisées permettent de créer une liste de tâches des recouvrements en fonction de l’historique des paiements, du montant et/ou des meilleurs clients, et améliorent le suivi tout en favorisant des recouvrements plus rapides auprès des clients. La liste des tâches priorisées recommande automatiquement des éléments d’actions aux équipes de comptes clients afin d’optimiser les relances et de maximiser le recouvrement des liquidités.
Les données des clients telles que l’historique des paiements, les détails des factures, etc. sont souvent stockées dans les feuilles de calcul et peuvent être facilement corrompues. En conséquence, vos équipes passent des heures à récupérer ces informations pour les relances, ce qui entraîne un retard dans le recouvrement des paiements et une mauvaise expérience client.
La solution HighRadius :
Agrégation automatisée des versements
En raison des différentes sources et formes d’envois de versements, les équipes ont du mal à recueillir des informations sur les remises, ce qui retarde le processus des encaissements.
La solution HighRadius :
HighRadius propose une extraction automatique des détails de versements à partir des talons de chèque, des emails et des pièces jointes de tous les formats avec la technologie OCR. De plus, les données de versement sont regroupées en toute sécurité dans les portails clients via des robots Web assistés par RPA (Robotic Process Automation ou Processus Robotique Automatisé). Cela réduit le temps nécessaire pour agréger les informations sur les versements, permettant ainsi à l’équipe comptes clients de se concentrer sur d’autres tâches critiques.
L’extraction manuelle des données de facture à partir des documents stockés ou sauvegardés et les faire correspondre aux paiements prend beaucoup de temps, ce qui augmente le délai d’encaissement.
La solution HighRadius :
La correspondance intelligente permet de repérer automatiquement les paiements des factures impayées au numéro de bon de commande. Cette correspondance peut se faire sur plusieurs niveaux, notamment sur les lignes de détail en identifiant les déductions, les remises et autres incohérences. De plus, la solution repère et priorise automatiquement les numéros de référence non facturés pour un traitement plus rapide des exceptions. Cela permettra à votre équipe d’accélérer la comptabilisation des encaissements en éliminant les interventions manuelles.
L’équipe comptes clients passe beaucoup de temps à ressaisir et à reconfigurer chaque fichier avant de le publier dans l’ERP, ce qui retarde le processus de comptabilisation des liquidités.
La solution HighRadius :
Les équipes réduites échouent souvent à prévoir avec précision les flux de trésorerie en raison de l’absence d’un rôle défini pour la gestion des liquidités et d’une mauvaise répartition des tâches.
La solution HighRadius :
Les modèles de prévision de trésorerie prennent en compte l’ensemble des catégories de flux (revenus, dépenses, investissements, financements…) ainsi que d’autres facteurs de variations (saisonnalité, tendances du marché…). Ces algorithmes prêts à l’emploi, sous forme de feuilles de calcul, permettront à votre équipe financière de gagner du temps et d’augmenter leur productivité, sans aucune formation.
L’équipe de trésorerie a souvent du mal à collecter des données à temps pour des prévisions de trésorerie précises en raison de processus non standardisés et d’un manque de visibilité sur les données en temps réel.
La solution HighRadius :
La solution interconnectée permet d’accumuler automatiquement les données provenant des ERP, des banques et d’autres systèmes financiers. Cela offrira à vos équipes de trésorerie une visibilité complète. Vos équipes peuvent également utiliser les fonctionnalités de préparation et de nettoyage des données en temps réel pour gérer les formats et résoudre les problèmes de qualité de la data.
Les variances sont souvent documentés de manière incorrecte en raison de la compilation erronée des données comptables dans les feuilles de calcul. Ainsi, l’équipe de trésorerie ne parvient pas à débloquer le fonds de roulement immobilisé.
La solution HighRadius :
Automatisation des clôtures financières
La compilation manuelle des documents pour le processus de clôture financière est chronophage, ce qui entraîne des retards et des erreurs dans le processus.
La solution HighRadius :
La solution Record to Report permet d’activer la clôture à jour zéro grâce à des modèles de tâches et de projets, des flux de travail automatisés et la détection des anomalies comptables. Cela permettra à vos équipes financières de finaliser les comptes plus rapidement et de fournir des données en temps réel aux parties prenantes.
La plupart des flux de travail de rapprochement bancaire sont sujets aux erreurs lorsqu’ils sont effectués manuellement.
La détection des anomalies permet de corriger les incohérences entre les grands livres généraux et les grands livres secondaires avant la finalisation des comptes, en ne laissant qu’un nombre minimal d’éléments non résolus. Cela permet aux équipes financières de résoudre rapidement les anomalies, le tout avec des actions et des délais clairement définis.
La finance autonome permet de mener à bien les opérations quotidiennes avec un minimum d’intervention humaine. Les équipes peuvent consacrer plus de temps à des tâches stratégiques telles que l’établissement de relations avec les clients, convaincre les comptes en souffrance de payer et développer des modèles et des politiques de crédit plus solides.
La plateforme de finance autonome est actuellement disponible pour trois volets clés du Département financier :
Maintenez vos équipes financières à un seuil élevé de performance grâce à notre plateforme financière autonome.
Classé en tête pour sa capacité d'exécution et le plus avancé dans sa vision globale, pour la troisième année consécutive. Gartner déclare : « Les leaders mettent en œuvre avec succès leur vision et sont bien préparés pour l'avenir.”
HighRadius se distingue en tant que Leader dans le rapport IDC MarketScape pour les logiciels d'automatisation des comptes clients au service des grandes et moyennes entreprises. Le rapport IDC souligne l’intégration du Machine Learning dans les produits de gestion des comptes clients de HighRadius, ce qui renforce les capacités de rapprochement des paiements, de gestion du crédit et de prévision de trésorerie.
Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Nous avons vu les coûts des services financiers diminuer de 2,5 millions de dollars tandis que le volume, la qualité et la productivité augmentent.
Colleen Zdrojewski
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