Une majorité de leaders financiers affirment que l’envoi immédiat des factures est essentiel pour améliorer le flux de trésorerie. Le défi, cependant, est que les processus de facturation manuels peuvent être longs, sujets aux erreurs et inefficaces. C’est là que les systèmes de facturation automatisés et les solutions de facturation électronique entrent en jeu.
En automatisant le processus de facturation, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire le risque d’erreurs et accélérer l’envoi des factures. Une solution de gestion de facturation automatisée ou une solution de facturation électronique est essentielle pour y parvenir. Dans cet article, nous allons aborderons la mise en place de ce type de système, les paramètres clés à considérer, quels bénéfices votre organisation peut en tirer et plus encore.
Un système de facturation automatisé permet d’automatiser les processus de facturation comme la collecte, la vérification, la génération et l’envoi des factures avec un minimum d’intervention manuelle. Il peut être personnalisé pour répondre aux exigences des clients et peut inclure un portail en libre-service pour un paiement plus simple des factures.
Un système de facturation automatisé dans les ventes B2B peut être comparé à un assistant numérique pour un cadre occupé. Dans les méthodes traditionnelles, la gestion des factures est comparable à la gestion personnelle de chaque rendez-vous et tâche manuellement. Cependant, avec un système de facturation automatisé, c’est comme avoir un assistant fiable qui planifie efficacement des rendez-vous, organise des réunions et rappelle à l’équipe dirigeante les tâches à venir sans effort. De même, le système de facturation automatique gère la génération de factures, les envois et les rappels, libérant ainsi un temps précieux et garantissant l’exactitude du processus de facturation, tout comme un assistant numérique de confiance simplifie les tâches d’un cadre occupé.
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Un système de facturation automatisé s’intègre aux ERP, CRM, passerelles de paiement et autres logiciels de votre entreprise pour éliminer les interventions manuelles. Voici comment fonctionne un système de facturation automatique :
La facturation est faite lorsque le client passe une commande et que le produit est prêt à être expédié. Un système de facturation automatisé collecte et vérifie le statut de la commande, le prix du produit/service, les frais d’emballage, les frais de transport et d’autres informations pour préparer la facture.
Une fois que les informations sont vérifiées, le système de facturation génère la facture et l’envoie au client par e-mail. Le système de facturation automatisé inclut également un lien pour le paiement dans la facture.
Après que la facture a été envoyée au client, il est temps de l’archiver à des fins comptables. Cela aide dans la déclaration d’impôts et le suivi des ventes.
Le système de facturation automatisé ajoute également automatiquement de nouvelles ventes au grand livre des ventes. Le grand livre des ventes suit toutes les factures dans l’ordre chronologique.
La facturation est une partie intégrante de chaque entreprise, et pour qu’une entreprise se développe, elle ne peut pas dépendre de processus traditionnels qui sont principalement manuels. Une solution de facturation automatisée est évolutive, plus rapide et moins sujette aux erreurs.
Outre aider votre équipe à augmenter sa productivité, un système de facturation automatisé vous permet également de recevoir les paiements de manière beaucoup plus efficace. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez envisager d’automatiser la facturation pour votre entreprise.
Le coût initial de mise en place d’un système de facturation automatisé peut sembler élevé, mais sur le long terme, il réduit les coûts. En effet, il permet de réduire la consommation de papier, de réduire les erreurs et le temps de correction, ainsi que les coûts ETP.
Avec l’automatisation, vous pouvez réaliser des économies de facturation allant jusqu’à 70 % grâce à la génération et à l’envoi automatisées des factures. De plus, vous pouvez intégrer automatiquement votre système de facturation avec des portails de comptes fournisseurs et des systèmes de comptabilité pour envoyer les factures par e-mails, courrier postal, fax, etc.
À mesure que l’entreprise se développe, son volume de commandes augmente également. Les équipes comptables peuvent alors avoir du mal à suivre le processus de facturation pour plusieurs clients. Cela, à son tour, réduit leur efficacité et leur rapidité de travail, entraînant des factures retardées et une augmentation du nombre de clients en défaut de paiement. Avec un système de facturation automatique, la gestion d’une clientèle croissante et d’un volume de commandes plus élevé est plus simple et plus efficace.
Le travail manuel entraîne souvent des erreurs ; lorsque cela se produit dans le processus de facturation, une entreprise peut subir d’énormes pertes. Par exemple, s’il y a une erreur dans le montant de la facturation, la date d’échéance, les stocks vendus ou les frais de retard, cela peut entraîner une perte de revenus et de clients et des créances irrécouvrables. Les systèmes de facturation automatisés éliminent le besoin d’une saisie manuelle des données. En automatisant le processus de facturation, les entreprises peuvent s’assurer que le bon client est facturé du montant correct, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de fautes.
De plus, les systèmes de facturation automatisés peuvent fournir des données en temps réel sur l’activité de facturation, donnant aux entreprises une plus grande visibilité et un meilleur contrôle sur leurs processus de facturation. Cela peut aider les entreprises à identifier et à résoudre rapidement les erreurs ou les divergences avant qu’elles ne provoquent des problèmes plus importants.
L’automatisation de la facturation simplifie non seulement le processus, mais offre également une intégration sécurisée des clients grâce à des e-mails authentifiés, au SSO et à l’auto-inscription des acheteurs. Les derniers systèmes d’automatisation de la facturation offrent des portails en libre-service prenant en charge plusieurs langues, devises et formats de paiement.
Le meilleur logiciel de facturation électronique permet également aux entreprises d’envoyer des e-mails personnalisés aux clients avant leur date d’échéance de paiement. La fonctionnalité de relance facilite les recouvrements en notifiant les clients des échéances paiements avant la date limite.
La méthode traditionnelle de gestion des données suit une « approche basée sur des fichiers » où les données sont stockées dans des fichiers séparés dans l’ordinateur. Ces fichiers informatiques sont définis et gérés par différents programmes informatiques. Stocker des données importantes de cette manière entraîne de la confusion et des difficultés à trouver les bonnes informations.
Une solution de gestion de facturation automatisée s’intègre à d’autres systèmes et garantit que les données de facturation et de factures des clients sont stockées dans une base de données centralisée. Cela rend l’accès et la gestion des données plus faciles comparé aux processus de facturation traditionnels.
Un système de facturation automatisé offre de la flexibilité dans les méthodes de paiement pour répondre aux besoins divers des clients. Il comprend diverses méthodes de paiement, telles que les conditions de crédit, les transferts ACH, les virements bancaires et les bons de commande, tout en garantissant la conformité aux réglementations de facturation et aux normes de l’industrie.
Si vous prévoyez de mettre en œuvre un système de facturation automatisé pour votre entreprise, voici quelques points que vous devez considérer pour éviter les obstacles lors de l’implémentation.
Il peut être difficile de décider du meilleur système de facturation automatisé pour votre entreprise. Avec tant de choses à considérer – méthodes de paiement, fréquence, solutions personnalisées, gestion des litiges, options d’intégration – il peut être difficile de se concentrer sur une seule solution de facturation automatisée.
Laissez-nous vous aider à décider. Voici quelques points à considérer lors du choix d’un système de facturation automatisé pour votre entreprise.
Sélectionner le bon logiciel de facturation automatisé qui répond aux besoins de votre entreprise et à vos critères de prix est crucial pour atteindre vos objectifs de retour sur investissement. Voici quelques éléments à considérer lors du choix d’un logiciel de facturation automatisé pour votre entreprise :
Vous pouvez sauter cette étape si votre entreprise s’est déjà éloignée des chèques et factures en papier. Sinon, la facturation électronique devrait être la première étape car elle réduit considérablement les coûts de facturation, même si le flux de travail est manuel.
Une fois que vous avez décidé du bon logiciel pour votre entreprise, il est temps d’intégrer votre système de facturation automatique avec votre logiciel de comptabilité.
Par exemple, si votre entreprise utilise la méthode de comptabilité d’exercice, alors le système de facturation doit automatiquement enregistrer les écritures comptables en fonction de la méthode choisie. Il doit mettre à jour les revenus et les dépenses à deux reprises. La première fois est lorsque la facture est envoyée, et la suivante est lorsque le paiement est effectué.
Mettre en place un système de facturation sans l’intégrer à votre logiciel de comptabilité cause des efforts supplémentaires et baisse la productivité de l’équipe.
Vous pouvez configurer les règles de facturation une fois les deux premières étapes terminées. Par exemple, ajoutez des règles concernant les frais de retard si la facture est en retard de dix jours ou un mois. Vous pouvez également spécifier quand créer une facture : lorsque la commande est passée ou lorsqu’elle est prête à être expédiée.
Maintenant que l’intégration de votre logiciel est terminée, l’étape suivante consiste à mettre en place un nouveau plan de facturation automatique. Il définit essentiellement comment et quand vos clients doivent être facturés.
En fonction du type de logiciel de facturation automatique que vous choisissez, cela vous oblige à décider des éléments suivants selon les besoins de vos clients :
Une fois les paramètres définis, la facturation est automatiquement exécutée en fonction des paramètres définis.
Générez des factures numériques automatiquement et envoyez-les à vos clients par e-mail ou d’autres moyens grâce à la facturation électronique. Cela permet à votre équipe d’économiser le temps et l’effort consacrés à la création de factures récurrentes.
La facturation électronique dans le cadre de votre système de facturation automatique aide à créer, envoyer et suivre vos factures.
Offrir un portail en libre-service permet aux clients de payer les factures à leur convenance. Cela leur permet également de suivre les factures, les dates d’échéance de paiement et les soldes des limites de crédit sans avoir à contacter votre équipe. Cela épargne à votre équipe des efforts supplémentaires.
La transition vers un nouveau système de facturation peut être difficile pour votre équipe et les clients. Pour rendre la transition fluide et sans accroc, voici quelques conseils à considérer.
Prévenez les clients de la prochaine transition vers un nouveau système de facturation pour éviter toute confusion ou suspicion, surtout au milieu des tentatives de phishing répandues.
Envoyez un e-mail dédié ou incluez un avis sur la dernière facture avant le changement pour rassurer les clients et expliquer les avantages du nouveau système.
Profitez-en pour réévaluer et potentiellement réviser vos conditions de paiement lors de la mise en place du système de facturation automatique.
Par exemple, si votre processus précédent consistait à envoyer des factures avec des conditions de paiement net 30, envisagez de les ajuster pour refléter l’efficacité du nouveau système sans papier, où les clients reçoivent les factures instantanément et peuvent régler facilement les paiements en ligne.
De nombreuses plateformes logicielles de gestion de facturation automatisée offrent des portails en ligne permettant aux clients de payer les factures par divers moyens, allant des chèques électroniques aux principales cartes de crédit.
Il est essentiel d’identifier les préférences de vos clients et de configurer le système de facturation en conséquence pour s’adapter efficacement aux méthodes de paiement de leur choix.
Le logiciel de facturation électronique et de paiement basé sur l’IA de HighRadius permet une facturation et des paiements sans friction avec un envoi automatisé des factures. Avec son portail en libre-service pour vos clients, vous pouvez réduire les frictions de paiement et augmenter la satisfaction client. Le logiciel génère automatiquement des factures et vous permet de les personnaliser en fonction de vos besoins en matière d’image de marque. Pour faciliter les choses, il permet également une intégration automatisée avec vos portails A/P, y compris SAP Ariba, et des systèmes de comptabilité tels que QuickBooks et Sage pour l’envoi des factures par e-mails, courriers postaux et fax, entre autres.
Avec plus de 150 options de paiement globales, y compris ACH, cartes de crédit, SEPA et Giropay, vous pouvez maintenant accepter des paiements de clients du monde entier, facilement et en toute sécurité. Mais ce n’est pas tout. Avec HighRadius, vous pouvez également intégrer des liens de paiement pour invités dans les e-mails de relance grâce à notre solution de facturation électronique, rendant les processus de paiement transparents pour vos clients. Et la meilleure partie ? Vous pouvez permettre à vos clients de planifier des paiements, de payer en plusieurs fois, de faire des paiements partiels et de soutenir des hiérarchies clients complexes, y compris des scénarios parent-enfant.
En utilisant le logiciel EIPP alimenté par l’IA de HighRadius, vous pouvez offrir une expérience client sans précédent. Fournir des liens de paiement sécurisés, flexibles et uniques permet à vos clients de contrôler davantage leurs options de paiement, les rendant ainsi plus valorisés et appréciés. Ne manquez pas l’occasion d’améliorer votre expérience client et d’élargir vos options de paiement globales avec le logiciel EIPP de HighRadius.
Un système de facturation automatisé aide les entreprises de nombreuses manières. Il automatise le processus de recouvrement, impactant directement le flux de revenus. En automatisant les opérations de facturation, les entreprises peuvent rationaliser leurs processus internes, réduire le risque d’erreurs et accélérer l’envoi des factures aux clients.
Par rapport aux systèmes de facturation manuels, les systèmes de facturation automatisés offrent de nombreux avantages. L’un des principaux avantages est le gain de temps et rapidité d’exécution. Les systèmes automatisés peuvent générer des factures et traiter des paiements beaucoup plus rapidement que les méthodes manuelles, ce qui entraîne des cycles de paiement plus rapides et une meilleure trésorerie.
Les principaux objectifs de la mise en place d’un système de facturation automatisé sont l’amélioration de l’efficacité, la réduction des retards de paiements, l’amélioration de la satisfaction client et l’optimisation des flux de trésorerie. En automatisant les processus de facturation, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et réduire le temps et l’effort nécessaires pour gérer les paiements.
Un système de facturation efficace englobe diverses fonctionnalités couvrant l’ensemble du cycle de paiement. Un système efficace doit être capable de générer des factures précises, de traiter les paiements de manière sécurisée, de fournir des rapports complets sur l’état et les tendances des paiements, et de permettre aux entreprises de suivre efficacement les paiements des clients.
Pour automatiser la facturation des clients, voici les étapes que les entreprises doivent suivre :
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Classé en tête pour sa capacité d'exécution et le plus avancé dans sa vision globale, pour la troisième année consécutive. Gartner déclare : « Les leaders mettent en œuvre avec succès leur vision et sont bien préparés pour l'avenir.”
HighRadius se distingue en tant que Leader dans le rapport IDC MarketScape pour les logiciels d'automatisation des comptes clients au service des grandes et moyennes entreprises. Le rapport IDC souligne l’intégration du Machine Learning dans les produits de gestion des comptes clients de HighRadius, ce qui renforce les capacités de rapprochement des paiements, de gestion du crédit et de prévision de trésorerie.
Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Colleen Zdrojewski
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