Si vous travaillez dans la finance ou que vous gérez une entreprise, vous savez que les comptes clients ne sont pas simplement une ligne dans votre bilan. C’est essentiel pour maintenir un flux de trésorerie sain et crucial pour la durabilité de votre entreprise.
Cependant, le gérer efficacement peut être une tâche complexe, pleine de défis, allant des paiements retardés aux erreurs de rapprochement.
Dans ce guide pratique, nous allons vous expliquer ce que sont les comptes clients, les étapes du flux de travail des comptes clients et les indicateurs clés de performance pour une bonne gestion de comptes clients réussies.
De plus, nous partagerons avec vous des modèles gratuits de comptes clients pour faciliter la mise en place. Commençons.
Avant de plonger dans le flux de travail des comptes clients, clarifions ce que sont les comptes clients pour nous assurer que nous maîtrisons les bases.
Les comptes clients font référence aux factures impayées que votre entreprise a, représentant l’argent que vos clients vous doivent pour des biens ou services qui ont été fournis mais non payés.
C’est une sorte de reconnaissance de dettes à court terme de vos clients. Gérer efficacement les comptes clients est crucial pour le flux de trésorerie, car cela représente des revenus que vous avez gagnés mais que vous n’avez pas encore perçus. C’est un actif sur votre bilan que vous voudrez convertir en liquidités le plus rapidement possible.
Le flux de travail des comptes clients (AR) est un ensemble systématique d’actions que les entreprises suivent pour facturer les clients, suivre les paiements et collecter les fonds dus pour les biens ou services fournis. Il agit comme un lien entre les ventes et les revenus, garantissant que les transactions soient complètes grâce à des paiements en temps voulu.
Ce processus est essentiel pour convertir les ventes en revenus réels, vitaux pour la santé financière et la croissance d’une entreprise.
Pour bien comprendre le processus, vous devez être familiarisé avec toutes les étapes que nous allons aborder en détail dans la section ‘Étapes du processus des comptes clients’.
Le flux de travail des comptes clients (AR) est bien plus qu’un simple ensemble de tâches administratives ; c’est un élément critique de la santé financière de votre entreprise. Bien que les activités principales puissent sembler simples—
-Chacune de ces tâches peut s’avérer très complexe, en particulier si votre équipe comptes clients navigue dans des flux de travail manuels.
Il ne s’agit pas de seulement suivre des transactions individuelles ; dans un contexte plus large, le flux de travail des comptes clients concerne surtout l’entretien en continu des relations clients et la sécurisation d’un flux de trésorerie constant.
Ci-dessous, nous décomposons le processus en 8 étapes complètes, vous offrant une feuille de route pour une gestion efficace du processus des comptes clients.
Lorsque un client décide de faire un achat, il enverra généralement un bon de commande. Une fois approuvé, une commande est générée, servant de contrat détaillant les biens ou services, leur quantité, leur prix et d’autres conditions de vente. Avant de procéder, il est crucial d’évaluer la solvabilité du client.
Avant même d’envoyer une facture, il est crucial d’évaluer la solvabilité de vos clients. C’est particulièrement important lorsque les transactions impliquent des sommes importantes et des conditions de paiement prolongées.
Un processus de demande de crédit complet est essentiel pour évaluer le risque de crédit associé à chaque client. En fonction de votre politique de crédit d’entreprise, vous pouvez approuver ou refuser le crédit, ou suggérer d’autres méthodes de paiement. De plus, ce processus peut varier selon qu’il s’agit d’un nouveau client ou d’un client existant.
Mettez en œuvre un processus de demande de crédit qui s’aligne sur la politique de crédit documentée de votre entreprise. Ce processus peut prendre quelques jours et doit évaluer la stabilité financière et l’historique de paiement du client.
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Révisez périodiquement les conditions de crédit pour les clients existants, surtout si le volume de leurs commandes augmente ou si leur comportement de paiement change. Cela garantit que vous n’exposez pas votre entreprise à des risques inutiles.
Une facture sert de document définitif d’achat d’un client, indiquant combien est dû et la date d’échéance du paiement. Plus vous pouvez envoyer la facture rapidement, plus tôt vos conditions de paiement commencent, donc il est bénéfique d’automatiser cette étape autant que possible.
Les retards de paiements sont une triste réalité. Un processus de recouvrement structuré aide à suivre les clients qui ont des factures en retard. La fréquence et la nature de ces relances peuvent varier en fonction de l’historique de paiement du client et du montant dû.
Voici quelques délais couramment utilisés par les entreprises pour effectuer leurs actions de recouvrement :
Lorsque vous avez épuisé vos efforts de relance (y compris la transmission des créances à une agence de recouvrement ou à un avocat) et que vous déterminez que le paiement est irrécouvrable, vous annulez la créance en tant que créance douteuse.
Le moment pour cela peut varier selon l’industrie et doit être conforme aux politiques financières de votre entreprise. Pour certaines industries, comme les services de transport par exemple, un délai moyen de paiement des créances supérieur à 50 jours est normal. Si les paiements tardifs sont courants dans votre secteur d’activité, il est judicieux d’attendre avant de passer au recouvrement.
Les acheteurs professionnels paient leurs factures de plusieurs façons, y compris :
Le traitement efficace de ces paiements est essentiel pour des de registres financiers précis.
Les entreprises qui souhaitent accepter des paiements en ligne auront besoin d’un processeur de paiements, d’une passerelle de gestion de paiement et d’au moins un compte marchand, sans oublier une plateforme pour soutenir le commerce électronique ou les paiements en libre-service par les clients. Certains fournisseurs de services de paiement regrouperont tout cela dans une seule offre.
La plupart des entreprises B2B acceptent encore un volume significatif de chèques papier, une récente enquête de l’AFP indiquant que 92 % des organisations continuent d’utiliser des chèques pour les paiements entrants. Pour soutenir cela, les entreprises auront souvent recours à la gestion de plusieurs lockbox (où une banque reçoit et traite les chèques pour vous).
Notez que bien que les services de lockbox éliminent le besoin de recevoir des chèques à votre bureau, toutefois, ils ne suppriment pas l’effort impliqué dans leur traitement. Parcourir les fichiers de la lockbox pour appliquer les paiements aux factures nécessite encore du travail.
Une fois qu’un paiement est reçu, il doit être affecté à la ou aux factures correspondantes. Cependant, ce processus peut parfois être difficile en raison de facteurs tels que l’absence d’avis de remise ou de divergences entre les informations de paiement fournies et les factures ouvertes.
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Les litiges de factures peuvent retarder considérablement les paiements. Si un client soulève un problème, il est crucial d’initier le processus de résolution des litiges rapidement pour éviter de nouveaux retards et maintenir de bonnes relations avec les clients.
Les clients paieront souvent la portion de leur facture qui n’est pas en litige (un paiement partiel), ce qui ajoute une couche supplémentaire de complexité pour votre équipe de comptes clients. Ils devront confirmer pourquoi le paiement partiel a eu lieu, s’il était pour une raison valable, et comment appliquer le paiement dans votre système comptable.
Au cours du processus de clôture de fin de mois, votre équipe comptable vérifiera qu’elle a bien enregistré toutes les transactions et le solde de clôture de tous les comptes du grand livre dans un bilan. Cela vous permet de préparer des états financiers pour cette période à rapporter au reste de l’entreprise.
Des rapports réguliers sur l’état de vos comptes clients sont cruciaux pour la planification financière et pour évaluer l’efficacité de votre processus de comptes clients. Des indicateurs clés tels que le Délai moyen de paiement des créances et l’indice d’efficacité du recouvrement peuvent fournir des informations précieuses.
Lorsqu’il s’agit d’évaluer le succès de votre processus de comptes clients, il est essentiel de se concentrer sur des résultats commerciaux tangibles. Ces résultats mesurent non seulement l’efficacité de vos opérations de comptes clients, mais impactent également directement le résultat net de votre entreprise.
Voici les indicateurs clés de performance qui signifient un processus de comptes clients réussi :
Une facturation rapide prépare le terrain pour toutes les étapes suivantes du processus de comptes clients. Elle établit non seulement les conditions de paiement, mais influence également considérablement la rapidité avec laquelle les paiements peuvent être recouvrés. En vous assurant que les factures sont envoyées rapidement, vous posez une base solide pour l’ensemble du processus de recouvrement de paiements, permettant à votre entreprise de recevoir des paiements rapidement.
Un CEI élevé indique que votre équipe de recouvrement est efficace dans la récupération des créances. C’est un indicateur crucial qui est directement corrélé à votre flux de trésorerie et à votre liquidité.
Un faible DSO signifie que votre entreprise prend moins de jours pour encaisser des paiements des clients. C’est un indicateur vital de l’efficacité opérationnelle et de la gestion du flux de trésorerie.
Minimiser les créances irrécouvrables montre que votre processus de comptabilité créances fonctionne. Cela signifie que vos politiques de crédit sont efficaces et que vous faites un bon travail d’évaluation de la solvabilité des clients.
Un pourcentage plus bas de créances restant ouvertes indique que plus de factures sont réglées, ce qui améliore à son tour votre flux de trésorerie et votre stabilité financière.
Une tenue de registres méticuleuse est indispensable. Un rapprochement de trésorerie précis et en temps voulu est crucial pour les rapports financiers et la conformité. Cela aide également à la résolution des litiges et améliore la satisfaction des clients.
À mesure que votre entreprise se développe, votre flux de travail des comptes clients doit pouvoir évoluer avec elle. Les outils d’automatisation peuvent aider à réduire les erreurs manuelles, accélérer le processus de facturation et fournir des analyses en temps réel.
Le paysage des comptes clients a subi des changements significatifs au fil des ans, notamment avec l’avènement des technologies d’automatisation. Bien que les méthodes traditionnelles aient leurs mérites, l’automatisation moderne offre une pléthore d’avantages qui peuvent améliorer considérablement l’efficacité et la précision.
Ci-dessous, nous comparons les deux approches pour souligner leurs différences :
| Caractéristique | Comptes clients traditionnels | Comptes clients modernes |
| Facturation | Génération et envoi manuels de factures. | Systèmes de facturation automatisés qui envoient les factures instantanément. |
| Recouvrements | Suivis manuels et suivi des comptes en retard. | Systèmes automatisés de relance et de suivi des retards. |
| Traitement des paiements | Saisie manuelle, sujette à des erreurs. | Passerelles et traitement de paiement automatisés. |
| Tenue de registres | Dossiers physiques ou registres numériques basiques. | Tenue de registres en temps réel basée sur le cloud. |
| Rapprochement de trésorerie | Rapprochement manuel long et fastidieux. | Rapprochement automatisé avec mises à jour en temps réel. |
| Évolutivité | Difficile à évoluer sans augmenter la main-d’œuvre. | Facile à évoluer avec un effort minimal. |
| Gestion des erreurs | Détection et correction manuelles, taux d’erreurs plus élevés. | Détection automatisée des erreurs et taux d’erreurs plus bas. |
| Conformité et sécurité | Mises à jour manuelles, risque accru de non-conformité. | Mises à jour automatisées de conformité, fonctionnalités de sécurité améliorées. |
| Rapports et analyses | Rapports basiques, souvent générés manuellement. | Analyses avancées et capacités de reporting et d’aperçu en temps réel. |
| Expérience client | Options d’auto-service limitées pour les clients. | Portails clients améliorés et options d’auto-service. |
L’avènement de l’automatisation a révolutionné le paysage des comptes clients, offrant une multitude d’avantages qui rationalisent les opérations, réduisent les erreurs et améliorent la satisfaction des clients. Voici comment l’automatisation a un impact significatif :
L’automatisation permet la génération et l’envoi instantanés des factures dès qu’une commande est confirmée via leur méthode préférée, que ce soit par e-mail, EDI ou même par courrier traditionnel. Cela accélère non seulement le processus de facturation, mais prépare également le terrain pour des paiements plus rapides.
Fini le temps des relances manuelles pour les paiements en retard. L’automatisation vous permet d’automatiser l’ensemble du flux de travail de gestion des encaissements, de la segmentation des clients à la priorisation des comptes jusqu’à l’envoi automatique de correspondances en fonction des termes de paiement, réduisant ainsi considérablement le temps et l’effort nécessaires pour les recouvrements.
Les passerelles de paiement automatisées facilitent le traitement des paiements en temps réel, ce qui signifie que vous pouvez mettre à jour vos enregistrements instantanément et améliorer votre flux de trésorerie. Elle prend en charge plusieurs méthodes de paiement, y compris ACH, transferts électroniques et cartes de crédit, offrant à la fois flexibilité pour vous et vos clients.
L’automatisation garantit que toutes les transactions sont enregistrées avec précision et en temps réel. Cela est particulièrement bénéfique pour le rapprochement de trésorerie, dans la mesure où il associe automatiquement les paiements aux factures ouvertes, même lorsque les informations de remise sont manquantes ou incomplètes. Cela garantit que vos enregistrements sont toujours précis et à jour.
L’automatisation offre des fonctionnalités de reporting avancées, y compris des analyses en temps réel. Avec l’analyse prédictive, vous pouvez prévoir les flux de trésorerie, analyser le comportement de paiement des clients et même prédire les créances irrécouvrables potentielles, ce qui permet une prise de décision basée sur les données.
L’automatisation améliore l’expérience client en offrant des options de self-service et des réponses instantanées prédéfinies. Les clients peuvent voir les statuts des factures, effectuer des paiements et soulever des litiges ou des questions, le tout via des portails clients automatisés.
En réduisant le travail manuel et les erreurs, l’automatisation peut entraîner des économies de coûts significatives. L’investissement initial dans un système automatisé est souvent rapidement compensé par les bénéfices à long terme.
À mesure que votre entreprise se développe, l’automatisation permet à votre flux de travail des comptes clients de s’adapter sans effort. Vous pouvez gérer un plus grand volume de transactions sans augmentation proportionnelle de la main-d’œuvre ou des ressources.
Dans un paysage économique difficile, optimiser votre cycle de flux de travail des comptes clients est essentiel. La réduction du DSO améliore la liquidité et libère du capital pour la croissance de l’entreprise.
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Le résultat ? Un flux de travail des comptes clients rationalisé et une expérience client améliorée qui favorise des relations à long terme.
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Un flux de travail des comptes clients décrit les étapes pour gérer les factures des clients depuis l’émission jusqu’au paiement et au rapprochement. Il comprend souvent la facturation, les recouvrements, le traitement des paiements et la gestion de trésorerie.
Un rapport d’ancienneté catégorise les comptes clients en fonction du temps écoulé depuis qu’une facture est en souffrance. Il aide les entreprises à identifier les comptes en retard et à évaluer l’efficacité de leur processus de recouvrement.
Le taux de rotation des comptes clients est calculé en divisant les ventes nettes à crédit par la moyenne des comptes clients sur une période spécifique. Il mesure l’efficacité avec laquelle une entreprise collecte ses créances.
La gestion des comptes clients est cruciale pour maintenir une trésorerie saine, minimiser les créances douteuses et favoriser des relations positives avec les clients. Elle a un impact direct sur la liquidité et la santé financière d’une entreprise.
Les comptes clients représentent l’argent dû à une entreprise pour des biens ou services vendus. Les comptes fournisseurs sont l’argent qu’une entreprise doit à des fournisseurs pour des biens ou services achetés.
Le suivi des comptes clients implique souvent l’utilisation d’un logiciel spécialisé pour surveiller les statuts des factures, les dates d’échéance des paiements et les efforts de recouvrement. Des indicateurs clés comme le DSO et les rapports d’ancienneté sont couramment utilisés.
Les petites entreprises peuvent gérer les comptes clients en émettant des factures rapidement, en définissant des conditions de paiement claires, en poursuivant activement les recouvrements et en examinant régulièrement les indicateurs de performance clés.
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Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Colleen Zdrojewski
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