ERP vs Logiciel de Comptabilité : Principales Différences et Intégration

Introduction

Alors que les marchés continuent d’évoluer, il est devenu nécessaire pour les organisations d’affiner leurs processus afin de rester proactives et de répondre aux besoins de la transformation numériques. Bien que le logiciel de planification des ressources de l’entreprise (ERP) joue un rôle clé dans l’automatisation et la rationalisation des processus entre les différents services en centralisant les données, son intégration avec d’autres logiciels lui permet d’optimiser les opérations et d’obtenir des informations commerciales essentielles. 

L’intégration d’un ERP avec les systèmes comptables assure la solidité des opérations financières. Cela garantit en outre que les processus comptables sont efficaces, précis et agiles. Le logiciel de comptabilité du système ERP offre une solution globale facilitant des procédures comptables optimales et la transparence des données. Pour exploiter pleinement le potentiel des intégrations ERP en termes d’efficacité, d’innovation et de croissance à long terme, les organisations doivent s’assurer d’avoir choisi le bon système ERP en fonction de leurs objectifs, tout en restant informées des facteurs clés à prendre en compte pour réussir l’intégration. 

Dans ce blog, nous verrons quelles sont les principales différences entre les systèmes ERP et les systèmes comptables, les critères clés à prendre en compte lors de la sélection d’un système ERP et les avantages qu’offre aux entreprises l’intégration d’un système ERP avec les systèmes comptables.

Que sont les systèmes de comptabilité ERP ?

Les systèmes de comptabilité ERP sont des configurations logicielles intelligentes qui gèrent et relient les activités clés de l’entreprise, comme la comptabilité, les finances, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement, et plus encore. Les systèmes ERP peuvent partager des informations rapidement et avec précision dans tous les services, sans accroc et en temps réel.

Un logiciel de comptabilité intégré à un système ERP, contrairement à un logiciel de comptabilité traditionnel, qui se concentre principalement sur les transactions financières et les rapports, va au-delà de ces limites en intégrant les aspects opérationnels dans un cadre cohérent et centralisé. Dans cette architecture numérique, la gestion financière est intégrée de manière transparente avec les ressources humaines, la logistique de la chaîne d’approvisionnement, les opérations de fabrication, les efforts de vente et la gestion de la relation client, créant ainsi une approche holistique de l’administration des affaires.

Que fait un système ERP ?

Les systèmes ERP automatisent et rationalisent des activités commerciales importantes telles que le contrôle des stocks, le traitement des commandes et la gestion de la relation client. Ils favorisent la prise de décision, améliorent la productivité et la visibilité des opérations de l’entreprise en intégrant les données de différents domaines fonctionnels dans une base de données unique.

Les automatisations des systèmes ERP permettent une visibilité et des informations en temps réel en intégrant les données de divers départements dans un référentiel unique, fournissant aux décideurs les connaissances nécessaires pour naviguer dans les complexités du scénario de marché actuel avec précision et agilité. En substance, le logiciel de comptabilité du système ERP sert de centre nerveux à l’organisation, favorisant la synergie entre les différents services et propulsant l’efficacité, la production et la rentabilité vers de nouveaux sommets. Décortiquons cela pour mieux comprendre :

1. Gestion de la relation client (CRM)Le logiciel comptable se concentre principalement sur les opérations financières, tandis que les solutions comptables ERP vont au-delà en intégrant la gestion de la relation client (CRM). De cette façon, les entreprises seraient en mesure d’améliorer le service et l’assistance client car elles peuvent stocker des informations sur les clients, l’historique des achats et les registres de paiement dans leur ERP.
2. Rapports financiers améliorésDes analyses en temps réel de la performance financière, du flux de trésorerie et de la rentabilité d’une organisation peuvent être calculées et stockées grâce aux systèmes comptables de l’ERP. Ces systèmes génèrent des rapports personnalisés en fonction des besoins de l’organisation, offrant ainsi la possibilité d’analyser les tendances et les domaines nécessitant une amélioration pour prendre des décisions stratégiques basées sur des données précises.
3. Centralisation des donnéesL’un des plus grands avantages des systèmes de comptabilité ERP est qu’ils ont tendance à centraliser les données. Dans les logiciels de comptabilité traditionnels, les différents départements conservent leurs propres feuilles de calcul et registres. Un système de comptabilité ERP, en revanche, garantit que toutes les informations financières restent dans une base de données unique, qui sera mise à la disposition des utilisateurs accrédités au sein de l’organisation. Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données et garantit l’intégrité et l’exactitude des données.

Composants des systèmes ERP

Aujourd’hui, les systèmes ERP constituent l’épine dorsale des opérations d’une entreprise, ils relient harmonieusement plusieurs éléments pour améliorer les process et l’efficacité de l’entreprise. Les systèmes ERP sont basés sur des modules finement conçus, dont chacun joue un rôle spécialisé indispensable à la performance organisationnelle. Les finances et la comptabilité, les ressources humaines et la gestion de la chaîne d’approvisionnement sont les composants clés des systèmes ERP qui travaillent ensemble pour leur permettre d’optimiser les opérations commerciales. Décortiquons ces composants :

• Finance et comptabilité : Gère les transactions financières, y compris le grand livre, les comptes fournisseurs et clients, la budgétisation et les rapports financiers.
• Ressources Humaines : L’ERP est responsable de la gestion des informations du personnel, de la paie, de l’administration des avantages sociaux, du recrutement et de la gestion des performances.
• Gestion de la chaîne d’approvisionnement : Responsable de la gestion des achats, de la gestion des stocks, de la prévision de la demande, de la gestion des relations avec les fournisseurs et de la logistique.
• Fabrication : Supervise la planification de la production, l’ordonnancement, le contrôle de l’atelier, la gestion de la qualité et la maintenance.
• Ventes et marketing : Gère les prospects, les opportunités, les commandes de vente, la tarification, les promotions et les interactions avec les clients.
• Gestion de la Relation Client (CRM) : Gère les données clients, les processus de vente, les campagnes marketing et les interactions du service client.

Quels sont les avantages et les inconvénients des ERP ?

À mesure que les entreprises abordent les changements complexes de la transformation numérique, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité intégré à un système ERP s’impose comme une approche essentielle pour garantir le succès des opérations de l’entreprise. Les systèmes ERP présentent plusieurs avantages, permettant aux entreprises de rationaliser les processus, d’améliorer la prise de décision et de stimuler la croissance. Cependant, parallèlement à ces avantages, il existe également des défis et des obstacles qui doivent être soigneusement pris en compte. Comprendre les avantages et les inconvénients des ERP est essentiel pour les entreprises qui envisagent de déployer des solutions ERP.

Avantages de l’ERP

• Amélioration de l’efficacité et de la productivité grâce à l’automatisation en éliminant les tâches et les flux de travail répétitifs.
• Amélioration de l’exactitude et de l’intégrité des données en fournissant une source d’information unique pour l’entreprise.
• Permet un accès rapide aux informations critiques pour prendre des décisions en temps réel.
• Élimine les erreurs humaines et les retards grâce à des processus rationalisés.
• Évolutivité pour la croissance de l’entreprise grâce à l’adaptabilité, pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise.

Inconvénients de l’ERP

• Investissement initial élevé : Joue un rôle majeur en termes de coût initial de l’application, de licences logicielles et de formation impliquée dans le processus.
• Mise en place et personnalisation complexes : implique de multiples personnalisations, de la programmation et des essais pour la mise en place.
• Résistance potentielle au changement de la part des employés : Concerne à la fois les valeurs culturelles remises en question et le changement de gestion de l’organisation.
• Dépendance à l’égard de l’assistance et des mises à jour du fournisseur : Il s’agit des activités de support en cours, telles que les mises à jour et les mises à niveau, dont le fournisseur du progiciel de gestion intégré est responsable.

Systèmes ERP les plus courants

En ce qui concerne les solutions logicielles d’entreprise, plusieurs noms s’imposent comme les leaders, fournissant des logiciels hautement personnalisables à des entreprises de toutes tailles, opérant dans presque tous les secteurs. Les logiciels de comptabilité des systèmes ERP sont désormais indissociables des piliers organisationnels qui assurent la solidité, l’évolutivité et la fiabilité des opérations des organisations. 

Qu’il s’agisse d’une grande entreprise ou d’une startup en pleine croissance, les options en matière de solutions ERP sont nombreuses. Les solutions ERP sont présentes sous toutes les formes, et la seule chose que les organisations doivent décider, c’est quelle solution choisir pour répondre à leurs besoins. La connaissance des principaux systèmes ERP disponibles est essentielle pour les entreprises modernes, qui s’efforcent d’utiliser les nouvelles technologies numériques à des fins de croissance et d’innovation. Voici quelques-unes des solutions ERP les plus courantes sur le marché.

SAP ERP | Oracle ERP Cloud | Microsoft Dynamics 365 | NetSuite | Infor ERP

Comment choisir un système ERP ?

Lorsque vous choisissez un progiciel de comptabilité intégré, tenez compte des besoins de votre entreprise, de l’évolutivité, des capacités d’intégration du logiciel de comptabilité, de la réputation du fournisseur, du coût total de possession et des services d’assistance. Décortiquons cela :

1. Évaluer les besoins de l’entrepriseCommencez par analyser les besoins spécifiques de votre entreprise, qui incluent le type et la taille de l’entreprise, le secteur d’activité et le niveau de complexité opérationnelle. Identifiez les principaux problèmes qui entravent votre organisation et déterminez les fonctions ERP qui vous aideront à résoudre ces problèmes.
2. Définir les objectifsPrenez du recul et listez les objectifs de la mise en place du progiciel de comptabilité intégrée ERP en particulier. L’objectif peut être d’améliorer l’efficacité, de renforcer la visibilité des données ou de veiller à ce que l’entreprise puisse se conformer à un ensemble de réglementations. Ce parcours sera déterminé par l’établissement d’une feuille de route claire.
3. Évaluer l’évolutivitéAnalysez le niveau d’évolutivité du logiciel de comptabilité du système ERP choisi afin de garantir qu’il est prêt à suivre l’expansion et la croissance de l’entreprise. Identifiez les outils qui pourraient être adaptés sans effort pour répondre aux changements dans les besoins commerciaux de votre entreprise et à la croissance de votre entreprise.
4. Évaluer les capacités d’intégrationFaites une évaluation axée sur les capacités du système ERP à s’intégrer aux applications logicielles existantes, telles que les CRM, les logiciels de comptabilité et d’autres outils externes. 
5. Faites des recherches sur la réputation du fournisseurÉtudier et analyser la fiabilité et la réputation des fournisseurs d’ERP sur le marché. Évaluer des critères tels que la fiabilité du fournisseur, la satisfaction du client et l’expertise dans un secteur spécifique pour choisir votre prestataire.
6. Évaluez le coût total de possession (CTP)Calculez le coût total de possession qui implique les coûts initiaux, les frais de planification et d’installation ainsi que les frais périodiques d’entretien et de support. Le coût total de possession (CTP) doit être le paramètre d’évaluation utilisé pour comparer les solutions ERP et faire le meilleur choix.
7. Tenez compte de l’expérience utilisateurL’expérience utilisateur est l’un des facteurs vitaux pour la bonne adaptation d’un système ERP. Assurez-vous que le système est pratique, simple et flexible afin de faciliter l’adoption du système par les utilisateurs et faciliter leur travail.
8. Évaluez la personnalisation et la flexibilitéÉvaluez le niveau d’adaptabilité et de flexibilité fourni par l’outil ERP et sa capacité à répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Recherchez des alternatives dans lesquelles, après la mise en place, il y a la possibilité de personnaliser davantage les paramètres du système tout en garantissant un niveau élevé de stabilité et de performance.
9. Sécurité et conformitéLa sécurité des données et la conformité sont les facteurs les plus importants qui nécessitent une attention lors de la sélection d’un système ERP. Assurez-vous que le système répond à la fois aux normes et exigences du marché. Le système ERP doit avoir des mesures de sécurité solides pour protéger contre les fuites de données potentielles.
10. Demandez des démonstrations et des référencesFaites une demande aux fournisseurs ERP pour des démonstrations de produits et demandez les avis des utilisateurs pour avoir un aperçu de l’utilisation pratique, de l’application et des performances du système en conditions réelles. Analyser les avis des utilisateurs, permet d’établir des informations importantes sur les activités du prestataire et d’autres aspects tels que le support client.

Différences entre les systèmes ERP et les logiciels de comptabilité

Alors que le logiciel de comptabilité est un système autonome qui sert uniquement aux transactions financières et à la création de rapports, les systèmes ERP offrent une plus large gamme de fonctionnalités, couvrant différentes fonctions commerciales dans toute l’organisation, y compris la gestion au-delà de la comptabilité. Ci-dessous, nous examinerons certaines des principales différences entre les systèmes ERP et les logiciels de comptabilité :

Aspect	Systèmes ERP	Logiciel de comptabilité
Portée	Complet, couvrant plusieurs fonctions et départements.	Axé principalement sur les transactions financières et la génération de rapports.
Fonctionnalité	Offre une large gamme de fonctionnalités au-delà de la comptabilité, y compris les ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la relation client, etc.	Se concentre principalement sur des tâches comptables telles que le grand livre, les comptes clients et fournisseurs.
Intégration	S’intègre à divers processus commerciaux et modules au sein de l’organisation.	Peut avoir des capacités d’intégration limitées avec d’autres systèmes non comptables.
Évolutivité	Évolutif pour s’adapter à la croissance et à l’expansion dans toute l’organisation.	Peut manquer d’évolutivité pour gérer des processus commerciaux complexes et des opérations de mise à grande échelle.
Complexité	Typiquement plus complexe et nécessite une mise en place et une personnalisation étendues.	Généralement plus simple à mettre en place et à utiliser, avec une personnalisation plus facile.
Coût	Coûts initiaux plus élevés et dépenses d’entretien continues.	Coûts initiaux plus bas et frais de maintenance.

Différences entre les déploiements d’ERP sur site et dans le Cloud

Contrairement aux solutions hébergées ou basées sur le cloud, les systèmes ERP sur site sont déployés sur les serveurs de l’entreprise, ce qui facilite le contrôle des données et des logiciels et permet également une plus grande personnalisation. Toutefois, le coût initial soit le principal inconvénient, les organisations optant pour cette option, devront faire un investissement initial important pour l’achat du matériel et la maintenance. Contrairement aux systèmes ERP sur site, qui manque de souplesse, d’accessibilité et ont un coût initial élevé, les systèmes ERP basés sur le cloud offrent flexibilité, accessibilité et un coût initial bas ; toutefois, le cloud présente des défis tels que le compromis de la sécurité des données et a une personnalisation limitée.

Aspect	ERP sur site	ERP Cloud
Déploiement	Installé et hébergé sur les propres serveurs de l’entreprise.	Hébergé et géré par le prestataire ERP ou un prestataire tiers.
Accessibilité	Accessible uniquement depuis le réseau de l’entreprise.	Accessible depuis n’importe quel endroit avec une connexion Internet.
Scalabilité	Une évolutivité limitée nécessite du matériel et une infrastructure supplémentaires pour l’expansion.	Hautement évolutif, peut facilement s’adapter aux fluctuations de la demande et à la croissance de l’entreprise.
Coûts initiaux	Coûts initiaux plus élevés pour le matériel, les licences logicielles et la mise en place.	Coûts initiaux plus bas, généralement basés sur un modèle d’abonnement ou de paiement à l’utilisation.
Maintenance	Nécessite une maintenance continue, des mises à jour et un support informatique.	Le fournisseur s’occupe de la maintenance, des mises à jour et de la gestion de l’infrastructure.
Personnalisation	Offre une plus grande personnalisation et un meilleur contrôle sur le système.	Options de personnalisation limitées et configurations standardisées.
Sécurité	La sécurité des données, gérée en interne, peut soulever des préoccupations concernant les violations de données.	Le prestataire garantit des mesures de sécurité robustes, y compris le cryptage des données et des certificats de conformité.

Pouvez-vous intégrer les systèmes ERP aux logiciels de comptabilité ?

Oui, un système ERP peut également être lié à un logiciel de comptabilité pour améliorer l’efficacité des processus financiers, maintenir l’exactitude des données et améliorer les rapports. L’intégration du logiciel de comptabilité facilite une communication directe entre différents systèmes, ce qui garantit par conséquent l’exactitude du transfert des données financières, la qualité des transactions et la génération de rapports. 

L’intégration des ERP avec le logiciel de comptabilité aide à accélérer les processus internes, à réduire le travail manuel et les calculs, et à transformer les données financières en tableau unique pour des enregistrements clairs de la situation financière de l’entreprise. En combinant avec précision le logiciel ERP et le logiciel de comptabilité en utilisant des outils et méthodologies d’intégration appropriés, les gérants d’entreprise sont en mesure d’utiliser cette ressource puissante, ce qui améliorera également les processus de gestion financière de l’entreprise pour aider la croissance de l’entreprise. L’image ci-dessous capture cette essence et les avantages de l’intégration des systèmes ERP avec des logiciels de comptabilité :

Si vous ne l’aviez pas envisagé auparavant, vous pouvez et devez combiner votre système ERP avec votre logiciel de comptabilité pour plusieurs raisons. Sur la base de l’image ci-dessus, nous savons maintenant que cette intégration présente de nombreux avantages à considérer, comprenons-les et leur fonctionnement un peu mieux :

1. Meilleur flux de trésorerieAvec la comptabilité, surtout en ce qui concerne les paiements, dans le système de paiement ERP existant, vous pouvez accélérer les recouvrements. Vous trouvez exactement ce qui a été payé et ce qui n’a pas été payé, et résolvez donc plus rapidement les paiements en retard et manqués. Cela améliore immédiatement le flux de trésorerie de votre entreprise car vous êtes payé plus rapidement.
2. Sécurité accrueSpécialisées dans la réception de paiements de manière sûre et sécurisée, ces solutions intégrées de traitement des paiements comptables réduisent les risques de violations de données et de fraudes numériques, tout en gardant le contrôle sur vos processus. Et avec l’élimination de la plupart des actions manuelles du processus de paiement, cela réduit également le risque de menaces internes.
3. Traitement des transactions efficace et rationaliséVous avez un système ERP intégré avec une solution de paiement des comptes clients, offrant ainsi une plateforme unique pour les paiements à travers toute votre entreprise. Vous enverrez des factures et recevrez des paiements dans le même flux de travail. Cela signifie que tout votre processus peut être géré, visualisé et analysé au même endroit.
4. Gain de temps & ArgentL’intégration de votre logiciel de comptabilité dans le système de votre ERP élimine totalement la participation humaine dans le processus d’automatisation de vos processus de paiement. Cela inclut l’élimination de la saisie manuelle des données, économisant ainsi du temps et réduisant la corvée pour vos employés, ce qui à son tour redirige leurs efforts vers des activités plus stratégiques et impactantes. C’est meilleur pour leur moral (et leur fidélisation) ça permet à l’entreprise d’économiser de l’argent en nécessitant moins de main-d’œuvre pour gérer le processus d’acceptation des paiements.

Comment HighRadius s’intègre aux principaux systèmes ERP

En conclusion, la comptabilité moderne nécessite d’utiliser la puissance des packages de comptabilité intégrés aux ERP et des systèmes interconnecté de manière fluide. HighRadius, avec son expertise et son intégration fiable à l’échelle du système, permet aux entreprises d’améliorer leurs opérations financières et de garantir une productivité, une agilité, une efficacité et une précision accrues. Avec nos capacités d’intégration avancées, nos solutions flexibles et adaptables et Solutions Record to Report, nous veillons à ce que les entreprises restent compétitives dans un environnement commercial en constante évolution.

En plus de fournir une intégration avec les principaux systèmes ERP (SAP ERP, Oracle ERP Cloud, Microsoft Dynamics 365, NetSuite et Infor ERP), HighRadius permet une connexion facile avec divers autres systèmes dans différents secteurs. Grâce à une forte extensibilité et des API ouvertes, HighRadius permet une transmission de données bidirectionnelle entre l’ERP et d’autres solutions financières de HighRadius, notamment la Gestion de la clôture financière, le Rapprochement bancaire, la Gestion des anomalies, la Gestion de trésorerie, la Gestion du Crédit et la Gestion des Recouvrements.

FAQ

1) Quelles sont les trois approches de l’intégration ERP ?

Une intégration ERP, une fois déployée, ferait en sorte que les systèmes intégrés alimentent automatiquement un environnement de dépôt central chaque fois que les données sont mises à jour. Les trois approches les plus courantes sont :

• Intégration point à point
• Intégration par middleware
• Entrepôt de données

2) Comment l’ERP est-il utilisé en comptabilité ?

L’ERP signifie planification des ressources d’entreprise, qui est un type de logiciel de gestion d’entreprise. Les logiciels ERP automatisent les processus comptables. Ils sont utilisés en comptabilité pour automatiser les processus financiers, gérer les comptes clients et fournisseurs &, générer des rapports financiers et assurer la conformité réglementaire.

3) L’intégration ERP peut-elle être personnalisée selon les besoins spécifiques de l’entreprise ?

Oui, l’intégration peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise, y compris la cartographie des données, l’automatisation des flux de travail et la personnalisation de l’interface utilisateur. Des systèmes ERP personnalisés peuvent être intégrés avec des applications et des systèmes de flux de travail existants, offrant une meilleure expérience utilisateur pour les clients et les employés.

4) L’ERP peut-il être intégré à n’importe quel système comptable ?

Un système comptable intégré est un type de logiciel qui incorpore des fonctions clés de comptabilité financière dans une application unique. HighRadius offre des options d’intégration flexibles et peut travailler avec un large éventail de systèmes.