Dématérialisation et automatisation – Order to cash – Le parcours

Introduction

Bien que des progrès aient été réalisés pour faire passer le processus de commande à l’encaissement à un environnement « sans papier », certaines parties du processus sont encore à la traîne et impliquent une quantité excessive de paperasse. Il reste encore beaucoup à faire pour passer aux « documents électroniques » et profiter des avantages d’une meilleure gestion des créances qui incluent :

• Réduction des dépenses liées au stockage de documents papier (Le coût du stockage de papier est aggravé par les exigences de conservation des dossiers.)
• Réduction des frais de port
• Amélioration de la productivité liée à un accès plus facile et plus efficace
  • Les documents électroniques sont accessibles par plusieurs personnes depuis plusieurs emplacements
  • Les documents électroniques peuvent être « liés » aux historiques de transactions pour un accès plus rapide aux justificatifs qui soutiennent la manière dont les transactions sont traitées.
• Coûts de papier réduits (Impact positif sur l’environnement)

L’échange de données informatisé (EDI) a été le facilitateur qui a aidé à faire passer les commandes des clients et les factures des fournisseurs à un processus sans papier. La plupart des entreprises moyennes à grandes se rendent compte des avantages de l’envoi des bons de commandes et des factures via des transactions EDI. Ces deux composants de l’order to cash ont ouvert la voie vers un processus global dématérialisé.

Bien que les transactions EDI associées aux détails de paiement et de remise soient également bien développées, certains clients sont réticents à mettre en œuvre ces transactions. Une partie de cette réticence est liée à une perte perçue de « float » associée au temps qu’il faut pour qu’un paiement par chèque atteigne le fournisseur. Avec les paiements électroniques, les fonds se déplacent du compte bancaire du payeur le jour suivant l’initiation de la transaction. Le fait que les clients continuent d’envoyer des paiements et des détails de remise par chèque en papier n’empêche cependant pas la possibilité de tout dématérialiser. L’utilisation du processus de boîte de dépôt d’une banque permet toujours à un fournisseur de recevoir les paiements et les documents de paiement au format électronique. Les coûts associés à l’exploitation du traitement de la boîte de dépôt de la banque sont significativement plus élevés que les paiements reçus directement du client via EDI. Faire passer les clients des paiements par chèque aux paiements électroniques représente une opportunité significative de réduction des coûts.

Une grande partie des contenus des supports clients liés aux réclamations implique encore du papier. Beaucoup de clients envoient encore des copies papier aux services clients qui peuvent faire plusieurs centaines de pages. Cela représente peut-être l’opportunité la plus significative de passer à un environnement entièrement dématérialisé. Très peu de clients utilisent EDI pour envoyer des documents au support client. Certains clients, cependant, fournissent des documents dans d’autres formats électroniques. Malheureusement, le processus interne d’une entreprise lui impose souvent d’imprimer des copies papier des justificatifs pour faciliter son flux de travail.

De manière positive, nous voyons de plus en plus de clients mettre en place des sites internes pour la transmission des documents. L’inconvénient de ce processus nécessite cependant des ressources de l’entreprise pour accéder aux sites web de leurs clients et « récupérer » des copies des documents. Il existe cependant des moyens pour les entreprises d’automatiser ce processus et de le rendre entièrement dématérialisé. HighRadius a développé une solution pour cette automatisation basée sur un moteur d’agrégation web qui peut agréger et collecter des informations de plusieurs sites web de manière transparente. Les documents récupérés peuvent être stockés sous forme de fichiers PDF sur un serveur d’images ou peuvent être joints à une transaction commerciale dans votre système ERP, contribuant ainsi à faciliter un processus dématérialiséET automatisé. En plus de récupérer les documents du service clients des sites web clients, la même technologie peut également être utilisée pour récupérer automatiquement les bons de livraisons et les lettres de transport à partir des sites web des transporteurs pour permettre de dématérialiser et d’automatiser cette partie de votre processus order to cash.

Meilleures pratiques à considérer

Exploitez l’EDI autant que possible

• Partenariat avec les clients pour maximiser l’utilisation des transactions EDI pour les commandes et les factures. Ces transactions sont bien développées et largement acceptées et devraient être utilisées par la majorité de vos clients.
• Si vous utilisez une boîte de dépôt bancaire pour traiter les chèques, assurez-vous que tous les détails de chèque et de remise sont fournis électroniquement via un fichier image en plus du fichier de paiement.
• Faites passer les clients qui payent par chèque au paiement électronique (y compris les détails de remise). Envisagez différentes conditions de vente pour répondre aux préoccupations des clients concernant le « float » (délai entre le paiement et la disponibilité des fonds) et les inciter à passer au virement électronique (EFT). Envisagez différentes conditions de vente pour répondre aux préoccupations des clients concernant le « float » (délai entre le paiement et la disponibilité des fonds) et les inciter à passer au virement électronique (EFT). Il est important que l’envoi des détails de remise (transaction EDI 820) fasse partie des exigences. 

Poursuivez les opportunités de mettre en œuvre une « nouvelle » technologie qui permet

• Faire passer le processus des réclamations clients à un environnement dématérialisé et préparer le terrain pour une automatisation supplémentaire.
•  Récupération automatique de la documentation de sauvegarde des réclamations clients depuis les sites web des clients et des bons de livraison/lettres de transports depuis les sites web des transporteurs.

Faire de la transition vers le sans papier une priorité dans votre processus order to cash vous permettra non seulement d’économiser des coûts à court terme, mais également d’établir une base pour automatiser davantage les flux de travail et améliorer la productivité tout en continuant à réduire les coûts.
De plus, assurez-vous de lire notre livre blanc sur L’impératif d’éliminer le papier des créances et du crédit

Quels défis votre entreprise doit-elle relever pour passer au « tout dématérialisé » ?