Paiements non alloués, rapprochements laborieux, trésorerie floue… La gestion des encaissements peut vite se transformer en parcours du combattant. Pourtant, avec les bons outils et processus, il est possible de simplifier et d’automatiser ces tâches pour gagner en efficacité et en visibilité.
En intégrant l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique, les entreprises optimisent leurs processus de paiements, gèrent les exceptions plus rapidement et réduisent les coûts opérationnels.
Quels sont les leviers clés pour une automatisation réussie ? Quels bénéfices concrets en attendre ? Voici 10 conseils pour transformer la gestion des encaissements en un atout stratégique.
L’automatisation consiste à exploiter l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour associer les encaissements aux factures en attente. La saisie manuelle, source d’erreurs, est remplacée par une solution autonome. Cette approche accélère les délais de traitement des paiements, réduit les erreurs et offre une visibilité accrue sur la trésorerie, libérant ainsi des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Une solution automatisée diminue la dépendance aux ressources humaines et aux frais bancaires, augmente la productivité et accélère la validation des paiements. Elle associe précisément les encaissements aux factures en souffrance, gère les exceptions et les déductions, puis alimente l’ERP en temps réel, garantissant des rapports financiers exacts et rapides.
L’automatisation optimise les tâches des équipes en charge des comptes clients, en éliminant la saisie manuelle du rapprochement et de la récupération de données. Avec des taux d’enregistrement des paiements dépassant 95 %, les entreprises réduisent leurs coûts de traitement et améliorent leur rentabilité.
Les équipes en charge de la gestion des encaissements clients traitent des chèques, des virements et des paiements par carte, en les associant aux factures en attente. Cependant, ce processus apparemment simple peut s’avérer plus complexe que prévu, notamment en cas d’avis de paiement incomplets, d’écarts entre les montants et de déductions appliquées sur les paiements.
Automatisez la collecte des informations depuis les emails (corps et pièces jointes), les portails web, les EDI et divers formats. Acceptez tous les standards — CSV, PDF, JPEG, PNG, XML, HTML, Excel — pour couvrir l’ensemble des canaux de paiement.
Misez sur l’OCR (reconnaissance optique de caractères) et l’IA pour extraire automatiquement les données des talons de chèque.
Associez les remises aux paiements électroniques (virements, cartes, ACH) sans intervention humaine. Ce dispositif traite les remises incomplètes ou non standardisées, limitant ainsi les blocages en cours de route.
Rattachez les encaissements aux factures impayées grâce à des champs de référence tels que le MICR ou l’IBAN pour les chèques, et les numéros de compte pour les virements électroniques. Le but : limiter au maximum les actions manuelles.
Distinguez les comptes “parent” et “enfant” pour éviter les erreurs : certaines factures se soldent au niveau du compte principal, tandis que les déductions sont enregistrées sous un compte secondaire. La bonne technologie saura cartographier ces liens afin de réduire les exceptions.
Utilisez l’IA pour associer automatiquement les encaissements aux factures, même lorsque les informations de remise manquent ou sont erronées. Vous limiterez ainsi les paiements non appliqués et les retards dans la comptabilisation.
Assurez-vous que l’outil reconnaît les montants partiels, même sans code de raison standard. Il doit pouvoir faire le lien entre le code communiqué par le client et la terminologie interne, évitant les confusions.
Générez des fichiers dans des formats adaptés (BAI, EDI, etc.) pour enregistrer automatiquement les encaissements dans n’importe quel ERP. Cela évite la reconfiguration manuelle des fichiers et accélère le processus.
Offrez à votre outil la capacité d’apprendre des exceptions et leurs résolutions. Au fil du temps, il réduit de lui-même le nombre d’exceptions et s’auto-perfectionne pour traiter ces cas sans intervention humaine.
Donnez aux responsables et dirigeants une visibilité sur les activités quotidiennes, les KPIs des analystes et les indicateurs clés du processus Order to Cash. Des rapports intuitifs et des tableaux de bord permettent de mesurer la performance à l’échelle globale ou régionale et de repérer rapidement les axes d’amélioration.
Avant de sélectionner un prestataire, voici une liste de questions à garder en tête pour s’assurer que la solution s’intègre efficacement à vos systèmes et répond à vos besoins opérationnels.
Votre future solution ne doit pas se limiter à automatiser des tâches, elle devra également améliorer la prise de décision et réduire les interventions manuelles.
HighRadius répond à ces exigences avec une plateforme cloud qui couvre l’ensemble du processus Order to Cash. Adoptée par plus de 1000 entreprises (P&G, Ferrero, Johnson & Johnson, Danone, etc.), elle garantit une intégration fluide avec les ERP et atteint un taux d’automatisation de 90 % dès les premiers jours d’implémentation.
Grâce à des algorithmes avancés et à l’IA, la plateforme optimise la gestion des paiements, élimine les coûts de saisie manuelle et augmente la productivité des équipes de 30 %. Son assistant intelligent, FreedaGPT, intégré à l’outil LiveCube, facilite l’analyse des données et l’élaboration de rapports, permettant aux équipes financières de gagner en efficacité et en précision.
Prêt à transformer votre gestion des encaissements ?
La gestion des encaissements couvre l’ensemble du processus permettant d’identifier, rapprocher et comptabiliser les paiements reçus par une entreprise. Son objectif est d’assurer un suivi précis des flux financiers et d’optimiser la trésorerie.
Les étapes incluent la réception des paiements (virements, chèques, cartes, prélèvements), leur identification, l’appariement avec les factures correspondantes et la comptabilisation dans les systèmes financiers. Une bonne gestion intègre aussi la détection des erreurs et la résolution des écarts.
La facturation correspond à l’émission d’une facture pour demander un paiement, tandis que l’encaissement concerne la réception et l’enregistrement effectif de ce paiement dans les comptes de l’entreprise. L’un précède l’autre dans le cycle financier.
Classé en tête pour sa capacité d'exécution et le plus avancé dans sa vision globale, pour la troisième année consécutive. Gartner déclare : « Les leaders mettent en œuvre avec succès leur vision et sont bien préparés pour l'avenir.”
HighRadius se distingue en tant que Leader dans le rapport IDC MarketScape pour les logiciels d'automatisation des comptes clients au service des grandes et moyennes entreprises. Le rapport IDC souligne l’intégration du Machine Learning dans les produits de gestion des comptes clients de HighRadius, ce qui renforce les capacités de rapprochement des paiements, de gestion du crédit et de prévision de trésorerie.
Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Colleen Zdrojewski
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