Encaissements clients : en finir avec les processus manuels grâce à l’automatisation

Introduction

Gérer les encaissements clients ne devrait pas être une course contre la montre. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, les équipes de gestion des comptes clients passent de nombreuses heures par semaine à rapprocher manuellement les paiements avec les factures, jonglant entre emails, fichiers bancaires et saisies ERP. Résultat ? Des retards, des erreurs et un impact direct sur la trésorerie.

Comment sortir de cette spirale ? Grâce à l’automatisation et à l’IA, la gestion des encaissements peut être accélérée et intégrée aux systèmes financiers existants. Dans cet article, nous explorons les défis des processus manuels, les solutions pour optimiser les paiements clients et l’exemple de Danone, qui a transformé son CSP Finance avec HighRadius.

Qu’est-ce que la gestion de l’encaissement client  ?

La gestion des encaissements clients consiste à appliquer les paiements entrants aux comptes clients correspondants. Ce processus garantit leur rapprochement avec les factures ou soldes en attente.

Chaque paiement est vérifié en fonction de son montant et des informations du compte client avant d’être enregistré dans l’ERP. Cette rigueur assure des états financiers à jour, facilite le suivi des flux de trésorerie et optimise le fonds de roulement.

Par exemple, l’entreprise A achète des biens à crédit auprès de son fournisseur B, qui lui a livré les produits le mois précédent et émis une facture. Lors du règlement, l’entreprise A transmet un avis de paiement. Un chargé de gestion des paiements analyse ces informations pour identifier les factures concernées et affecter précisément le montant reçu.

Le processus repose sur des étapes structurées et des contrôles internes rigoureux. Examinons son fonctionnement et les défis qu’il présente.

Les étapes du processus de gestion des encaissements clients

Le traitement des paiements suit des contrôles internes définis par les responsables du service, qui reposent sur plusieurs étapes clés :

Étape 1 : Agrégation des paiements et des avis de règlement

Les paiements clients sont généralement accompagnés d’un avis de règlement précisant les factures concernées. Les paiements peuvent être effectués par chèque ou par voie électronique (virement ACH, carte de crédit, SEPA, BACS, etc.). Ils sont souvent envoyés séparément par e-mail, via EDI ou sur les portails des comptes fournisseurs (A/P).

Ces avis contiennent des informations comme les numéros de facture, les dates et les remises appliquées, facilitant le rapprochement avec les encaissements.

Étape 2 : Correspondance des factures et gestion des déductions

Une fois le paiement reçu, le chargé de gestion des paiements associe le montant aux factures ouvertes correspondantes. Cette opération peut être complexe, même en présence d’un avis de règlement pour plusieurs raisons :

• Un paiement peut couvrir plusieurs factures.
• Le montant peut ne pas correspondre exactement à la somme due en raison de remises, de paiements partiels ou de litiges liés à la commande.

Dans ces cas, l’équipe des comptes clients approfondit l’analyse pour garantir un rapprochement correct et éviter toute erreur d’affectation.

Étape 3 : Enregistrement du paiement dans l’ERP

Une fois les factures correctement rapprochées, le paiement est intégré à l’ERP, ce qui permet de clôturer les comptes clients concernés.

Sans un système intégré, cette opération repose encore sur Excel et des saisies manuelles, augmentant le risque d’erreurs et d’inefficacité. 

Encaissements clients et BFR : un équilibre clé pour la trésorerie

La gestion des encaissements clients joue un rôle important dans l’optimisation du besoin en fonds de roulement. Dans un environnement économique incertain, les DAF doivent constamment répondre aux attentes de la direction sur la trésorerie disponible et la capacité de financement de l’entreprise.

L’encaissement rapide des paiements améliore la trésorerie et réduit le besoin en fonds de roulement. Chaque jour compte : plus les paiements sont enregistrés rapidement, plus l’entreprise dispose de fonds pour financer son activité. Automatiser la gestion des encaissements permet donc de renforcer la stabilité financière et d’accompagner la croissance de l’entreprise.

Les défis rencontrés par les chargés de gestion des encaissements clients

Dans de nombreuses entreprises, la gestion des encaissements clients reste un processus chronophage et manuel. Les équipes s’appuient souvent sur Excel pour saisir les paiements quotidiennement, ce qui ralentit le traitement, accroît les erreurs et augmente les coûts.

Voici les principaux défis rencontrés :

Les coûts cachés liés à l’intégration des virements bancaires

En France, la majorité des paiements clients sont effectués par virement SEPA, simplifiant la circulation des fonds, mais générant des coûts indirects souvent sous-estimés. La récupération, l’association et l’intégration des virements dans les systèmes comptables impactent la productivité des équipes et augmentent le risque d’erreurs : 

• Les paiements arrivent sous divers formats (SEPA XML, BAI2, CFONB120…), nécessitant des traitements spécifiques avant leur intégration dans l’ERP.
• Les avis de règlement sont souvent envoyés séparément par e-mail, via EDI ou sur des portails clients, rendant leur récupération fastidieuse.
• Certains fichiers bancaires ne précisent pas toujours quelles factures sont réglées, obligeant les équipes à réaliser des rapprochements manuels coûteux en temps et en ressources.

Exemple de cas : Une entreprise recevant des virements SEPA de grands comptes comme Carrefour ou Total doit récupérer les avis de règlement sur leur portail fournisseur ou via EDI avant de les rapprocher avec les factures. Sans automatisation, ce processus devient une source de coûts cachés liée au temps passé, aux erreurs de rapprochement et aux retards dans la mise à jour des comptes clients.

Une correspondance des factures source d’erreurs et de retards

L’affectation des paiements repose sur la correspondance entre le montant reçu et les factures en attente. Cette tâche peut s’avérer complexe dans certains cas, notamment lorsque le numéro de facture, de bon de commande ou de référence d’expédition sont parfois tronqués ou mal renseignés, compliquant l’association. Faute d’informations précises, les paiements sont souvent appliqués au niveau du compte client plutôt qu’à la facture concernée. 

Par ailleurs, certains clients n’envoient pas leurs avis, forçant les équipes à les solliciter manuellement, ce qui retarde le traitement.

Les paiements partiels et l’intégration complexe à l’ERP

Les paiements peuvent être inférieurs au montant dû pour plusieurs raisons :

• des promotions commerciales ;
• des remises pour paiement anticipé ;
• des litiges sur les marchandises.

Les chargés de gestion des paiements doivent identifier et coder chaque écart avant d’intégrer les paiements dans l’ERP. Et quand certaines structures utilisent plusieurs systèmes (SAP, JD Edwards, Microsoft…), chacun avec ses propres règles, rendant l’intégration encore plus délicate.

Un impact direct sur le recouvrement

Un retard dans la gestion des encaissements peut déstabiliser les processus de recouvrement. Par exemple, quand un paiement n’est pas enregistré, un chargé de recouvrement peut envoyer une relance erronée, générant une mauvaise expérience client ou de la confusion chez ce dernier.

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Optimisez votre processus d’encaissement client avec l’automatisation

L’automatisation transforme la gestion des encaissements clients en :

• accélérant le traitement des paiements ;
• réduisant les erreurs ;
• améliorant la collaboration entre les équipes financières.

Voici les principaux bénéfices :

Suppression des saisies manuelles  

Les avis de règlement sont automatiquement collectés, traités et rapprochés avec les paiements, éliminant les interventions chronophages.

Encaissements plus rapides 

L’automatisation accélère le rapprochement des paiements et la clôture des factures, réduisant les délais de traitement.

Gain de productivité 

Les équipes se concentrent sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme la gestion des exceptions et l’analyse des écarts, plutôt que sur des saisies répétitives.

Collaboration optimisée 

Grâce à une visibilité en temps réel, les équipes de gestion des encaissements travaillent plus efficacement avec les équipes en charge des déductions et du recouvrement, limitant les litiges et améliorant l’expérience client.

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Concrètement, à quoi ressemble un processus autonome des encaissements clients ?

Avec la solution de gestion des encaissements de HighRadius, l’automatisation permet d’atteindre 80 % de rapprochement automatique des paiements. Comment ? Grâce à des technologies avancées qui collectent, traitent et associent les avis de règlement sans intervention manuelle.

Cas d’usage 1 : collecte et extraction des avis de règlement automatisés

Extraction des avis de règlement par email avec l’IA
Le module d’automatisation extrait automatiquement les informations pertinentes des emails et des pièces jointes (Excel, CSV, PDF, Word, etc.). Il prend en charge plus de 20 langues, facilitant le traitement des paiements internationaux.

Exemple : un client joint un PDF de son relevé de compte lors du paiement de ses factures du mois précédent. La solution identifie et extrait automatiquement les informations de paiement et les factures concernées.

Lecture et structuration des avis de règlement sur chèque avec l’IA
Les moteurs de reconnaissance optique de caractères (OCR) analysent les chèques reçus et organisent les données sous forme de tableau. Le système identifie les numéros de facture, les montants payés et distingue les factures réglées des autres informations (sous-totaux, remises, déductions).

Exemple : un client inscrit sur son chèque « À affecter aux factures 90937432 (109,12€) et 90965411 (800,03 €) ». La solution reconnaît ces numéros et les associe aux paiements correspondants en s’appuyant sur les modèles de références précédents.

Récupération automatique des avis de règlement depuis les portails clients
Certaines grandes entreprises hébergent les avis de règlement sur leurs portails fournisseurs. Ce module automatise la récupération de ces informations pour éviter aux équipes financières de les extraire manuellement.

Exemple : un grand compte règle plusieurs centaines de factures en un seul paiement et permet d’exporter les avis de règlement sous Excel depuis son portail. La solution intègre automatiquement ces données pour affecter les paiements aux factures concernées.

Cas d’usage 2 : correspondance des paiements aux factures optimisée par l’IA

Une fois les avis de règlement collectés (Cas 1), l’étape suivante consiste à faire correspondre automatiquement chaque paiement aux factures concernées, en tenant compte des incohérences ou données partielles.

HighRadius utilise des algorithmes pour analyser et compléter les références fournies par les clients, même si celles-ci sont tronquées, incomplètes ou mal formatées. Il peut arriver que des clients ne mentionnent qu’une partie du numéro de facture, rendant l’identification difficile. Ou encore les formats de numérotation varient d’un client à l’autre, compliquant la reconnaissance automatique par l’ERP.

Exemple : un client suit un format de facturation précis (ex. : numéros à 12 chiffres commençant par “900”). Lorsqu’il ne mentionne que les 9 derniers chiffres, l’ERP ne reconnaît pas la facture. Grâce à l’IA, le système complète automatiquement le numéro manquant et affecte correctement le paiement.

Cas d’usage 3 : Capture à distance des paiements par chèque

Les paiements par chèque peuvent être directement intégrés sans manipulation manuelle grâce à la capture de dépôt à distance (Remote Deposit Capture – RDC).

Deux options de capture :

• Envoi au siège via une machine RDC.
• Scan via une application mobile dédiée.

Cas d’usage 4 : gestion des paiements sans avis de règlement et collaboration avec le recouvrement

Certains paiements arrivent sans avis de règlement clair, compliquant leur affectation.
Le logiciel de gestion des encaissements clients de HighRadius s’intègre avec la solution de recouvrement pour :

• identifier automatiquement les paiements sans avis ;
• analyser les engagements de paiement ouverts ;
• collaborer avec les équipes de recouvrement et de gestion des déductions pour un suivi efficace.

Le cas de la gestion des encaissements clients chez Danone

Danone est un acteur mondial des biens de consommation, fondé à Barcelone et dont le siège est aujourd’hui à Paris. Présente dans plus de 1 000 réseaux de distribution, l’entreprise collabore aussi bien avec des commerces de proximité qu’avec des grands distributeurs internationaux tels que Walmart, Carrefour ou encore Amazon.

Pour optimiser la gestion de ses opérations financières, Danone a adopté un modèle de services partagés, centralisant certaines fonctions comptables et financières au sein d’un Centre de Services Partagés (CSP). Cette transformation vise à standardiser les processus et à renforcer la maîtrise des coûts pour garantir un pilotage efficace de la trésorerie.

Zoom sur les défis opérationnels du CSP Finance de Danone

Danone disposait déjà d’un Centre de Services Partagés (CSP) Finance pour centraliser et mutualiser ses activités comptables et financières. Toutefois, malgré les gains d’efficacité attendus, plusieurs défis limitaient son plein potentiel et impactaient la fluidité des opérations.

L’entreprise a donc entrepris une modernisation de son CSP Finance, avec pour objectif de standardiser ses processus, d’améliorer la visibilité sur les performances financières et d’optimiser l’expérience client.

1. Une multitude d’ERP, de processus et de formats de fichiers

Présente dans plusieurs pays, Danone collabore avec de nombreux prestataires locaux pour gérer des activités clés telles que la numérisation des documents, les services bancaires, la facturation électronique et l’intégration aux ERP. Cette diversité est due à l’absence de fournisseurs capables d’opérer à l’échelle mondiale.

Problèmes identifiés :

• 25 portails différents pour récupérer les avis de règlement, rendant l’agrégation des paiements fastidieuse.
• Des avis envoyés séparément par email, via EDI ou par les banques, nécessitant un traitement manuel chronophage.
• Des formats de fichiers et des processus spécifiques à chaque pays, en fonction de leur ERP et de leurs réglementations locales.

De plus, bien que 95 % des paiements entrants aient été effectués par voie électronique (EFT, virements ACH, virements bancaires), contre seulement 5 % par chèque, le traitement restait manuel et source d’erreurs.

En conséquence, la saisie manuelle dans les ERP et le traitement des déductions étaient longs et source d’erreurs, ralentissant la mise à jour des comptes clients.

Enjeu : adopter un processus flexible, capable de s’intégrer aux différents ERP et systèmes financiers utilisés dans les différentes régions.

2. Un manque de visibilité sur les KPI financiers

Avec des systèmes fragmentés entre les entités commerciales et les zones géographiques, le suivi des indicateurs de performance clés (KPI) devient complexe.

Problèmes identifiés :

• Une absence de vision unifiée des performances financières, rendant difficile la détection des axes d’amélioration.
• Un reporting lourd et manuel, empêchant une réactivité optimale sur les décisions financières.

Le résultat ? Des retards dans le suivi des flux de trésorerie et difficulté à anticiper les besoins en fonds de roulement.

Enjeu : mettre en place une source unique de vérité, centralisant les données financières et opérationnelles pour faciliter le reporting et la prise de décision.

3. Une charge de travail excessive pour les équipes finance

Sans automatisation, les responsables des paiements de Danone devaient gérer l’ensemble des encaissements clients manuellement :

• 128 heures/semaine consacrées au traitement des paiements électroniques.
• 140 heures/semaine pour la gestion des paiements par chèque.

Au bilan : des retards accumulés dans l’affectation des paiements, un temps considérable perdu sur des tâches répétitives et une charge de travail excessive freinant l’amélioration des processus financiers.

Enjeu : automatiser les opérations répétitives pour libérer du temps et recentrer les équipes sur l’analyse des données et la gestion des encaissements.

4. Un impact négatif sur le recouvrement et le fonds de roulement

Le recouvrement était également impacté par l’absence d’automatisation, limitant la capacité des analystes à se concentrer sur les comptes clients à risque.

Problèmes identifiés :

• La segmentation des clients et la gestion des promesses de paiement (P2P) se faisaient manuellement.
• 85 % des litiges étaient dus à des déductions promotionnelles, nécessitant un traitement manuel fastidieux.
• 45 jours en moyenne pour résoudre un litige lié aux déductions (Days Deductions Outstanding – DDO).

Résultat ? Une gestion inefficace des litiges, qui allongeait le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) et augmentait les risques financiers.

Enjeu : automatiser le suivi des litiges et la gestion des déductions pour accélérer leur résolution et améliorer la trésorerie disponible.

Une expérience client dégradée

Dans de nombreux CSP Finance, la réduction des coûts est souvent priorisée au détriment de la satisfaction client.

Cela se traduisait par un manque de coordination entre les équipes comptes clients (A/R) et le reste de l’organisation, ce qui engendrait des retards dans le traitement des paiements, des erreurs dans les relances ou une mauvaise communication avec les clients.

Enjeux : faciliter la collaboration en temps réel entre les équipes financières et les autres services (comptabilité, recouvrement, relation client) pour améliorer l’expérience client et éviter les frictions inutiles.

Face à ces défis, Danone cherchait une solution d’automatisation capable de s’intégrer à l’ensemble de son écosystème Order to Cash pour accélérer ses opérations financières.

Une augmentation de la productivité de 75 % grâce à HighRadius

Danone s’est associé à HighRadius pour automatiser l’ensemble de ses opérations Order to Cash, en intégrant ses systèmes jusqu’alors fragmentés. Après une première phase de déploiement en Amérique du Nord, qui a permis de réduire significativement les coûts et d’améliorer la trésorerie, Danone a étendu l’automatisation à ses six CSP en Europe.

Les fonctionnalités clés de la solution

• Intégration multi-ERP et des fichiers bancaires : connexion fluide avec plusieurs ERP et formats bancaires.
• Traitement automatisé des e-mails : extraction et traitement automatique des avis de règlement contenus dans les e-mails et leurs pièces jointes.
• Reconnaissance optique de caractères (OCR) : technologie IA intégrée permettant d’extraire automatiquement les informations de paiement à partir d’images papier.
• Agrégation Web : technologie permettant de récupérer automatiquement les avis de règlement sur les portails clients.
• Parsing automatique des fichiers EDI : prise en charge de tous les formats EDI (EDI 823, EDI 820, 812, BAI, BAI2).
• Paiements en temps réel : le logiciel de gestion des encaissements a permis d’augmenter de 95 % le taux d’enregistrement des paiements en moins de 90 jours.
• Gestion automatisée des déductions : identification, correspondance et application des codes de déduction, avec intégration aux ERP existants. La solution a également permis de déclencher des workflows pour le recouvrement des déductions invalides, permettant à Danone de récupérer plus de 6 millions de dollars.

Danone après l’implémentation des solutions HighRadius

L’automatisation de la gestion des encaissements clients a permis d’éliminer totalement les erreurs et lenteurs liées aux processus manuels, impactant jusqu’alors la gestion des déductions et le recouvrement.

Grâce aux solutions cloud de HighRadius, Danone a obtenu des résultats significatifs :

• Réduction de 75 % des coûts opérationnels
• Diminution de 25 % du délai moyen de résolution des déductions (Days Deductions Outstanding – DDO)
• 100 % d’enregistrement automatisé des paiements (Touchless Cash Posting)
• 5,9 millions de dollars récupérés après la création du CSP au Canada en seulement 5 mois
• Intégration fluide avec les ERP existants

Grâce à la solution de gestion des encaissements de HighRadius, Danone a éliminé les inefficacités de l’affectation des paiements, réduit les erreurs et optimisé son fonds de roulement, tout en améliorant l’expérience client.

Si cette solution vous intéresse, prenez contact avec nos experts !