Des retards de paiement, des litiges non résolus, des erreurs dans le rapprochement : autant de défis que rencontrent les entreprises dans la gestion de leurs accounts receivable. Pourtant, avec les bonnes pratiques et outils, ces problèmes peuvent être évités.
Découvrez dans ce guide complet comment optimiser chaque étape du processus des accounts receivable, mesurer les performances grâce à des KPIs et tirer parti des solutions d’automatisation pour transformer vos flux de travail.
Les accounts receivable correspondent aux montants que vos clients doivent à votre entreprise pour des biens ou des services déjà fournis. Ces créances, généralement à court terme, constituent des actifs inscrits dans votre bilan. Plus elles sont converties rapidement en liquidités, mieux votre entreprise peut gérer ses opérations courantes.
La gestion des accounts receivable impacte directement la trésorerie d’une entreprise. Lorsque ce processus est mal organisé, les délais de paiement s’allongent, ce qui peut rapidement entraîner des tensions financières. Maintenir un flux d’encaissement fluide permet de couvrir les dépenses courantes et de soutenir les projets de croissance.
En parallèle, évaluer la solvabilité des clients avant d’accorder un crédit réduit les risques de non-paiement. Une politique stricte à ce niveau protège vos revenus et évite que des factures impayées s’accumulent trop longtemps.
Enfin, une bonne gestion des factures, avec des relances adaptées et des solutions aux litiges rapides, renforce les relations commerciales. Les clients perçoivent une entreprise organisée et fiable, ce qui les incite à maintenir leur engagement.
En somme, les accounts receivable ne sont pas qu’un simple actif comptable. Ils représentent la capacité de l’entreprise à transformer ses ventes en liquidités pour assurer sa stabilité et financer son développement.
Comprendre l’importance des accounts receivable est une chose, mais maîtriser leur gestion au quotidien en est une autre. Explorons maintenant le processus complet pour gérer efficacement une créance, étape par étape.
Le flux de travail des accounts receivable suit une série d’étapes qui garantissent la gestion des créances, c’est-à-dire de l’émission de la facture jusqu’à la clôture de la créance. En voici un exemple :
À première vue, la gestion des créances peut sembler simple :
Cependant, lorsque ces étapes sont gérées manuellement, leur complexité devient rapidement apparente. Le processus devient non seulement chronophage, mais également sujet aux erreurs humaines.
De plus, chaque transaction nécessite un suivi minutieux, souvent réparti entre plusieurs intervenants, ce qui complique encore plus la coordination. Lorsque s’ajoutent des litiges ou des paiements partiels, gérer ces workflows sans outils automatisés devient un véritable défi opérationnel.
Après avoir présenté les principes fondamentaux du processus, détaillons chaque étape clé pour optimiser votre flux de travail et réduire les points de friction.
Étape 1 : passation de la commande par le client
Un bon de commande sert de contrat définissant les biens ou services, leur quantité, leur prix et les conditions de vente. Chaque commande doit être validée en vérifiant la solvabilité du client pour limiter les risques financiers.
| Conseil pro : mettez en place un processus structuré pour évaluer rapidement la solvabilité de vos clients, en vous appuyant sur des outils d’analyse financière automatisés. |
Ce processus identifie les risques associés à chaque client, en tenant compte des montants des transactions et des délais de paiement.
| Conseil pro : alignez votre politique de crédit sur votre stratégie globale. Une politique claire réduit les litiges et accélère les encaissements. |
Chaque facture doit indiquer clairement les montants dus et la date d’échéance. L’envoi rapide des factures active plus tôt les délais de paiement et améliore la trésorerie.
| Conseil pro : automatisez l’envoi des factures pour réduire les délais avec la facturation électronique. |
Les retards de paiement sont fréquents, un processus de recouvrement maintient un flux de trésorerie constant. Ajustez vos relances en fonction de l’historique de paiement et du montant dû.
| Conseil pro : automatisez les relances pour réduire la charge administrative et assurer une communication régulière avec les clients. |
Après avoir épuisé toutes les options (relances, recours à une agence de recouvrement ou à un avocat), les créances irrécouvrables doivent être enregistrées comme telles.
Certaines industries, comme les services de transport, tolèrent des délais moyens de paiement élevés (>50 jours). Adaptez vos politiques en fonction des standards de votre secteur.
| Conseil pro : suivez régulièrement vos créances anciennes et définissez des seuils clairs pour passer en irrécouvrable. |
Les paiements peuvent être reçus par divers moyens : virement bancaire, carte, chèque ou plateforme en ligne. Intégrez une infrastructure de paiement robuste pour faciliter le traitement.
| Conseil pro : combinez un processeur de paiements, une passerelle et un compte marchand pour centraliser et accélérer le traitement. |
Associer les paiements reçus aux factures ouvertes peut être compliqué, surtout en cas de paiements partiels ou de données manquantes. Ce processus doit être rigoureux pour éviter les erreurs dans vos registres financiers.
| Conseil pro : optez pour des outils d’automatisation capables d’associer directement les paiements aux factures, même en l’absence d’avis de remise. |
Les litiges de facturation retardent les paiements. Créez un processus rapide pour résoudre les différends et minimiser leur impact.
| Conseil pro : intégrez une plateforme dédiée à la résolution des litiges pour assurer un suivi clair et centralisé. |
À la clôture de chaque période, toutes les transactions doivent être enregistrées pour produire des états financiers précis. Les indicateurs comme le délai moyen de paiement des créances (DSO) et l’indice d’efficacité des recouvrements (CEI) sont des outils clés pour évaluer la performance.
| Conseil pro : produisez des rapports mensuels pour identifier les tendances et ajuster vos processus en temps réel. |
Ces étapes mettent en lumière l’importance d’une gestion structurée. Mais face aux limites des méthodes manuelles, l’automatisation devient un levier d’efficacité. Voici un récapitulatif des approches traditionnelles et automatisées pour optimiser vos processus.
Après les 8 étapes clés décrites plus haut, voici un récapitulatif des meilleures pratiques pour automatiser et optimiser vos processus d’accounts receivable. Ce tableau montre les différences entre les approches manuelles et automatisées, en fonction des conseils professionnels issus des étapes précédentes.
| Caractéristique | Accounts receivable manuels | Accounts receivable automatisés |
| Facturation | Génération et envoi manuels de factures. | Systèmes automatisés envoyant instantanément les factures. |
| Recouvrements | Suivi manuel des comptes en retard. | Relances et suivis automatisés. |
| Traitement des paiements | Saisie manuelle, sujette à des erreurs. | Passerelles et traitement automatisés des paiements. |
| Tenue de registres | Dossiers physiques ou systèmes numériques basiques. | Tenue en temps réel dans le cloud. |
| Rapprochement de trésorerie | Longs processus manuels. | Rapprochements automatiques en temps réel. |
| Évolutivité | Nécessite plus de main-d’œuvre pour croître. | Croissance facile avec des ressources minimales. |
| Gestion des erreurs | Détection et correction manuelles, taux élevé d’erreurs. | Erreurs détectées et corrigées automatiquement. |
| Conformité et sécurité | Mises à jour manuelles, risques accrus de non-conformité. | Conformité mise à jour automatiquement, sécurité renforcée. |
| Rapports et analyses | Rapports basiques et manuels. | Analyses avancées et rapports en temps réel. |
| Expérience client | Options d’auto-service limitées. | Portails clients interactifs et options d’auto-service. |
L’enjeu sera de mesurer l’efficacité de l’automatisation des processus accounts receivable. Les indicateurs de performance suivants permettent de suivre vos progrès et d’identifier les axes d’amélioration.
Les indicateurs clés de performance (KPI) permettent d’évaluer de manière objective l’efficacité des processus d’account receivable. Ces mesures, directement liées aux résultats financiers, aident à identifier les points d’amélioration et à optimiser le flux de trésorerie. Voici les KPI incontournables pour mesurer l’efficacité de vos processus :
Le CEI mesure la proportion de créances récupérées sur une période donnée. Un indice élevé reflète une gestion efficace des recouvrements et un faible niveau de créances irrécouvrables. Ce KPI est directement lié à votre capacité à maintenir une liquidité saine.
Le DSO indique le nombre moyen de jours nécessaires pour encaisser les paiements des clients après l’émission d’une facture. Un faible DSO reflète une bonne gestion des comptes clients et une trésorerie rapide.
Formule : (Total des créances / Ventes à crédit) × Nombre de jours
Ce KPI mesure le pourcentage de factures qui ne peuvent pas être recouvrées. Une réduction de ce taux montre que vos politiques de crédit et vos évaluations de solvabilité client sont efficaces.
Cet indicateur montre la proportion de factures ouvertes qui ont été réglées dans un laps de temps donné. Une réduction du pourcentage de créances ouvertes témoigne d’une amélioration des flux de trésorerie et d’une gestion rigoureuse des recouvrements.
La rapidité avec laquelle les litiges de facturation sont résolus impacte directement les délais de paiement et la satisfaction client. Cet indicateur mesure le temps moyen nécessaire pour résoudre un différend.
Ce KPI évalue la précision et la rapidité avec lesquelles les paiements reçus sont associés aux factures correspondantes. Une gestion optimisée réduit les erreurs et simplifie la clôture comptable.
Ce KPI mesure le pourcentage de créances réglées dès le premier rappel ou la première relance. Un taux élevé reflète une communication claire et efficace avec les clients.
En plus des indicateurs de performance, certaines pratiques jouent un rôle clé dans l’amélioration globale de vos processus. Voici deux leviers essentiels :
L’émission rapide des factures réduit les délais de paiement et pose les bases d’un processus de recouvrement fluide. Bien que ce ne soit pas un KPI, c’est une étape essentielle pour favoriser des encaissements rapides.
L’automatisation permet de réduire les erreurs, d’accélérer le traitement des factures et de s’adapter à une augmentation du volume de transactions à mesure que votre entreprise se développe.
| Conseil pro : investissez dans des outils d’automatisation qui offrent des analyses en temps réel pour piloter vos performances. |
L’automatisation optimise la gestion des accounts receivable en rationalisant chaque étape du flux de travail. Elle réduit les délais, diminue les erreurs et améliore l’efficacité des processus.
L’automatisation garantit des processus standardisés, rapides et fiables à chaque étape des accounts receivable.
Les avantages de l’automatisation sont donc nombreux, mais choisir les bons outils permet de maximiser vos résultats.
HighRadius propose une suite complète d’outils (Order to Cash) conçue pour automatiser et rationaliser le flux de travail des accounts receivable.
Ces solutions automatisent les tâches manuelles, améliorent la précision des registres et renforcent la gestion de la trésorerie.
HighRadius aide les entreprises à réduire leur DSO, à augmenter leur taux de recouvrement et à simplifier leurs opérations.
Explorez les fonctionnalités disponibles et comment elles peuvent transformer vos flux de travail.
AP (Accounts Payable) représente les dettes envers les fournisseurs, tandis qu’AR (Accounts Receivable) correspond aux créances dues par les clients pour des biens ou services déjà fournis.
L’analyse des créances inclut le calcul du délai moyen de paiement (DSO), l’examen de l’ancienneté des créances (AR Aging Report) et l’évaluation des litiges ou paiements partiels pour identifier les retards ou problèmes récurrents.
Selon les GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), les accounts receivable doivent être comptabilisés à leur juste valeur, en appliquant des provisions pour créances douteuses et en respectant les principes de reconnaissance des revenus.
Utilisez des indicateurs tels que le DSO, le CEI (Cash Efficiency Index) et le taux de créances irrécouvrables. Appuyez-vous sur des outils de reporting pour identifier les tendances et ajuster vos processus.
Le lettrage consiste à associer chaque paiement reçu à sa facture correspondante dans le système comptable. Ce processus peut être automatisé pour réduire les erreurs, notamment lorsque les avis de remise sont incomplets.
C’est l’ensemble des étapes visant à gérer les créances, depuis l’émission des factures jusqu’au paiement et au rapprochement des transactions. Cela inclut la facturation, les recouvrements, la gestion des litiges et les rapports.
Classé en tête pour sa capacité d'exécution et le plus avancé dans sa vision globale, pour la troisième année consécutive. Gartner déclare : « Les leaders mettent en œuvre avec succès leur vision et sont bien préparés pour l'avenir.”
HighRadius se distingue en tant que Leader dans le rapport IDC MarketScape pour les logiciels d'automatisation des comptes clients au service des grandes et moyennes entreprises. Le rapport IDC souligne l’intégration du Machine Learning dans les produits de gestion des comptes clients de HighRadius, ce qui renforce les capacités de rapprochement des paiements, de gestion du crédit et de prévision de trésorerie.
Dans le rapport AR Invoice Automation Landscape du premier trimestre 2023, Forrester montre la contribution majeure de HighRadius dans le secteur, notamment auprès des grandes entreprises en Amérique du Nord et dans la région EMEA, confirmant ainsi sa position comme l’unique fournisseur répondant pleinement aux besoins complexes de ce segment.
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Colleen Zdrojewski
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