Qu’il s’agisse d’une jeune start-up ou d’une grande entreprise, un reporting financier précis repose essentiellement sur la compréhension des éléments comptables clés. La balance de vérification et le bilan jouent un rôle fondamental dans la détermination des soldes des comptes et la garantie d’un reporting fidèle au sein du système de comptabilité en partie double.
Cependant, pour assurer un reporting financier cohérent et précis, il est crucial pour les entreprises d’acquérir une compréhension approfondie de ces composantes. Bien que la balance de vérification constitue la première étape de l’établissement du bilan en enregistrant les soldes finaux des comptes pour s’assurer que les débits égalent les crédits, le bilan agrège ces soldes en actifs, passifs et capitaux propres, nous permettant ainsi de comprendre la situation financière d’une entreprise à un moment donné.
Ce blog examine en détail la balance de vérification et le bilan – leur nature, leurs différences et la manière de générer ces documents financiers.
Le bilan est un état financier qui enregistre les actifs, les passifs et les capitaux propres d’une entreprise. C’est l’un des trois états financiers fondamentaux qui donnent un aperçu des dettes, des soldes de trésorerie et bancaires, des produits différés et des immobilisations d’une entreprise à un moment précis.
Une entreprise peut établir un bilan soit pour un usage interne soit pour des parties prenantes externes comme les investisseurs et les prêteurs. Les bilans, particulièrement ceux des sociétés cotées, doivent se conformer aux normes comptables telles que les PCGR (Principes Comptables Généralement Reconnus) ou les normes IFRS (International Financial Reporting Standards). Une règle générale du bilan est qu’il doit respecter l’équation comptable qui stipule que le montant des actifs doit être égal à la somme du passif et des capitaux propres à tout moment.
| Actif = Passif + Capitaux Propres |
Par exemple, si une entreprise doit contracter un emprunt bancaire de 10 000 $ remboursable dans l’année, elle ajoutera 10 000 $ en trésorerie sous la rubrique « Actifs courants » du côté actif. Simultanément, elle devra l’inscrire en tant qu’ »emprunt bancaire » dans les passifs courants du côté passif du bilan pour équilibrer les deux côtés.
Prenons l’exemple du bilan de Hershey Co. sur trois exercices consécutifs. Il couvre trois composantes principales :
Il comprend la trésorerie, les comptes clients, les charges constatées d’avance, les bâtiments, le mobilier et le matériel. Les actifs peuvent également être incorporels, comme les marques ou les brevets.
Ceux-ci incluent les emprunts à court et long terme, les provisions pour risques, les produits constatés d’avance, les comptes fournisseurs, etc.
Également appelés fonds propres ou capitaux des actionnaires, ils représentent la valeur résiduelle de l’entreprise après règlement de toutes les dettes.
| Hershey Co | |||
| État de la Situation Financière | |||
| Données Annuelles | 2023-12-31 | 2022-12-31 | 2021-12-31 |
| En millions de dollars US sauf données par action | |||
| Actifs | |||
| Trésorerie disponible | 401.90 $ | $329.27 | 329,27 $ |
| Créances | 463,89 $ | 711,20 $ | 671,46 $ |
| Inventaire | 329,27 $ | 256,97 $ | 272,20 $ |
| Charges payées d’avance | 823,62 $ | 671,46 $ | 711,20 $ |
| Autres actifs à court terme | 711,20 $ | 671,46 $ | 256,97 $ |
| Total de l’actif à court terme | 1 341,00 $ | 1 173,12 $ | 988,51 $ |
| Immobilisations corporelles | 345,59 $ | 272,20 $ | 256,97 $ |
| Investissements à long terme | 2 912,10 $ | 2 620,41 $ | 2 246,21 $ |
| Ecarts d’acquisition et actifs incorporels | 3 309,68 $ | 2 769,70 $ | 2 586,19 $ |
| Autres actifs à long terme | 4 575,28 $ | 4 573,23 $ | 4 670,76 $ |
| Total des actifs à long terme | 8 990,84 $ | 8 328,41 $ | 8 166,03 $ |
| Actif total | 11 902,94 $ | 10 948,82 $ | 10 412,23 $ |
| Passifs | |||
| Total Passifs Courants | 3 008,35 $ | 3 257,15 $ | 2 493,31 $ |
| Dette à long terme | 3 789,13 $ | 3 343,98 $ | 4 086,63 $ |
| Autres passifs non courants | 660,67 $ | 719,74 $ | 787,06 $ |
| Total Passifs à long terme | 4 795,50 $ | 4 392,12 $ | 5 161,69 $ |
| Total Passifs | 7 803,86 $ | 7 649,28 $ | 7 655,00 $ |
| Capitaux propres | |||
| Actions ordinaires nettes | 221,55 $ | 221,55 $ | 221,55 $ |
| Bénéfices non répartis (Déficit accumulé) | 4 562,26 $ | $3,589.78 | |
| Résultat global | -230,08 $ | -252,33 $ | -249,22 $ |
| Autres capitaux propres | 4 099,09 $ | 3 299,54 $ | 3 299,54 $ |
| Total des capitaux propres | 11 902,94 $ | 10 948,82 $ | 10 412,23 $ |
| Total du passif et des capitaux propres | 11 902,94 $ | 10 948,82 $ | 10 412,23 $ |
La balance de vérification est un état interne qui enregistre les soldes de clôture de tous les comptes du grand livre à une date donnée. Une entreprise doit s’assurer que tous les soldes débiteurs et créditeurs sont équilibrés, conformément aux principes de la comptabilité en partie double. Si les côtés débit et crédit ne s’équilibrent pas, cela indique de potentielles erreurs comptables.
Les balances de vérification sont généralement établies mensuellement ou trimestriellement afin que les entreprises puissent identifier et corriger proactivement les erreurs dans les livres comptables. Cet état comptable constitue l’une des méthodes les plus directes pour détecter et corriger les erreurs. Cependant, bien que la balance de vérification soit utile pour détecter certaines erreurs, elle pourrait ne pas identifier toutes les anomalies, particulièrement lorsque les écritures débit et crédit sont toutes deux inexactes.
Une balance de vérification comporte deux colonnes – une pour le débit et une pour le crédit – et les transactions sont enregistrées dans l’une ou l’autre de ces colonnes. Toute transaction débitera un compte du grand livre et en créditera un autre. Voici les règles générales d’enregistrement des transactions :
Ainsi, si une entreprise vend ses marchandises et encaisse de l’argent, cela augmentera le compte d’actif (trésorerie) et le compte de ventes ou de produits. Par conséquent, l’entreprise débitera le compte de trésorerie et créditera le compte de produits. Cette double inscription au débit et au crédit assure le respect du principe de la partie double en comptabilité.
Bien qu’étant un outil comptable essentiel garantissant l’exactitude arithmétique des livres comptables, une balance de vérification ne peut pas :
Supposons qu’une entreprise technologique, XYZ Inc., prépare une balance de vérification pour l’année se terminant en 2024, listant tous les comptes du grand livre avec leurs soldes débiteurs et créditeurs respectifs.
| XYZ Inc. | ||
| Balance de vérification | ||
| Au 31 décembre 2024 | ||
| Compte | Débit ($) | Crédit ($) |
| Espèces | 5,000 | |
| Comptes clients | 2,500 | |
| Inventaire | 3,200 | |
| Loyer payé d’avance | 1,000 | |
| Équipement | 8,000 | |
| Comptes fournisseurs | 1,800 | |
| Effets à payer | 2,500 | |
| Capital | 12,400 | |
| Chiffre d’affaires | 4,000 | |
| Revenus d’intérêts | 2,800 | |
| Charges de loyer | 1,000 | |
| Dépenses de services publics | 500 | |
| Charges salariales | 2,000 | |
| Total | 23,200 | 23,200 |
Le côté débit comprend la trésorerie, les comptes clients, les stocks, les loyers payés d’avance, l’équipement, les dépenses de loyer, les dépenses de services publics et les salaires versés. De même, le total des crédits comprend les comptes fournisseurs, les effets à payer, le capital et les revenus des ventes.
Une balance de vérification répertorie les soldes de clôture de tous les grands livres à une date spécifique. En revanche, un bilan utilise la balance de vérification ajustée comme source pour résumer la situation financière à la fin d’une période comptable. . Alors que la balance de vérification permet de vérifier l’exactitude mathématique des livres comptables, le bilan met en évidence la santé financière et la valeur nette d’une entreprise.
Voici les principales différences entre la balance de vérification et le bilan :
Une balance de vérification agrège les transactions de tous les comptes du grand livre pour aider à identifier les erreurs comptables et obtenir une image nuancée des soldes des comptes. En revanche, un bilan regroupe les soldes par catégories d’actifs, de passifs et de capitaux propres pour fournir un aperçu de la situation financière d’une entreprise à un moment donné.
Un bilan est préparé pour se conformer aux règles fournies par les normes comptables comme les GAAP ou les IFRS, tandis qu’une balance de vérification suit le système de comptabilité en partie double. Un bilan est divisé en deux parties, l’une présentant l’actif et l’autre exposant le passif et les capitaux propres. Un bilan est divisé en deux parties, l’une présentant l’actif et l’autre exposant le passif et les capitaux propres.
La balance de vérification est un document interne qui permet de détecter les erreurs comptables. Si les débits égalent les crédits, cela signifie que l’entreprise maintient une comptabilité arithmétiquement exacte, bien que des erreurs puissent encore subsister à ce stade.
En revanche, le bilan est établi à la fois pour les utilisateurs internes et externes tels que les parties prenantes, les investisseurs et les auditeurs, leur permettant d’obtenir un aperçu de la situation financière et de la valeur nette de l’entreprise à un moment donné.
Le bilan fait partie des états financiers définitifs permettant d’évaluer la santé financière de l’entreprise. La balance de vérification, quant à elle, assure l’exactitude du grand livre et constitue la base pour l’établissement des rapports financiers, y compris les bilans et les comptes de résultat.
La préparation de balances de vérification et de bilans sur tableur pour de nombreux comptes n’est pas viable car elle présente de multiples difficultés : absence de mises à jour en temps réel, augmentation des erreurs, rapprochements inexacts, etc. Pour gérer ces défis, les entreprises devraient utiliser un logiciel comptable qui facilitera l’équilibrage des comptes, organisera les données selon le format requis et auditera toutes les transactions de manière efficace et rapide.
Cependant, les logiciels comptables traditionnels présentent de nombreuses limitations. Ils sont souvent difficiles à intégrer aux ERP ou CMS existants de l’entreprise, et les comptables doivent saisir manuellement les transactions puis les faire correspondre pour garantir l’exactitude. Plus important encore, ces logiciels n’offrent que peu ou pas de fonctionnalités de personnalisation. Cela signifie que s’il reste des erreurs lors de la saisie des chiffres depuis les ERP, il n’existe aucun autre moyen de les corriger sauf à reprendre l’état depuis le début.
C’est là qu’interviennent les fonctionnalités des logiciels de clôture comptable comme LiveCube. C’est une plateforme sans code qui vous aide à créer des modèles personnalisés, faciles à utiliser et similaires à Excel pour les écritures de journal et la balance de vérification, où les entreprises peuvent suivre leurs progrès et prendre des mesures. Les comptables peuvent télécharger le modèle de feuille de calcul à partir du logiciel de clôture, préconfiguré selon le format existant. Ils peuvent ensuite remplir le modèle avec les résultats du travail et le joindre à la tâche de rapprochement. Après cela, le modèle publiera automatiquement les entrées dans l’ERP.
En utilisant l’application LiveCube, les comptables peuvent créer un tableau qui capture toutes les informations nécessaires pour enregistrer la transaction dans l’ERP. Une fois configurée, la table sera disponible pour toutes les tâches de clôture et de rapprochement. Par exemple, si une entreprise souhaite rapprocher les écritures bancaires de ses clients, les résumés des opérations pour les éléments identifiés sont créés dans un format d’écriture de journal en utilisant LiveCube et peuvent être reportés dans l’ERP.
Les entreprises peuvent automatiser les modèles d’écriture de journal avec une configuration unique du modèle et automatiser la comptabilisation des écritures de journal dans les systèmes ERP source. Ainsi, les analystes et les comptables bénéficient d’une intervention manuelle réduite grâce à l’automatisation de la préparation des données à partir des modèles LiveCube, et au suivi de toutes les écritures comptables et des reports de balance de vérification depuis un espace de travail unique
De plus, LiveCube intègre non seulement des systèmes sources comme l’ERP, mais aussi d’autres systèmes tiers pour extraire les données des grands livres et des sous-grands livres. Par exemple, les données relatives aux frais de déplacement peuvent être automatiquement extraites d’Expensify grâce à une connexion préétablie. Il importera également de manière transparente les données récapitulatives et transactionnelles au niveau des lignes d’articles à partir des systèmes de grand livre général et de sous-grand livre tels que les comptes clients, les immobilisations et les comptes fournisseurs. Les entreprises pourront également extraire des données transactionnelles et de référence des domaines logistiques, telles que les factures de vente, l’historique des bons de commande et les détails des UGS.
Un logiciel de clôture comptable robuste comme HighRadius offre aux entreprises plus de 100 modèles LiveCube avec une interface de feuille de calcul configurée qui met automatiquement à jour les calculs chaque fois que les données sources changent, permettant ainsi d’économiser du temps et d’augmenter la productivité. Par exemple, la comptabilisation des frais de déplacement peut impliquer l’affectation du commercial au bon centre de coûts et la synthèse des dépenses par catégorie de frais.
HighRadius propose une solution Record to Report basée sur le cloud qui aide les professionnels de la comptabilité à rationaliser et automatiser le processus de clôture financière pour les entreprises. Nous avons aidé des équipes comptables du monde entier avec la clôture de fin de mois, les rapprochements, la gestion de la saisie du journal, la comptabilité interentreprises et les rapports financiers.
Notre Logiciel de gestion de la clôture financière est conçu pour créer des plans détaillés de clôture de fin de mois avec des tâches de clôture spécifiques qui peuvent être assignées à divers professionnels de la comptabilité, réduisant ainsi le temps de clôture de fin de mois de 30%. L’espace de travail est connecté et permet aux utilisateurs d’attribuer et de suivre les tâches pour chaque catégorie de tâches de clôture pour la saisie, la révision et l’approbation avec les parties prenantes. Il permet aux utilisateurs d’extraire et d’ingérer automatiquement des données, et d’utiliser des formules sur ces données pour les traiter et les transformer.
Notre logiciel de rapprochement bancaire fournit un ensemble de formules prêtes à l’emploi qui permettent de configurer des règles de correspondance et de faire correspondre des transactions au niveau des lignes à partir de sources de données multiples et de créer des modèles pour automatiser le traitement de diverses transactions nécessaires à la clôture du mois. Notre solution a la capacité de préparer et de publier des écritures comptables, qui seront automatiquement enregistrées dans l’ERP, automatisant ainsi 70% de votre processus de rapprochement bancaire.
Notre logiciel de gestion des anomalies alimenté par l’IA aide les professionnels de la comptabilité à identifier et rectifier les potentielles ‘Erreurs et Omissions’ tout au long de la période financière afin que les équipes puissent éviter le rush de fin de mois. L’algorithme d’IA apprend continuellement grâce à une boucle de rétroaction qui, à son tour, réduit les fausses anomalies. Nous permettons aux équipes comptables de travailler de manière plus efficace, précise et collaborative, leur permettant ainsi d’apporter une plus grande valeur aux processus comptables de leurs organisations.
Une balance de vérification répertorie tous les soldes débiteurs et créditeurs du grand livre général d’une entreprise. Un bilan regroupe par catégories les actifs, passifs et capitaux propres et présente la valeur nette de l’entreprise. Un compte de résultat met en évidence la performance financière et détaille les produits, coûts et charges.
Non. La balance de vérification constitue la première étape pour établir le bilan et le compte de résultat et sert à vérifier l’exactitude de tous les comptes du grand livre. Le bilan présente la valeur nette d’une entreprise, tandis que le compte de résultat met en évidence sa rentabilité et sa performance financière.
Non, une balance de vérification n’est pas identique au bilan. Une balance de vérification est un document interne qui enregistre les soldes de clôture de tous les comptes du grand livre. Le bilan utilise la balance de vérification comme source pour agréger tous les soldes de fin de période et présenter la valeur nette de l’entreprise.
Une entreprise devrait examiner régulièrement sa balance de vérification pour identifier rapidement les anomalies. En général, les entreprises doivent examiner leur balance de vérification à la fin de chaque période comptable, soit mensuelle, trimestrielle ou annuelle selon leurs besoins. Les entreprises peuvent également l’examiner après toute transaction ou ajustement important.
Classé en tête pour sa capacité d'exécution et le plus avancé dans sa vision globale, pour la troisième année consécutive. Gartner déclare : « Les leaders mettent en œuvre avec succès leur vision et sont bien préparés pour l'avenir.”
HighRadius se distingue en tant que Leader dans le rapport IDC MarketScape pour les logiciels d'automatisation des comptes clients au service des grandes et moyennes entreprises. Le rapport IDC souligne l’intégration du Machine Learning dans les produits de gestion des comptes clients de HighRadius, ce qui renforce les capacités de rapprochement des paiements, de gestion du crédit et de prévision de trésorerie.
Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Nous avons vu les coûts des services financiers diminuer de 2,5 millions de dollars tandis que le volume, la qualité et la productivité augmentent.
Colleen Zdrojewski
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