Tout savoir sur la gestion des comptes clients et des comptes fournisseurs

Introduction

La gestion des finances de votre entreprise implique l’équilibrage de diverses fonctions, notamment les comptes fournisseurs et les comptes clients. Les comptes fournisseurs englobent les sommes que votre entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens et services achetés à crédit, représentant des sorties de fonds. 

À l’inverse, les comptes clients désignent les montants dus à votre société par vos clients pour des ventes réalisées à crédit, représentant des entrées de fonds. Comprendre ces distinctions et leur impact sur les flux de trésorerie et la stabilité financière est crucial pour une gestion financière efficace.

Alors, quelle est la différence entre les comptes clients et les comptes fournisseurs ? Cet article vous expliquera en détail cette différence ainsi que la manière de gérer efficacement ces comptes.

Que sont les comptes clients (CC) ?

Les comptes clients (CC) sont comptabilisés et figurent en tant qu’actif circulant dans votre bilan. Le délai de paiement pour ces comptes varie de quelques jours à une année civile entière.

Prenons l’exemple d’une entreprise du secteur des produits de grande consommation (PGC). Pour elle, les comptes clients pourraient impliquer la facturation aux détaillants et aux distributeurs des produits livrés. Jusqu’à la réception des paiements, les montants impayés sont classés comme des comptes clients. Le service comptabilité suit de près ces créances pour garantir des encaissements dans les délais et maintenir une trésorerie saine.

Quel est le processus des comptes clients ?

Le processus CC commence par l’évaluation du risque de crédit d’un client et la vérification de son aptitude à faire des affaires avec votre entreprise. Une fois les bons de commande traités et les biens ou services livrés, les factures sont envoyées à vos clients. Les spécialistes des CC doivent ensuite assurer le suivi auprès des clients, collecter les paiements, identifier les déductions et rapprocher ces paiements des factures correspondantes.

 Voici un aperçu simplifié du processus CC :

Prenons un exemple pour illustrer le processus CC en action :

ABC Manufacturing vend 100 unités de machines à un client pour 50 000 € à crédit avec un délai de paiement de 30 jours.

1. Génération de la facture : ABC Manufacturing émet une facture de 50 000 € au client, précisant les conditions de paiement et la date d’échéance.
2. Envoi de la facture : la facture est envoyée au client, avec accusé de réception.
3. Suivi du paiement : ABC Manufacturing suit la facture et relance le client à l’approche de la date d’échéance.
4. Encaissement : le client paie les 50 000 € dans le délai de 30 jours.
5. Rapprochement : ABC Manufacturing rapproche le paiement reçu de la facture impayée, en le marquant comme réglé dans son système comptable.

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs comptes clients et assurer des encaissements dans les délais tout en  maintenant une trésorerie saine.

Que sont les comptes fournisseurs (CF) ?

Les comptes fournisseurs (CF) sont comptabilisés en tant que passif circulant dans votre bilan et doivent être réglés à court terme.

Quel est le processus des comptes fournisseurs ?

Le processus CF débute par le recensement des besoins en approvisionnement au sein de votre organisation, avec une demande de devis auprès des fournisseurs pour les articles nécessaires. Une fois l’accord négocié, les bons de commande sont envoyés. Les marchandises livrées sont inspectées à l’arrivée, et la facture reçue est acheminée pour approbation. Les données de la facture sont rapprochées d’autres documents tels que les bons de commande et les bons de livraison. Enfin, la facture est imputée dans le compte approprié, et les paiements sont effectués selon les conditions convenues.

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Prenons un exemple pour illustrer le processus CF en action :

XYZ Retail commande pour 10 000 € de stock auprès d’un fournisseur avec un délai de paiement de 45 jours.

1. Bon de commande : XYZ Retail émet un bon de commande (BDC) au fournisseur pour 10 000 € de stock.
2. Réception des marchandises : le fournisseur livre la marchandise et XYZ Retail vérifie la livraison par rapport au BDC et génère un bon de réception.
3. Réception de la facture : le fournisseur envoie une facture de 10 000 €, correspondant au BDC et au bon de réception.
4. Vérification de la facture : XYZ Retail vérifie les détails de la facture par rapport au BDC et au bon de réception pour s’assurer de leur exactitude.
5. Traitement du paiement : XYZ Retail planifie le paiement selon le délai de 45 jours et effectue le règlement au fournisseur.
6. Rapprochement : le paiement est enregistré et la facture est marquée comme réglée dans le système comptable de XYZ Retail.

Quelle est la différence entre les comptes clients et les comptes fournisseurs ?

Comprendre la différence entre CC et CF est essentiel pour gérer efficacement les flux de trésorerie d’une entreprise. Dans cette section, nous examinerons de plus près les principales différences entre CC et CF, en soulignant leur impact sur les finances et les opérations d’une entreprise. 

Le tableau suivant fournit une analyse détaillée des différences entre CF et CC.

Aspect	Comptes clients	Comptes fournisseurs
Définition	Montants dus à une entreprise par ses clients pour des biens ou services fournis à crédit.	Montants dus par une entreprise à ses fournisseurs pour des biens ou services reçus à crédit.
Nature	Actif (actif circulant au bilan).	Passif (passif circulant au bilan).
Objectif	Représente l’argent qu’une entreprise s’attend à recevoir à court terme de ses clients.	Représente l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs pour les biens/services reçus.
Échéance	Généralement à court terme, encaissement prévu dans quelques semaines à quelques mois.	Généralement à court terme, il devrait être payé dans quelques semaines à quelques mois.
Gestion	Gérés pour assurer l’encaissement rapide des créances et minimiser les créances irrécouvrables.	Gérés pour assurer le règlement ponctuel des factures et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
Exemples	Factures envoyées aux clients pour les produits vendus ou les services fournis.	Factures reçues des fournisseurs pour les achats de stocks ou les services utilisés.

Importance des comptes fournisseurs et des comptes clients

Les comptes fournisseurs (CF) et les comptes clients (CC) sont essentiels au maintien de la santé financière et de l’efficacité opérationnelle de votre  entreprise.

Les comptes fournisseurs sont cruciaux pour : 

• La gestion de la trésorerie  : une gestion efficace des CF aide à contrôler les flux de trésorerie, en veillant à ce que l’entreprise puisse honorer ses engagements à court terme et maintenir sa liquidité.
• Les relations fournisseurs : des paiements ponctuels et exacts favorisent de solides relations avec les fournisseurs, ce qui peut conduire à de meilleures conditions de crédit, des remises et des chaînes d’approvisionnement fiables.
• Le suivi des dépenses : les CF aident à suivre et à gérer les dépenses, en fournissant des informations sur les modèles de dépenses et en aidant à identifier les domaines de réduction des coûts et de budgétisation.

Les raisons pour lesquelles les comptes clients sont essentiels : 

• La génération de revenus : la gestion des CC assure l’encaissement en temps opportun des paiements des clients, ce qui est essentiel pour maintenir les flux de revenus et les opérations commerciales.
• La gestion du crédit : des pratiques appropriées en matière de CC aident à évaluer la solvabilité des clients, réduisant ainsi le risque de créances irrécouvrables et de pertes financières.
• La planification financière : des enregistrements CC précis aident à la prévision et à la planification, permettant une meilleure prise de décision financière et stratégique.

Ensemble, une gestion efficace des comptes fournisseurs et des comptes clients permet d’optimiser les flux de trésorerie, de réduire les risques financiers et de soutenir la stabilité financière globale ainsi que la croissance de l’entreprise. 

Comptes fournisseurs vs comptes clients : leur impact sur votre entreprise

Une gestion efficace des CF et des CC permet le maintien d’une trésorerie saine et l’optimisation  du fonds de roulement. Une entreprise avec un fonds de roulement net positif, où les actifs dépassent les passifs, est mieux positionnée pour la croissance et la stabilité financière. Atteindre cet équilibre entre les comptes fournisseurs et les comptes clients est donc essentiel.

Pour gérer efficacement les CF et les CC, les entreprises ont besoin de processus robustes pour le suivi des paiements aux fournisseurs et des encaissements auprès des clients. Cela garantit des flux de trésorerie ponctuels et soutient les décisions financières stratégiques. En maîtrisant les CF et les CC, les entreprises peuvent améliorer leur position de trésorerie, saisir les opportunités de croissance et favoriser de solides relations avec les fournisseurs et les clients.

Le rôle des comptes clients dans la gestion des flux de trésorerie

Le suivi des CC garantit que vous facturez vos clients à temps et que vous encaissez les paiements correspondants. Si vous oubliez de facturer un client ou d’encaisser son paiement, vos produits ou services restent impayés, ce qui affecte votre rentabilité.

Les retards dans l’envoi des factures entraînent souvent des retards de paiement. De plus, ce suivi vous aide également à documenter la preuve de vos revenus lors de la déclaration de vos impôts.

Le rôle des comptes fournisseurs dans la gestion des flux de trésorerie

Les CF représentent les dépenses impayées de votre entreprise. À mesure que vos comptes fournisseurs s’accumulent, il peut devenir plus difficile de déterminer quels comptes doivent être réglés en priorité. Cela peut, à son tour, avoir un impact sur la qualité des fournitures que vous obtenez, votre réputation sur le marché et les tarifs auxquels vous obtenez des biens ou des services.

Lorsque vous gérez bien vos comptes fournisseurs, vous pouvez optimiser votre position de trésorerie. Une gestion efficace des CF vous permet également de vous concentrer sur d’autres aspects financiers, comme la gestion fiscale et la budgétisation. De plus, lorsque vous réglez vos dettes à temps, vous pouvez maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et les prestataires.

Comptes clients vs comptes fournisseurs : comprendre les défis

La gestion des questions financières peut présenter divers défis, en particulier en ce qui concerne les processus critiques comme les CF et les CC. Voici les défis courants auxquels la plupart des entreprises sont confrontées dans la gestion des fonctions CF et CC :

Les challenges les plus courants en matière de comptes clients :

• Relations difficiles avec les clients payant en retard.
• Manque de temps pour gérer le processus de recouvrement.
• Irrégularité dans la définition des limites de crédit et des évaluations de la solvabilité.
• Problème concernant les recouvrements auprès de clients en faillite ou au bord de la faillite.
• Difficulté dans le suivi et la résolution des litiges de paiement.
• Absence d’outils pour gérer les comptes clients et les données.

Les défis communs en matière de comptes fournisseurs :

• Délais d’approbation longs et traitement lent en raison des procédures manuelles.
• Rapprochement manuel chronophage et sujet aux erreurs des factures avec les bons de commande et les marchandises fournies.
• Pertes importantes dues aux fraudes et aux vols par email.
• Factures manquantes qui faussent l’état des dettes et le solde de trésorerie.
• Paiements en double dus à un manque d’accusé de réception du fournisseur ou à l’utilisation de plusieurs modes de paiement.

Pour surmonter ces problématiques quotidiennes, voici quelques conseils pour assurer une gestion efficace et le bon déroulement des opérations commerciales.

Comment bien gérer ses comptes clients et ses comptes fournisseurs ?

La gestion efficace des comptes clients implique : 

• une facturation ponctuelle ;
• un suivi des temps de paiements pour identifier les comptes en retard ;
• la mise en place d’un processus de recouvrement robuste pour minimiser les créances irrécouvrables. 

Pour les comptes fournisseurs :  

• la négociation de conditions de paiement favorables avec les fournisseurs ; 
• le suivi des échéances pour éviter les pénalités de retard ; 
• la priorisation des paiements selon l’urgence et les fonds disponibles.

En général, un rapprochement régulier et une communication claire avec les clients et les fournisseurs permettent de maintenir des relations financières saines et assurent le bon fonctionnement de votre entreprise.

Ces dernières années, le passage à la facturation électronique a eu un impact significatif sur la gestion des CC et CF pour votre entreprise. Par exemple, la mise en place de portails en ligne pour les factures électroniques peut améliorer l’efficacité, mais elle peut également créer des défis pour les équipes CC, si les fournisseurs doivent gérer plusieurs portails. 

Pour atteindre une performance optimale, vos équipes de crédit et de comptes clients peuvent faire quatre choses :

1. Nettoyez votre base de donnée clients et fournisseurs :   

• supprimez les doublons ;
• identifiez les comptes liés ;
• mettez à jour des informations clients (coordonnées, contacts…).

Vous pourrez ainsi optimiser vos processus de facturation et de recouvrement. Dans un environnement digital, il est important d’éviter de perdre du temps à corriger des informations obsolètes ou inexactes qui peuvent ralentir l’ensemble des procédures Order to Cash.

2. Acceptez plusieurs modes de paiement électroniques : 

•  Éliminez les chèques papier en acceptant les paiements par virement automatique, cartes de crédit et virements bancaires. 
• Travaillez avec votre prestataire de services de cartes de crédit pour vous assurer que vous êtes éligible à des taux avantageux pour les transactions importantes, afin que les cartes de crédit puissent être acceptées pour encore plus de transactions.

3. Revoyez votre processus d’onboarding clients :  

Segmentez vos clients par volume et taille de transaction afin de pouvoir lancer une campagne d’inscription complète.

L’objectif étant de maximiser les flux financiers transitant par le système de facturation électronique. Les nouveaux clients devraient être automatiquement intégrés et ne pas avoir le choix de recevoir des factures papier ou de payer par chèque. 

4. Communiquez et formez : 

Assurez-vous que chaque membre de l’équipe ayant des responsabilités liées au processus de commande à encaissement comprenne la dynamique d’une facturation électronique et puisse soutenir le produit et son processus d’inscription. 

Une bonne communication et une formation adéquate sont essentielles pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que le système est utilisé à son plein potentiel.

Comment l’automatisation peut rationaliser le processus des comptes clients et des comptes fournisseurs

Les entreprises performantes comprennent l’importance d’optimiser les comptes fournisseurs et les comptes clients grâce à des flux de travail rationalisés et automatisés. L’adoption de ces processus  leur permet de simplifier leurs opérations, de minimiser les erreurs et d’accélérer les tâches , assurant ainsi un système de gestion financière plus efficace et efficient. 

Examinons comment l’automatisation peut transformer vos processus de CC et de CF pour une meilleure gestion des flux de trésorerie.

1. Automatisez vos opérations financières avec les dernières technologies

L’automatisation des tâchesrépétitives et chronophages est devenue plus facile et plus abordable avec l’avènement de la RPA (Robotic Process Automation), de l’IA et d’autres technologies.

Un logiciel d’automatisation des CC vous permet de vérifier l’état de vos créances, de suivre la correspondance avec vos clients et de programmer des alertes pour les paiements. Rester en contact avec les clients par le biais d’emails et d’alertes sur les paiements vous aide à éviter les créances irrécouvrables et à accélérer le cycle de trésorerie.

60 % de réduction des factures manquantes grâce à l’automatisation des comptes clients et fournisseurs

Pour les comptes fournisseurs, vous pouvez automatiser presque entièrement toutes les étapes impliquées, à l’exception des approbations, qui peuvent être effectuées en quelques clics. Les logiciels d’automatisation peuvent également vous aider à diagnostiquer les problèmes dans votre flux de travail CF et à fournir des informations sur vos paiements grâce à des outils d’analyse. L’automatisation des CF améliore également la précision de vos paiements. Les meilleurs outils d’automatisation des CF sur le marché capturent les données de facture avec une précision de 99,5 %.

2. Réduisez les erreurs humaines et améliorez l’efficacité grâce à l’automatisation

La saisie et le traitement manuels des données peuvent être sujets aux erreurs, entraînant des retards, des paiements incorrects et même des pertes financières. L’automatisation des processus CF et CC réduit le risque d’erreurs humaines. Les flux de travail automatisés garantissent que les factures sont traitées avec précision, que les paiements sont effectués à temps et que des rappels sont envoyés aux clients pour les paiements en retard.  Source de gain de temps, l’automatisation vous permettra d’améliorer votre efficacité.

3. Améliorez la visibilité des flux de trésorerie grâce aux rapports et analyses en temps réel

Les logiciels d’automatisation fournissent des rapports et des analyses en temps réel qui vous donnent une vue complète de vos flux de trésorerie et de votre santé financière. Avec des processus CF et CC automatisés, vous pouvez facilement suivre les paiements, les statuts des factures et les soldes clients. Cela vous permet d’identifier et de résoudre rapidement tout problème ou goulot d’étranglement dans vos opérations financières. Vous pouvez également générer des rapports et des tableaux de bord personnalisés qui fournissent des informations sur vos performances financières, vous aidant à prendre des décisions éclairées pour améliorer vos flux de trésorerie et votre rentabilité.

L’ensemble de ces processus d’automatisation fera gagner du temps, de l’argent et vous aidera à prendre des décisions stratégiques.

Rationalisez vos processus CC et CF avec HighRadius

L’équilibre entre les CF et les CC est crucial pour des flux de trésorerie sains. Avoir plus de paiements sortants que d’entrées de fonds entraînera un flux de trésorerie négatif. Disposer d’un flux de comptes clients solide et sain augmente vos soldes d’actifs et la réalisation de vos revenus.

L’automatisation des processus CC et CF est essentielle pour relever les défis liés aux flux de trésorerie. Nous proposons des solutions d’automatisation CC basées sur l’IA pour les grandes entreprises.La suite comprend des modules de recouvrement, de rapprochement bancaire, de gestion du risque de crédit et de facturation électronique, qui fonctionnent tous ensemble de manière transparente pour optimiser vos processus et améliorer vos flux de trésorerie. Nous avons aidé des clients tels que ShurTech, J.J. Keller et d’autres à optimiser leurs créances.

En combinant la suite CC et le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs, vous pouvez rationaliser l’ensemble de vos procédures et votre gestion au quotidien. Ces solutions apportent : 

• une visibilité en temps réel sur vos recouvrements ; 
• Une application des paiements ; 
• une réduction du risque de crédit ; 
• une fluidité de votre système de facturation. 

“Nous avons diminué de 67 % nos frais de recouvrement grâce aux outils de gestion automatique de HighRadius” Kay Rogers, Vice-présidente – Transactions financières en Amérique du Nord, Ferrero

Si vous aussi vous souhaitez optimiser votre gestion de comptes clients et fournisseurs en réduisant vos coûts opérationnels grâce à des processus automatisés, faites comme nos nombreux clients et découvrez leur Success Story !

FAQ

Quelle est la différence entre les processus comptes clients et comptes fournisseurs ?

Le processus CC implique la gestion de l’argent dû à une entreprise par ses clients, y compris la facturation et l’encaissement des paiements. Le processus CF implique la gestion de l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs, y compris la réception des factures, leur vérification et le règlement des paiements. Les CC se concentrent sur les fonds entrants, tandis que les CF traitent des fonds sortants.

Comment réconcilier les CF et les CC ?

La réconciliation des CF et des CC implique de faire correspondre les enregistrements du système comptable de l’entreprise avec les relevés bancaires et autres documents financiers. Pour les CC, cela signifie s’assurer que tous les paiements reçus sont correctement enregistrés. Pour les CF, cela implique de vérifier que tous les paiements effectués correspondent aux factures reçues et enregistrées.

Pourquoi les CF et les CC sont-ils si importants ?

Les CF et les CC sont cruciaux pour maintenir la santé financière d’une entreprise. Une gestion efficace des CC assure une collecte des revenus en temps opportun, soutenant les flux de trésorerie. Une gestion efficace des CF contrôle les paiements sortants, assurant la liquidité et de solides relations avec les fournisseurs.