Collection Efficiency Index (CEI) : définition et méthode de calcul

Introduction

Comment savoir si votre entreprise est performante en matière de recouvrement ? Le Collection Efficiency Index (CEI) est un indicateur qui mesure l’efficacité de votre recouvrement. Grâce à un suivi rigoureux, il permet d’optimiser les encaissements et de comparer ses performances aux standards du marché.

Dans cet article, découvrez comment calculer votre CEI, utilisez notre calculateur et appliquez des stratégies concrètes pour maximiser vos résultats.

Qu’est-ce que le Collection Efficiency Index ?

Le Collection Efficiency Index (CEI) mesure l’efficacité des équipes de gestion des créances dans le recouvrement des paiements.  Exprimé en pourcentage, il représente la part des créances recouvrées sur une période donnée. Cet indicateur fait partie des KPI de recouvrement à suivre, car il permet d’optimiser les stratégies de relance et de renforcer la stabilité financière de l’entreprise.

Comprendre l’importance du Collection Efficiency Index

Une visibilité sur vos pratiques de recouvrement

Le Collection Efficiency Index (CEI) mesure l’efficacité de vos procédures de recouvrement. Un CEI faible met en lumière des failles opérationnelles dans les pratiques des équipes crédit et recouvrement. 

Évaluation continue des politiques de recouvrement

Une analyse mensuelle ou trimestrielle de cet indicateur permet de suivre l’évolution des performances et d’identifier des axes d’amélioration à moyen et long terme.

Comment calculer le Collection Efficiency Index ?

Pour calculer le pourcentage d’efficacité de votre recouvrement, il vous faut les éléments suivants : 

1. Total des créances ouvertes au début de la période.
2. Chiffre d’affaires réalisé au cours de la période.
3. Total des créances encore ouvertes à la fin de la période, incluant les factures échues et non échues.
4. Total des paiements encaissés pour les ventes réalisées pendant la période.

La formule est la suivante :  (Total des créances ouvertes + Chiffre d’affaires – Total des créances encore ouvertes) / (Total des factures en attente + Chiffre d’affaires – Total des paiements encaissés) x 100

En tenant compte à la fois des créances en début et en fin de période ainsi que des ventes à crédit mensuelles, cet indicateur permet aux entreprises d’identifier les axes d’amélioration pour optimiser leur trésorerie et réduire le délai de recouvrement des paiements.

Exemple de calcul du Collection Efficiency Index

Voici un exemple simple pour illustrer le calcul du Collection Efficiency Index :

Une entreprise commence une période avec 6 000 € de montant total des créances clients en début de période. Elle réalise un total des ventes de 4 130 €, et clôture la période avec un total des créances encore ouvertes de 6 200 €, dont 4 000 € correspondent au total des paiements reçus pour les ventes du mois.

En appliquant ces valeurs à la formule :

• Montant total des créances clients en début de période : 6 000 €
• Montant chiffre d’affaires : 4 130 €
• Total des créances encore ouvertes : 6 200 €
• Total des paiements encaissés : 4 000 €

Le CEI calculé serait de 64 %.

Le Collection Efficiency Index constitue une base pour ajuster votre stratégie de recouvrement des créances. L’étape suivante consiste à appliquer des pratiques adaptées aux spécificités de votre entreprise.

Comment interpréter le Collection Efficiency Index ?

• Un CEI élevé (80 % ou plus) indique un processus de recouvrement efficace et des politiques de crédit solides. Les équipes collectent rapidement les créances, limitant ainsi le risque de factures échues ou irrécouvrables.
• Un CEI moyen (entre 60 % et 79 %) révèle des marges d’amélioration. Certaines inefficacités peuvent freiner les encaissements, comme des retards dans les processus internes, des délais de paiement trop longs ou un ciblage client inadapté.
• Un CEI faible (moins de 60 %) met en évidence des dysfonctionnements majeurs, comme une facturation incorrecte, des politiques de crédit trop permissives ou un manque de suivi proactif des factures.

Que faire en cas de faible Collection Efficiency Index ?

Que faire si les efforts de recouvrement ne se traduisent pas par un CEI élevé ? Examinons quelques facteurs pouvant expliquer cette situation.

Une facturation incorrecte ou retardée

Des factures non reçues ou contenant des erreurs empêchent les paiements dans les délais. La validation des informations de facturation avant de contacter les clients réduit les risques de retard et améliore le taux de recouvrement.

Une politique de crédit et des conditions de paiement trop souples

Des pratiques de crédit permissives et des délais de paiement étendus entraînent une diminution du CEI. Une analyse du comportement de paiement permet de segmenter la clientèle et d’appliquer des politiques de crédit et de recouvrement adaptées à chaque segment.

Un manque de flexibilité dans les options de paiement

Des options de paiement limitées freinent les encaissements. Proposer des formats de paiement diversifiés répond aux préférences des clients et accélère les paiements.

Une absence de priorisation du portefeuille client

Une priorisation inefficace des clients ralentit les encaissements. La définition claire des priorités d’appels optimise le ciblage et réduit les retards.

L’envoi de rappels avant l’échéance des factures limite les retards de paiement. Une approche proactive améliore le taux de recouvrement et réduit les risques de factures échues.

Quels sont les leviers pour améliorer le Collection Efficiency Index ?

En étudiant les tendances du CEI sur plusieurs mois ou trimestres, il est possible de définir des stratégies d’optimisation. Voici quelques mesures à adopter par les équipes de gestion des créances :

Automatisation des processus de relance

Structurer les workflows pour une gestion efficace des factures impayées :

• Prioriser les créances les plus anciennes et les plus critiques permet de concentrer les efforts là où ils sont le plus nécessaires. 
• Documenter chaque interaction avec les clients garantit un suivi précis et cohérent. 
• Adapter les stratégies de recouvrement en fonction des habitudes de paiement des clients améliore l’efficacité globale.

Amélioration de l’expérience de recouvrement

Améliorer l’expérience client durant le recouvrement renforce la collaboration : 

• Prendre en compte les interactions passées permet d’adopter une approche personnalisée et plus efficace. 
• Identifier directement la personne responsable des paiements au sein de l’entreprise cliente réduit les délais. 
• Étudier le profil financier des clients aide à ajuster les stratégies de relance en fonction de leur situation spécifique.

Gestion efficace des comptes en retard

Améliorer le traitement des comptes en souffrance avec :

• Envoi régulier de rappels qui maintiennent les paiements en tête des priorités des clients. 
• Automatiser les rappels permet de réduire la charge manuelle des équipes tout en augmentant la rapidité des relances.

Diversification des modes de paiement

Accélérer les paiements grâce à des options variées :

• Permettre des paiements en ligne améliore l’expérience utilisateur et réduit les délais. 
• Offrir des incitations, comme des remises pour les paiements anticipés, encourage un règlement rapide des factures. 
• Introduire des paiements échelonnés, basés sur des jalons de projet ou des phases de livraison, facilite les transactions complexes.

Gestion rigoureuse des factures

Réduire les litiges et les retards grâce à une gestion proactive :

• Suivre les envois de factures garantit leur bonne réception par les clients.
• Relire systématiquement les factures avant leur envoi permet d’éviter les erreurs susceptibles de retarder les paiements.

Renforcement des politiques de crédit

Adapter les politiques de crédit pour limiter les risques :

• Ajuster les conditions et les plafonds de crédit en fonction de l’historique de paiement des clients permet de mieux gérer les risques. 
• Analyser les tendances de paiement des clients permet de peaufiner les politiques et de maximiser l’efficacité du recouvrement.

Adoptez une solution automatisée pour un meilleur taux de recouvrement

Améliorer le Collection Efficiency Index (CEI) repose sur l’optimisation des processus de crédit et de recouvrement. Une solution d’automatisation des comptes clients permet d’atteindre cet objectif.

Les solutions de recouvrement rationalisent les processus en assurant un suivi rigoureux et en limitant les erreurs manuelles. En automatisant certaines tâches, une entreprise peut augmenter son CEI de 30 %. Cette démarche renforce la santé financière de l’entreprise et une meilleure allocation des ressources.

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FAQ

1. Quel est un bon taux de recouvrement ?

Un Collection Efficiency Index (CEI) supérieur à 85 % indique une gestion efficace des créances et un recouvrement optimisé. Un CEI inférieur à ce seuil révèle des inefficacités dans les processus de recouvrement et nécessite des ajustements.

2. Quelle est la différence entre le CEI et le DSO ?

Le Collection Efficiency Index (CEI) mesure l’efficacité du recouvrement en calculant le pourcentage des créances encaissées sur une période donnée, tandis que le Days Sales Outstanding (DSO) mesure le nombre moyen de jours nécessaires pour collecter un paiement après une vente. Le CEI évalue l’efficacité du recouvrement, tandis que le DSO se concentre sur la rapidité des encaissements.

3. Que mesure le CEI ?

Le Collection Efficiency Index (CEI) évalue l’efficacité des processus de recouvrement en calculant le pourcentage des créances encaissées sur une période donnée. Il reflète la capacité d’une entreprise à convertir ses créances en liquidités et fournit un indicateur clé de la gestion des comptes clients et de la trésorerie.